Gerenciar contratos com o uso de variáveis
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Processo (PM063).
- Processo previamente cadastrado com uma atividade de sistema em seu fluxograma.
- Modelo de contrato no formato .docx.
Apresentação
A partir da versão 3.0.0 do SoftExpert Suite, é possível utilizar a funcionalidade de gestão de contratos com uso de variáveis. Ela permite gerar contratos automaticamente a partir de modelos, substituindo campos fixos por variáveis dinâmicas preenchidas com dados reais do processo em execução.
As variáveis funcionam como espaços reservados substituídos automaticamente pelo sistema, evitando erros de digitação e garantindo consistência nos documentos.
Veja como utilizar as variáveis nos modelos de contrato:
Identificar variáveis disponíveis
Para identificar quais variáveis estão disponíveis para utilização nos arquivos modelo, siga os passos abaixo:
1. Acesse o menu Processo (PM063).
2. Localize e selecione processo desejado.
3. Expanda o botão Mais e clique na opção Abrir fluxograma.
4. No fluxograma, selecione a atividade de sistema desejada e clique na opção Dados da barra de ferramentas.
5. Nos dados gerais, expanda o campo Integrações e selecione a opção Gerar arquivo eletrônico com variáveis.
6. Clique na opção Configurar arquivo eletrônico com variáveis.
7. Clique no campo Ver variáveis disponíveis. Neste momento, será apresentada uma tabela com todas as variáveis disponibilizadas pelo sistema. Confira mais detalhes sobre a utilização das variáveis no tópico abaixo.
Inserir variáveis no arquivo modelo
1. Após clicar na opção Ver variáveis disponíveis, localize a informação que deseja inserir no contrato (ex.: Título, Identificador, Prazo, etc.).
2. Clique no botão Copiar da variável correspondente a informação.
3. Abra o modelo de contrato que será utilizado e cole o código copiado na área que será substituída pela informação da variável.
4. Salve o arquivo .docx.
Ao clicar na opção Configurar arquivo eletrônico com variáveis pela primeira vez, é possível clicar na opção Templatedocx.docx para obter um modelo de contrato com as variáveis já inseridas.
Confira o exemplo abaixo para entender melhor como o texto deve ser editado.
Suponha que o contrato contenha o trecho:
“Este contrato, identificado pelo número ______, terá início em ______ e prazo até ______.”
No modelo, substitua os espaços pelas variáveis:
Este contrato, identificado pelo número {d.wf.identificador}, terá início em {d.wf.dthr_inicio} e prazo até {d.wf.prazo}.
Após a execução do workflow, o contrato será gerado e o sistema fará a substituição automática das variáveis pelos dados reais:
“Este contrato, identificado pelo número 12345, terá início em 08/09/2025 10:30 e prazo até 15/09/2025.”
O modelo de contrato deve, obrigatoriamente, estar no formato .docx.
Inserir arquivo modelo na atividade de sistema
1. Acesse o menu Processo (PM063).
2. Localize e selecione processo desejado.
3. Expanda o botão Mais e clique na opção Abrir fluxograma.
4. No fluxograma, selecione a atividade de sistema desejada e clique na opção Dados da barra de ferramentas.
5. Nos dados gerais, expanda o campo Integrações e selecione a opção Gerar arquivo eletrônico com variáveis.
6. Clique na opção Configurar arquivo eletrônico com variáveis.
7. Clique na opção Alterar arquivo eletrônico e realize o upload do modelo de contrato no formato .docx. Após o upload, o sistema verificará se existem erros nas variáveis do documento que possam estar fora do padrão necessário para a função.
8. Realize as demais configurações necessárias.
- As variáveis exibidas são padrão e sempre estarão disponíveis para qualquer processo de gestão de contratos.
- Use as variáveis exatamente como aparecem na lista, incluindo as chaves {}.
- Insira quantas variáveis desejar no documento, mesmo que seja necessário repeti-las.
- Caso alguma variável não possua valor, o campo correspondente ficará vazio no contrato, exibindo a variável exatamente como configurada, sem realizar a substituição adequada.
- O campo Tipo de dado ajuda a entender o formato da informação (texto, data, ícone + texto, etc.).
- As variáveis do tipo Formulário sempre virão com o padrão abaixo:
◦ Tabela > Relacionamento > Campo.
◦ Tabela > Relacionamento com a tabela da listagem > Coluna da listagem.
◦ Por exemplo, a variável {d.form.apr.arquivo} representa um dado do tipo arquivo, com o campo arquivo, e a tabela apr.
Conclusão
As variáveis são a forma mais prática e segura de gerar contratos dinâmicos no SoftExpert Suite, garantindo agilidade, padronização e menos erros no dia a dia.