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Configurar notificações na atividade

 

Pré-requisitos

  • Acesso ao menu Cadastro > Processo (PM022).
  • Processo cadastrado e modelado.
  • Atividade de usuário, atividade de sistema ou decisão incluída no fluxograma do processo.

 

Apresentação

A configuração das notificações serve para definir quais eventos da atividade ou decisão gerarão notificação e para quais usuários as notificações serão enviadas.

Veja como configurar essa funcionalidade:

 

Configurar notificações

1. Na tela de dados da atividade ou decisão, clique em Configurações > Notificação.

2. Será aberta a tela de configuração de notificações.

3. Na aba Notificado, defina os eventos que gerarão notificações e os usuários que serão notificados pelos eventos definidos. Para isso, clique no botão .

4. Na tela que será aberta, configure os campos disponíveis:

Campos disponíveis

No campo Tipo de notificado, defina o grupo de usuários que será notificado:

Usuário Um usuário específico receberá a notificação. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que o Usuário desejado seja localizado com mais facilidade.
Área Os usuários de uma área específica da organização receberão a notificação. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que a Área desejada seja localizada com mais facilidade.
Função Os usuários que exercem determinada função na organização receberão a notificação. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que a Função desejada seja localizada com mais facilidade.
Área/Função Os usuários que exercem a função de determinada área da organização receberão a notificação. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que a Área e a Função desejadas sejam localizadas com mais facilidade.
Equipe Os membros de determinada equipe receberão a notificação. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que a Equipe desejada seja localizada com mais facilidade.
Iniciador O iniciador do processo receberá a notificação.
Líder do iniciador O líder do iniciador do processo receberá a notificação.
Executor O executor da atividade receberá a notificação.
Líder do executor O líder do executor da atividade receberá a notificação.
Gestor do processo O gestor do processo receberá a notificação.
Gestor da instância O gestor da instância receberá a notificação.
Solicitante O solicitante da instância receberá a notificação.
Papel funcional Os membros de determinado papel funcional receberão a notificação. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que o Papel funcional desejado seja localizado com mais facilidade.
Atributo - Nome do usuário A notificação será enviada para o usuário, cujo nome foi informado em um determinado atributo da instância. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que o Atributo desejado seja localizado com mais facilidade.
Atributo - Matrícula do usuário A notificação será enviada para o usuário, cuja matrícula foi informada em um determinado atributo da instância. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que o Atributo desejado seja localizado com mais facilidade.
Atributo - Endereço de e-mail A notificação será enviada para o usuário, cujo e-mail foi informado em um determinado atributo da instância. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que o Atributo desejado seja localizado com mais facilidade.
Endereço de e-mail específico A notificação será enviada para um e-mail específico. Informe o e-mail que receberá a notificação no filtro de pesquisa que ficará habilitado para preenchimento.
Campo de formulário - Nome do usuário A notificação será enviada para o usuário, cujo nome foi informado em um determinado campo do formulário da instância. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que a Tabela e o Campo do formulário desejado sejam localizados com mais facilidade.
Campo de formulário - Matrícula do usuário A notificação será enviada para o usuário, cuja matrícula foi informada em um determinado campo do formulário da instância. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que a Tabela e o Campo do formulário desejado sejam localizados com mais facilidade.
Campo de formulário - Endereço de e-mail A notificação será enviada para o usuário, cujo endereço de e-mail foi informado em um determinado campo do formulário da instância. Os filtros de pesquisa ficarão habilitados para que a Tabela e o Campo do formulário desejado sejam localizados com mais facilidade.
Tipo de notificado

 

No campo Permissão, defina se o usuário ou grupo selecionado no campo anterior terá permissão, ou não, para receber as notificações dos eventos:

Notificar Se esta opção estiver selecionada, o usuário receberá a notificação do evento da atividade.
Não notificar Se esta opção estiver selecionada, o usuário não receberá a notificação do evento da atividade.
Permissão

 

No campo Evento, selecione quais eventos irão gerar notificações:

Início da atividade Se esta opção estiver marcada, assim que a atividade for habilitada, uma notificação de início da atividade será enviada.
Término da atividade Se esta opção estiver marcada, assim que a atividade for encerrada, uma notificação de término da atividade será enviada.
Alerta de vencimento Se esta opção estiver marcada, assim que estiver perto da data de término da atividade, uma notificação de alerta de vencimento da atividade será enviada. Quando esta opção for marcada, a seção Alerta de vencimento ficará habilitada na aba Configuração, permitindo definir quantos dias antes da data de vencimento será enviada a notificação, além da recorrência da notificação.
Alerta de atraso Se esta opção estiver marcada, assim que a atividade ficar em atraso, uma notificação de alerta de atraso será enviada. Quando esta opção for marcada, a seção Alerta de atraso ficará habilitada na aba Configuração, permitindo definir a recorrência da notificação.
Evento

 

Para finalizar, utilize os campos da seção Filtro para localizar os usuários ou grupos de usuários que serão notificados. Os campos serão habilitados de acordo com o tipo de notificado selecionado anteriormente.

