Novedades para la búsqueda por palabra clave en la consulta y gestión de workflow

A partir de esta versión, al realizar una búsqueda utilizando el campo de palabra clave en los menús de Consulta y Gestión de workflow, los registros son mostrados en orden de relevancia con respecto al término utilizado. 
Si no se utiliza una palabra clave en la búsqueda, los registros seguirán mostrándose en orden cronológico descendente.

Integración simplificada y completa con las nuevas aplicaciones de SoftExpert Suite

Además de las aplicaciones existentes, como crear artículos (SoftExpert Base de conocimiento), iniciar workflows (SoftExpert Workflow) y crear tareas del Kanban (SoftExpert Kanban), hemos incorporado cuatro nuevas aplicaciones para mejorar la conectividad entre los componentes del sistema.

A partir de esta versión, usted puede utilizar las siguientes aplicaciones:

1. Crear activo (SoftExpert Activo): permite crear activos directamente a partir de las actividades del sistema, simplificando la integración y la gestión de activos.

2. Crear mantenimiento programado (SoftExpert Mantenimiento): facilita la creación de mantenimientos programados, haciendo el proceso más eficiente y trazable.

3. Crear mantenimiento correctivo (SoftExpert Mantenimiento): agiliza el registro de mantenimientos correctivos, garantizando una respuesta rápida a los problemas de los equipos o activos.

4. Crear un documento homologado con PDF a partir de un formulario adaptativo: permite crear documentos homologados en PDF, con los datos provenientes de un formulario adaptativo llenado en un workflow. Esto permite crear documentos con los datos llenados en el formulario de forma rápida y sencilla.

Estas nuevas aplicaciones ofrecen una integración más completa y eficaz entre los componentes del sistema, lo que permite transferir de forma simplificada los datos llenados en los formularios del workflow.

Una vez creada la asociación, la integración se realiza de forma automática, manteniendo la trazabilidad sin necesidad de configurar actividades de integración adicionales.

Explore estas nuevas posibilidades de integración y optimice sus procesos en SoftExpert Suite.

Estamos comprometidos a proporcionar herramientas avanzadas para mejorar su eficiencia y productividad.

Más control y flexibilidad con rutas de responsables en el workflow

El objetivo de esta funcionalidad es proporcionar una forma sencilla y eficaz de configurar y ejecutar aprobaciones en el workflow. 

Con ella, puede enviar una instancia para su aprobación utilizando una ruta de responsables, lo que permitirá llevar a cabo aprobaciones con diversos escenarios y responsables sin necesidad de crear subprocesos específicos para cada uno de ellos.

Esto significa que la actividad de aprobación utilizando la ruta de responsables solo será concluida cuando se hayan finalizado todas las etapas, asegurando así que el proceso siga su flujo correctamente.

Con esta nueva funcionalidad, usted podrá:

• Definir una ruta de elaboración, incluyendo la situación que debe aplicarse al finalizar la ruta y la ruta que el proceso debe seguir.
• Configurar una ruta de aprobación, especificando la situación del workflow y la ruta que se debe seguir tanto para la aprobación como para la reprobación.
• Mantener las tareas de aprobación de la ruta junto a las tareas de ejecución del workflow, simplificando la gestión mediante un contador de tareas y tareas unificadas.
• Asegurarse de que las tareas de la ruta, cuando estén asociadas a un grupo, permanezcan visibles para todos los miembros del grupo, incluso cuando otra persona se haga cargo de la tarea. Esto mantiene el patrón de ruta consistente con los demás componentes.

Esta funcionalidad ofrece una forma más eficaz y organizada de gestionar las tareas de elaboración y aprobación en su workflow.

Experimente esta mejora ahora y obtenga un mayor control de su proceso.

Migración de roles funcionales a los grupos: mejorando la definición de ejecutores

A partir de esta versión, los roles funcionales migrarán al grupo, lo que le permitirá utilizar grupos para definir ejecutores y crear grupos de una forma más sencilla y eficaz. Esta actualización simplificará y ampliará las opciones de diseño de su workflow.

