Executar avaliação de aplicabilidade
Pré-requisitos
Para a avaliação de aplicabilidade de cópias eletrônicas:
- Documento com o conhecimento de publicação e a avaliação de aplicabilidade configurados na categoria.
Para a avaliação de aplicabilidade de documentos de treinamento:
Apresentação
Esse recurso pode ser usado em dois casos: na distribuição de treinamento por documentos e na distribuição de cópias eletrônicas de documentos. Por isso, deve-se configurar a avaliação de aplicabilidade de acordo com o recurso para ser possível executar sua tarefa.
A avaliação de aplicabilidade é útil nos casos em que a definição dos usuários que receberão as cópias eletrônicas ou treinamentos deve ser feita por alguém diferente daquele que está configurando a categoria.
Por exemplo, o diretor está criando a categoria de documentos de uma política válida para efetivos. Neste caso, ao invés de colocar todas as equipes para receberem o conhecimento de publicação, ele adiciona os líderes para fazerem uma avaliação de aplicabilidade, pois os líderes saberão distinguir melhor os usuários para os quais a política se aplica.
Veja como executar a tarefa de avaliação de aplicabilidade:
Executar avaliação de aplicabilidade
1. Acesse o menu Central de tarefas > Execução > Avaliação de aplicabilidade.
2. Clique no botão 
localizado no card da tarefa.
3. Determine se o documento é aplicável ou não:
- Selecione a opção Não aplicável e preencha uma justificativa para encerrar a avaliação. Assim, após o encerramento das revisões que forem realizadas no documento, a tarefa será gerada novamente para os devidos responsáveis.
- Selecione a opção Aplicável para que a tarefa não seja mais gerada após o encerramento das revisões que forem realizadas no documento.
4. Clique no botão Salvar para continuar.
5. Se a opção Aplicável foi selecionada, a aba Lista de distribuição será habilitada. Nela, clique em 
e adicione os usuários que receberão o conhecimento de publicação ou treinamento com seus controles definidos:
Tipo de acesso | |
| Equipe | Será composto pelos membros de uma equipe já registrada no SoftExpert Documento. |
| Área/Função | Será composto por usuários de determinada área da organização que exercem uma função específica. |
| Função | Será composto por usuários que exercem determinada função na organização. |
| Usuário | Será composto por um usuário específico. |
| Todos | Será composto por todos os usuários que têm acesso ao SoftExpert Documento. |
Controle | |
| Conhecimento | O usuário receberá o conhecimento de publicação do documento. Note que ao marcar este controle, o controle Notificação ficará desabilitado para seleção. |
| Treinamento | O usuário poderá participar dos treinamentos do documento, registrados por meio do SoftExpert Treinamento. |
| Notificação | O usuário receberá notificações por e-mail no momento do cadastro ou da liberação da revisão do documento. Para que a notificação seja enviada para o usuário, é requerido, também, que o controle Cópia eletrônica esteja configurado na categoria do documento. Note que ao marcar este controle, o controle Conhecimento ficará desabilitado para seleção. |
Os controles que não forem marcados para um determinado tipo de acesso serão considerados como "negados".
6. Clique em Salvar para finalizar.
Conclusão
As tarefas de conhecimento de publicação serão geradas, os usuários que participarão do treinamento foram definidos ou as notificações estarão prontas para serem enviadas!