Incluir um arquivo eletrônico em registro com container
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Pré-requisito
- Ter um container de arquivo complexo associado ao tipo/categoria.
- Ter um registro cadastrado que pertença à categoria/tipo configurado com o container de arquivo complexo.
Apresentação
Após associar o arquivo complexo, é possível cadastrar ou selecionar um registro associado em um tipo/categoria e incluir os arquivos desejados.
Veja, em seguida, como fazer essa operação:
Incluir um arquivo eletrônico em registro com container
1. Acesse o menu da Tela de dados do registro desejado. A tela de dados varia conforme o componente em que o container de arquivo complexo é configurado.
Confira quais as telas de cadastro de acordo com cada componente
| Componente | Tela |
|---|---|
| Fornecedor | Cadastro > Fornecedor |
| Cliente | Cadastro > Cliente |
| Documento | Cadastro > Documento |
| PDM | Gestão > Definição do item |
2. Na aba Arquivo eletrônico, note que a tela se divide nas colunas: Estrutura e Status.
Veja mais detalhes sobre a divisão da tela de arquivo eletrônico
Estrutura: Esta coluna apresentará a estrutura de pastas definidas no container de arquivo complexo associado à categoria do documento.
Status: Esta coluna apresenta a situação da pasta em relação à configuração da quantidade mínima e máxima de arquivos realizadas no container. Na barra, serão apresentados em:
Cinza: Quantidade total de arquivos que a pasta em questão comporta.
Verde: Quantidade de arquivos requeridos associados.
Azul: Quantidade de arquivos não requeridos associados à pasta.
Vermelho: Quantidade de arquivos requeridos que faltam ser associados.
3. Na sequência, selecione a pasta da estrutura desejada e clique no botão 
. Note que este botão não estará disponível se a quantidade máxima de arquivos suportada pela pasta for atingida.
4. Selecione o arquivo desejado, e em seguida, salve o registro.
Informações complementares
Se na categoria/tipo do registro estiver marcada a opção Permitir alterar a estrutura do container, ao selecionar uma pasta na estrutura, poderão ser apresentados os seguintes botões na barra de ferramentas lateral:
: Acione este botão para incluir uma nova pasta na estrutura do container. Consulte a seção Incluir item na estrutura do container para obter uma descrição detalhada sobre como realizar esta operação.
: Acione este botão para editar a pasta selecionada na estrutura do container.
: Acione este botão para excluir a pasta selecionada na estrutura. Ele não estará disponível se a pasta contiver subpastas e/ou arquivos eletrônicos incluídos nela.
Ao selecionar um arquivo eletrônico na estrutura, na barra de ferramentas lateral, poderão ser apresentados os seguintes botões, de acordo com as definições realizadas na categoria do documento e nos parâmetros gerais:
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Acione este botão para juntar ao arquivo PDF selecionado na lista de registros, outro arquivo PDF. Por meio da tela que será aberta, selecione na máquina um arquivo PDF e clique no botão Combinar arquivo. Note que esta operação somente poderá ser realizada se o arquivo eletrônico selecionado for originalmente um arquivo PDF. Esta funcionalidade não estará disponível para arquivos de outras extensões que foram convertidos para PDF pelo sistema. Se o arquivo eletrônico já estava assinado digitalmente, a assinatura será descartada/invalidada. |
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Este botão somente será apresentado se, na categoria, estiver marcada a opção "Publicar arquivos em PDF" e se a situação do documento for Homologado. Acione este botão para alterar os dados do arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Desta forma, é possível alterar o nome do arquivo eletrônico selecionado, incluir a versão PDF do arquivo eletrônico (esta opção pode ser utilizada quando o formato do arquivo eletrônico não for compatível com o recurso de conversão ou quando o sistema não converter o arquivo para PDF por erro), excluir a versão PDF do arquivo inserida manualmente e visualizar, por meio do campo Registro do servidor de conversão PDF, o log do erro da última conversão para PDF realizada no arquivo. |
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Acione este botão para substituir o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros por outro arquivo. No painel que será aberto, arraste e solte ou selecione o arquivo que substituirá o arquivo selecionado e em seguida, clique em Finalizar. Para realizar a substituição com sucesso é necessário ter o controle "Excluir" permitido, na segurança do documento. |
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Este botão somente será apresentado se, na categoria do documento, estiver marcada a opção "Publicar arquivos em PDF" e se a situação do documento for Homologado. Acione este botão para tentar converter novamente para PDF, o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. |
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Este botão somente será apresentado se o documento estiver na etapa de Indexação ou se sua situação for "Emissão" e usuário conectado for seu elaborador. Acione-o para editar o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Veja mais informações sobre esta operação na seção Editar e visualizar arquivo eletrônico. |
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Acione este botão para excluir arquivo eletrônico selecionado na lista de registros, do documento. Para realizar esta operação é necessário ter o controle "Excluir" permitido, na segurança do documento. Este botão não estará disponível se na aba Detalhes > Arquivo eletrônico > Arquivamento foi configurado que este será bloqueado. |
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Acione este botão para visualizar o conteúdo dos arquivos eletrônicos do tipo imagem (inclusive arquivos .dwg e .dxf) associados ao documento. É importante ressaltar que para os demais formatos de arquivos, será apresentado somente o ícone com o nome do arquivo eletrônico. |
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Este botão somente estará disponível se a assinatura via DocuSign, ClickSign, SignOn ou BRy foi habilitada no documento. Acione-o para assinar digitalmente o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. |
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Acione este botão para fazer download do arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Neste caso, será exportada também a estrutura de pastas do container. Para realizar esta operação com sucesso é necessário ter o controle "Salvar localmente" habilitado na segurança do documento. Se o arquivo eletrônico foi convertido para .pdf, será realizado o download do arquivo original caso o parâmetro "Permitir download do arquivo original na consulta" esteja marcado ou o usuário conectado tenha o controle "Alterar" permitido. Caso o parâmetro não esteja marcado e o usuário não tiver essa permissão, será realizado o download do arquivo .pdf. Por padrão, o sistema não realiza download dos arquivos simultaneamente quando a soma do tamanho dos arquivos é maior que 4GB. |
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Acione este botão para visualizar o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Veja mais informações sobre esta operação na seção Editar e visualizar arquivo eletrônico. Este botão não estará disponível se o botão "Editar arquivo eletrônico" estiver habilitado. |
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Acione este botão para visualizar a tela de validação da assinatura digital do arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. |
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Acione este botão para gerar uma URL para a visualização do arquivo eletrônico (API) selecionado na lista de registros. Ao clicar na URL para visualizar o arquivo eletrônico por meio da API, será solicitado que o usuário informe seu login e senha. |
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Acione este botão para digitalizar o arquivo eletrônico desejado. Lembre-se que para isso é necessário ter um scanner, com suporte ao padrão TWAIN, instalado. |
Conclusão
Assim, foi possível compreender como incluir o arquivo desejado no registro com o container de arquivo complexo configurado com sucesso!
A partir de agora, os registros terão arquivos de diferentes formatos.