Gestionar archivos utilizando variables
Este recurso está disponible a partir de la versión 3.0 del sistema y es exclusivo para los clientes que utilizan la plataforma en la nube de SoftExpert Suite.
Prerrequisitos
- Acceso al menú Proceso (PM063).
- Proceso BPMN previamente registrado y modelado.
- Proceso con al menos una actividad de usuario con formulario asociado y una actividad de sistema en su diagrama de flujo.
- Archivo modelo en el formato .docx, con variables en el estándar {d.objeto.nome}.
- Acceso al menú SoftExpert Workflow > Configuración > Parámetros generales (WF019).
Introducción
La funcionalidad de gestión de archivos con variables permite que el usuario configure la generación automática de documentos a partir de templates (.docx) que utilizan variables del proceso y del formulario asociado.
Las variables funcionan como espacios reservados sustituidos automáticamente por el sistema, evitando errores de digitación y garantizando consistencia en los documentos.
El objetivo es automatizar la creación, la firma y el almacenamiento de archivos personalizados, reduciendo errores manuales y aumentando la productividad del flujo.
Vea cómo utilizar las variables en los modelos de contrato:
Identificar variables disponibles e insertar archivo modelo
Para identificar cuáles variables están disponibles para utilización e insertar el archivo modelo en la actividad de sistema, siga los pasos a continuación:
1. Acceda al menú Proceso (PM063).
2. Localice el proceso deseado y haga clic con el botón derecho del mouse sobre él.
3. Seleccione la opción Abrir diagrama de flujo.
4. En el diagrama de flujo, seleccione la actividad de sistema deseada y haga clic en la opción Datos de la barra de herramientas.
5. En los datos generales, expanda el campo Integraciones y seleccione la opción Generar archivo electrónico con variables.
6. Haga clic en la opción Configurar archivo electrónico con variables.
7. Haga clic en el campo Visualizar variables disponibles en el proceso. En este momento, se presentará una tabla con todas las variables disponibles para el proceso, como variables del formulario y variables del workflow (datos de la instancia).
Estas variables se detectan automáticamente en función de las propiedades configuradas en el proceso y en el formulario vinculado. Vea más detalles sobre la utilización de las variables en el tópico a continuación.
8. Después de visualizar las variables, haga clic en el botón Incluir archivo electrónico para hacer el upload del template en el formato .docx que contiene las variables en el formato {nombre}.
9. Haga clic en el botón Concluir. Después del upload, el sistema verificará si hay errores en las variables del documento que puedan estar fuera del estándar necesario para la función.
10. Si se identificaron variables fuera del estándar, se presentarán como error. En este caso, utilice la columna Acciones para corregir las variables directamente en la pantalla, o edite el template y realice el upload nuevamente.
11. Haga clic en el botón Próxima etapa y realice las demás configuraciones necesarias:
Marca de agua
Es posible configurar una marca de agua para el documento generado. La funcionalidad permite personalizar el documento conforme a las políticas internas de la organización o necesidades de trazabilidad.
Se recomienda utilizar marcas de agua para documentos internos que requieran control de versión o confidencialidad.
Los tipos disponibles de marca de agua son:
- Texto
- Imagen
- QR Code
Consulte la documentación de SoftExpert Documento para obtener más detalles sobre la configuración de las marcas de agua.
Firma electrónica
Es posible configurar firmas digitales, vinculadas a modelos ya registrados en el menú SoftExpert Administración > Configuración > Archivo electrónico > Firma digital (AD077).
Consulte el artículo Configurar la firma digital de documentos para obtener más detalles.
Almacenamiento
En la última etapa, defina dónde y cómo se almacenará el archivo.
Defina si el archivo se guardará en formato PDF o en el formato original (.docx).
Indique si el archivo se guardará en un campo del tipo Archivo del formulario asociado al proceso, en la pestaña Adjunto del workflow o si se creará un documento de SoftExpert Documento y se asociará al workflow.
Reglas de almacenamiento:
- Si se configuró una marca de agua o una firma digital, el archivo se convertirá automáticamente a PDF.
- Si se configuró una firma digital, el archivo debe ser almacenado en SoftExpert Documento, ya que la firma electrónica requiere vínculo con un registro del componente.