 
 

5. Após preencher os campos, clique em .

Repita os passos 4 e 5 para registrar quantos eventos, e os seus notificados, forem necessários.

 

6. Então, novamente na tela de configuração de notificação, acesse a aba Configuração.

7. Configure os campos disponíveis:

Campos disponíveis

Alerta de vencimento

Esta seção somente ficará habilitada se, na aba Notificado, houver algum registro de notificação configurado com o evento Alerta de vencimento. Neste caso, preencha os seguintes campos:

Prazo antes do vencimento Informe o prazo antes do vencimento da atividade para que o sistema envie uma notificação via e-mail alertando que o vencimento da atividade está próximo.
1. O tempo de duração da atividade é definido na seção Duração (Dados gerais) da tela de dados da atividade. Por exemplo, se a duração da atividade estiver planejada com 4 horas e neste campo for preenchido um prazo de 30 minutos, então, a notificação será enviada 30 minutos antes de completar as 4 horas da duração planejada para a atividade, ou seja, 3h30m após a atividade ter sido habilitada para a execução, de acordo com o calendário configurado.
2. Não será possível selecionar um tempo inferior hà 15 minutos como prazo do vencimento.
Recorrência Marque este campo para que, ao entrar no período de alerta de vencimento, notificações sejam enviadas, informando que o prazo da execução está próximo de vencer.
A cada: Configure neste campo a frequência com que serão enviadas as notificações. Considerando o exemplo descrito no campo anterior, ao definir que a frequência de envio de notificações será a cada 10 minutos, então, três e-mails serão enviados: o primeiro 3h30m após o início (habilitação para execução) da atividade, o segundo 3h40m após o início e o terceiro 3h50m após o início. Não será possível selecionar um tempo inferior hà 15 minutos como intervalo de recorrência.
Total de notificações: Informe a quantidade total de notificações que poderão ser enviadas. Por exemplo: no máximo 5 notificações.

 

Alerta de atraso

Esta seção somente ficará habilitada se, na aba Notificado, houver algum registro de notificação configurado com o evento Alerta de atraso. Neste caso, preencha os seguintes campos:

Recorrência Marque este campo para que, assim que a atividade ficar em atraso, notificações sejam enviadas, informando que o prazo da execução da atividade se esgotou e a mesma se encontra em atraso.
A cada: Configure neste campo a frequência com que serão enviadas as notificações. Por exemplo, ao definir que a frequência de envio de notificações será a cada 4 horas, assim que a atividade ficar em atraso, um e-mail será enviado a cada 4 horas até que atinja o total de notificações, a atividade seja executada ou que seu prazo seja redefinido pelo gestor da instância/processo. Não será possível selecionar um tempo inferior hà 15 minutos como intervalo de recorrência.
Total de notificações: Informe a quantidade total de notificações que poderão ser enviadas. Por exemplo: no máximo 5 notificações.

 

Conteúdo

Através desta seção, é possível definir o template e o conteúdo a ser apresentado no e-mail das notificações de cada evento da atividade. Para isso, marque a opção Conteúdo será lido de arquivo HTML e defina o arquivo modelo que será utilizado em cada evento:

Início da atividade Defina neste campo qual arquivo modelo será utilizado no e-mail que notifica que a atividade em questão foi habilitada para a execução. Se nenhum arquivo modelo for selecionado, então o sistema utilizará o template padrão da notificação.
Término da atividade Defina neste campo qual arquivo modelo será utilizado no e-mail que notifica que a atividade em questão foi encerrada. Se nenhum arquivo modelo for selecionado, então o sistema utilizará o template padrão da notificação.
Alerta de vencimento Defina neste campo qual arquivo modelo será utilizado no e-mail que notifica que o prazo de execução da atividade em questão está próximo do vencimento. Se nenhum arquivo modelo for selecionado, então o sistema utilizará o template padrão da notificação.
Alerta de atraso Defina neste campo qual arquivo modelo será utilizado no e-mail que notifica que a execução da atividade em questão está em atraso. Se nenhum arquivo modelo for selecionado, então o sistema utilizará o template padrão da notificação.
 
 

8. Após preencher os campos, clique em Salvar e sair.

 

Conclusão

Desta maneira, as notificações da atividade ou decisão foram configuradas com sucesso!


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