Gestionar contratos utilizando variables
Prerrequisitos
- Acceso al menú Proceso (PM063).
- Proceso previamente registrado con una actividad de sistema en su diagrama de flujo.
- Modelo de contrato en el formato .docx.
Introducción
A partir de la versión 3.0.0 de SoftExpert Suite, es posible utilizar la funcionalidad de gestión de contratos por medio de variables. Ella permite generar contratos automáticamente a partir de modelos, sustituyendo campos fijos por variables dinámicas llenadas con datos reales de procesos en ejecución.
Las variables funcionan como espacios reservados sustituidos automáticamente por el sistema, evitando errores de digitación y garantizando consistencia en los documentos.
Vea cómo utilizar las variables en los modelos de contrato:
Identificar las variables disponibles
Para identificar cuáles variables están disponibles para utilización en los archivos modelo, siga los pasos a continuación:
1. Acceda al menú Proceso (PM063).
2. Localice y seleccione el proceso deseado.
3. Expanda el botón Más y haga clic en la opción Abrir diagrama de flujo.
4. En el diagrama de flujo, seleccione la actividad de sistema deseada y haga clic en la opción Datos de la barra de herramientas.
5. En los datos generales, expanda el campo Integraciones y seleccione la opción Generar archivo electrónico con variables.
6. Haga clic en la opción Configurar archivo electrónico con variables.
7. Haga clic en el campo Ver variables disponibles. En este momento, se presentará una tabla con todas las variables que proporciona el sistema. Vea más detalles sobre la utilización de las variables en el tópico a continuación.
Insertar variables en el archivo modelo
1. Tras hacer clic en la opción Ver variables disponibles, localice la información que desea insertar en el contrato (p. ej.: Título, Identificador, Plazo, etc.).
2. Haga clic en el botón Copiar de la variable correspondiente a la información.
3. Abra el modelo de contrato que será utilizado y pegue el código copiado en el área que será sustituida por la información de la variable.
4. Guarde el archivo .docx.
Al hacer clic en la opción Configurar archivo electrónico con variables por primera vez, es posible hacer clic en la opción Templatedocx.docx para obtener un modelo de contrato con las variables ya insertadas.
Vea el ejemplo a continuación para entender mejor cómo se debe editar el texto.
Suponga que el contrato contenga este fragmento:
"Este contrato, identificado por el número ______, iniciará el ______, con el plazo hasta el ______."
En el modelo, sustituya los espacios por las variables:
"Este contrato, identificado por el número {d.wf.identificador}, iniciará el {d.wf.fchr_inicio}, con el plazo hasta el {d.wf.plazo}."
Tras la ejecución del workflow, se generará el contrato, y el sistema sustituirá automáticamente las variables por los datos reales:
"Este contrato, identificado por el número 12345, iniciará el 08/09/2025 10:30, con el plazo hasta el 15/09/2025."
El modelo de contrato debe, obligatoriamente, estar en el formato .docx.
Insertar archivo modelo en la actividad de sistema
1. Acceda al menú Proceso (PM063).
2. Localice y seleccione el proceso deseado.
3. Expanda el botón Más y haga clic en la opción Abrir diagrama de flujo.
4. En el diagrama de flujo, seleccione la actividad de sistema deseada y haga clic en la opción Datos de la barra de herramientas.
5. En los datos generales, expanda el campo Integraciones y seleccione la opción Generar archivo electrónico con variables.
6. Haga clic en la opción Configurar archivo electrónico con variables.
7. Haga clic en la opción Modificar archivo electrónico y realice el upload del modelo de contrato en el formato .docx. Después del upload, el sistema verificará si hay errores en las variables del documento que puedan estar fuera del estándar necesario para la función.
8. Realice las demás configuraciones necesarias.
- Las variables mostradas son estándar y siempre estarán disponibles para cualquier proceso de gestión de contratos.
- Utilice las variables exactamente como aparecen en la lista, incluso las llaves {}.
- Ingrese cuantas variables desea en el documento, aunque sea necesario repetirlas.
- Si alguna variable no tiene valor, el campo correspondiente quedará vacío en el contrato, mostrando la variable exactamente como se ha configurado, sin realizar la sustitución adecuada.
- El campo Tipo de dato ayuda a entender el formato de la información (texto, fecha, icono + texto, etc.).
- Las variables del tipo Formulario siempre vendrán en el estándar a continuación:
◦ Tabla > Relación > Campo.
◦ Tabla > Relación con la tabla de la lista > Columna de la lista.
◦ Por ejemplo, la variable {d.form.apr.archivo} representa un dato del tipo archivo, con el campo archivo, y la tabla apr.
Conclusión
Las variables son la manera más práctica y segura de generar contratos dinámicos en SoftExpert Suite, garantizando agilidad, estandarización y menos errores en el día a día.