- Cuando el archivo sea almacenado en un campo del tipo Archivo del formulario, no permanecerá vinculado a la instancia del proceso. Para consultarlo posteriormente, es necesario acceder al registro del formulario.
Insertar variables en el archivo modelo
1. Tras hacer clic en la opción Ver variables disponibles, localice la información que desea insertar en el contrato (p. ej.: Título, Identificador, Plazo, etc.).
2. Haga clic en el botón Copiar de la variable correspondiente a la información.
3. Abra el modelo de contrato que será utilizado y pegue el código copiado en el área que será sustituida por la información de la variable.
4. Guarde el archivo .docx.
Vea el ejemplo a continuación para entender mejor cómo se debe editar el texto.
Suponga que el contrato contenga este fragmento:
"Este contrato, identificado por el número ______, iniciará el ______, con el plazo hasta el ______."
En el modelo, sustituya los espacios por las variables:
"Este contrato, identificado por el número {d.wf.identificador}, iniciará el {d.wf.fchr_inicio}, con el plazo hasta el {d.wf.plazo}."
Tras la ejecución del workflow, se generará el contrato, y el sistema sustituirá automáticamente las variables por los datos reales:
"Este contrato, identificado por el número 12345, iniciará el 08/09/2025 10:30, con el plazo hasta el 15/09/2025."
Repetición automática de información en el documento
En algunos casos, el archivo necesita mostrar listas de información, como varios equipos, varias etapas de un proceso o varias personas involucradas.
Para esto, el sistema puede copiar automáticamente un mismo fragmento del archivo, llenando los datos conforme a la información enviada por el formulario o por el workflow.
No es necesario duplicar las líneas manualmente. Basta con indicar en el modelo del documento dónde comienza la secuencia de información.
Cómo el sistema entiende que debe repetir una sección:
La repetición ocurre cuando el documento tiene:
- Un campo con la posición actual ([i]);
- Un campo justo debajo con la siguiente posición ([i+1]).
La primera línea sirve como modelo, y la segunda línea sirve solo para que el sistema entienda que existe una secuencia. Por lo tanto, esta segunda línea no aparece en el documento final.
Solo un campo con [i+1] ya es suficiente para activar la repetición automática.
Ejemplo 1 — Lista llenada por el formulario:
Información del workflow:
| Equipos | Código |
| Notebook | EQ-01 |
| Monitor | EQ-02 |
| Teclado | EQ-03 |
Cómo montar el archivo:
| Equipos | Código |
| {d.form.equipments[i].name} | {d.form.equipments[i].code} |
| {d.form.equipments[i+1].name} |
Qué sucede en la práctica:
- El sistema usa la primera línea como estándar.
- Repite esta línea para cada elemento ingresado.
- La línea con [i+1] sirve solo como referencia interna.
- El documento final muestra solo las líneas llenadas correctamente.
Resultado generado:
| Notebook | EQ-01 |
| Monitor | EQ-02 |
| Teclado | EQ-03 |
Ejemplo 2 — Etapas provenientes del workflow:
Información del workflow:
| Workflow | Etapa |
| Apertura | Solicitante |
| Análisis | Gestor |
| Aprobación | Dirección |
Cómo montar el archivo:
Etapa: {d.workflow.steps[i].title}
Responsable: {d.workflow.steps[i].responsible}
{d.workflow.steps[i+1].title}
Resultado generado:
Etapa: Apertura
Responsable: Solicitante
Etapa: Análisis
Responsable: Gestor
Etapa: Aprobación
Responsable: Dirección
Ejemplo 3 — Información agrupada (listas dentro de listas)
Algunas informaciones vienen organizadas en grupos, como proyectos con varias actividades.
El sistema entiende automáticamente cuándo necesita repetir cada parte.
Información del workflow:
| Workflow | Proyectos |
| Nombre: Proyecto Alpha | |
| Actividades: | |
| Planificación | 40 horas |
| Ejecución | 120 horas |
| Workflow | Proyectos |
| Nombre: Proyecto Beta | |
| Actividades: | |
| Relevamiento | 32 horas |
| Entrega | 24 horas |
Cómo montar el archivo:
Proyecto: {d.workflow.projects[i].name}
Actividades:
{d.workflow.projects[i].activities[i].label} - {d.workflow.projects[i].activities[i].hours}h
{d.workflow.projects[i].activities[i+1].label}
{d.workflow.projects[i+1].name}
Cómo interpreta el sistema:
- Primero, repite los proyectos.
- Dentro de cada proyecto, se repiten las actividades.
- No es necesario volver a copiar todo, solamente indicar la siguiente información.
Ejemplo 4 — Tabla con líneas y columnas automáticas
También es posible llenar tablas completas automáticamente.
Información del workflow:
| Workflow | |
| Columnas | |
| Nombre | Ene |
| Nombre | Feb |
| Nombre | Mar |
| Filas: | |
| Valores: | 10, 20, 30 |
| Valores: | 15, 25, 35 |
Cómo montar el archivo:
{d.workflow.columns[i].name} {d.workflow.columns[i+1].name}
{d.workflow.rows[i].values[i]} {d.workflow.rows[i].values[i+1]}
{d.workflow.rows[i+1].values[i]}
Información importante:
- Siempre utilice [i] y [i+1] en el mismo conjunto de información.
- Un solo campo con [i+1] ya activa la repetición.
- No es necesario duplicar textos o tablas manualmente.
- La línea con [i+1] no aparece en el documento final.
Para dar formato a los campos de fecha, fecha y hora y decimales:
Siga el formato del ejemplo a continuación:
Fecha
{d.form.tabla.campofecha:formatD('DD/MM/YYYY')}
Otros modelos que se pueden utilizar:
'20160131':formatD('L') // "01/31/2016"
'20160131':formatD('LL') // "January 31, 2016"
'20160131':formatD('LLLL') // "Sunday, January 31, 2016 12:00 AM"
'20160131':formatD('dddd') // "Sunday"
Fecha y hora:
{d.form.tabla.campofecha:formatD('DD/MM/YYYY HH:mm:ss')}
Otros modelos que se pueden utilizar:
'2017-05-10T15:57:23.769561+03:00':formatD('LLLL') // "mercredi 10 mai 2017
14:57" '2017-05-10 15:57:23.769561+03:00':formatD('LLLL') // "mercredi 10 mai
2017 14:57" '20160131':formatD('LLLL') // "dimanche 31 janvier 2016 00:00"
'20160131':formatD('dddd') // "dimanche"
Decimal:
{d.form.tabla.campodc'10.456,00':formatN()}
Información importante:
- El modelo de contrato debe, obligatoriamente, estar en el formato .docx.
- Las variables mostradas varían según los datos de la instancia y del formulario asociado al proceso.
- Utilice las variables exactamente como aparecen en la lista, incluso las llaves {}.
- Ingrese cuantas variables desea en el documento, aunque sea necesario repetirlas.
- Si alguna variable no tiene valor, el campo correspondiente quedará vacío en el documento, mostrando la variable exactamente como está configurada, sin realizar la sustitución adecuada.
- El campo Tipo de dato ayuda a entender el formato de la información (texto, fecha, icono + texto, etc.).
- Las variables del tipo Formulario siempre vendrán con el siguiente estándar:
◦ Tabla > Relación > Campo.
◦ Tabla > Relación con la tabla de la lista > Columna de la lista.
◦ Por ejemplo, la variable {d.form.name.texto} representa un dato de tipo texto, con el campo texto y la tabla name. - Los siguientes campos no son compatibles: Hora, Archivo, Firma y Texto enriquecido.
Verificar servicio
Utilice el paso a paso descrito a continuación para verificar si el servicio está funcionando correctamente:
1. Acceda al menú SoftExpert Workflow > Configuración > Parámetros generales (WF019).
2. Seleccione la pestaña Servicios.
3. Haga clic en el botón Probar conexión.
Si el sistema detecta un error en la conexión, póngase en contacto con el equipo de Engine de SoftExpert. El no funcionamiento del servicio impide la utilización de los recursos de Carbone por parte del sistema.
Conclusión
Las variables son la manera más práctica y segura de generar contratos dinámicos en SoftExpert Suite, garantizando agilidad, estandarización y menos errores en el día a día.
Con todas las configuraciones realizadas, al instanciar el proceso en SoftExpert Workflow, el archivo se generará automáticamente utilizando las variables.