Este cambio ofrece un enfoque más versátil para la asignación de tareas, ya que ahora podrá configurar grupos en función de las necesidades de su proceso. Además, en el grupo, es posible utilizar otras subdivisiones, como áreas, funciones y grupos adicionales, lo que proporciona un nivel aún mayor de flexibilidad y adaptabilidad.

Al migrar los roles funcionales a los grupos, puede aprovechar la estructura de grupo existente para optimizar la asignación de recursos y simplificar la gestión de tareas. El resultado son procesos más ágiles, eficaces y adaptados a las complejidades de su organización.

El sistema realiza esta migración automáticamente, creando los grupos correspondientes para cada rol funcional.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que si ya existe un grupo con el mismo identificador del rol a migrar, el sistema adicionará un sufijo asterisco (*) y así garantizar que los identificadores sean únicos.

Visión clara y estratégica: gráficos para el seguimiento de procesos

Esta actualización ampliará sus capacidades de análisis y seguimiento de los workflows. Sabemos que una gestión eficaz de los procesos es fundamental para el éxito de cualquier organización, por lo que hemos introducido gráficos de seguimiento para los procesos.

La creación de gráficos es una práctica esencial para las empresas que buscan optimizar sus actividades y aumentar su eficiencia. Cuando se trata de workflows, esta práctica resulta aún más crucial, considerando la complejidad de estos procesos y los diversos pasos que implican.

Con estos nuevos gráficos, usted tendrá una visión más clara del progreso de sus workflows, ya que incluyen información sobre su situación actual, el número de instancias por período y mucho más.

Estos gráficos proporcionan una representación visual de los datos, permitiéndole identificar fácilmente cuellos de botella, fallas y oportunidades de mejora en sus procesos.

Esta visión estratégica le permitirá identificar estándares, tendencias y puntos críticos en sus workflows, haciendo que la gestión sea más eficiente. Los empleados también se beneficiarán de un fácil acceso a la información, pudiendo monitorear el progreso del workflow e identificar problemas o desviaciones rápidamente.

Estos nuevos gráficos están disponibles en el objeto de workflow de los portales e incluyen información sobre:

• Disparadores del SLA: Gráfico que muestra los workflows por disparador del SLA.
• Nivel de SLA: Gráfico que muestra los workflows por niveles del SLA.
• Prioridad: Gráfico que muestra los workflows por prioridad.
• Procesos: Gráfico que muestra los workflows iniciados por modelo de proceso.
• Situación: Gráfico que muestra los workflows por situación, divididos en finalizados, en marcha, cancelados y suspendidos.
• Situación de los workflows en marcha: Gráfico que muestra los workflows que se encuentran en marcha según su situación.
• Situación de los workflows finalizados: Gráfico que muestra los workflows finalizados según su situación.
• Tipo de workflow: Gráfico que muestra los workflows iniciados por tipo de workflow.
• Workflows finalizados: Gráfico que muestra la cantidad de workflows finalizados por situación: al día o atrasado.
• Workflows finalizados por mes: Gráfico que muestra la cantidad de workflows finalizados por mes.
• Workflows iniciados por mes: Gráfico que muestra la cantidad de workflows iniciados por mes.
• Inicialización de workflow: Gráfico que muestra la cantidad de workflows por iniciador.

Esta actualización ofrece una visión más completa y estratégica de sus procesos, ayudándole a tomar decisiones fundamentadas y mejorar la gestión de workflows de forma eficaz. Utilice ahora estos gráficos de seguimiento y lleve su análisis de procesos a un nuevo nivel.

Mayor visibilidad y comunicación: notificación por e-mail con comentarios en el workflow

Ahora, cuando se le mencione en un comentario del historial de workflow, recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico.

Sabemos lo esencial que es mantener una comunicación eficaz durante la ejecución de los procesos, y esta actualización proporciona una forma más ágil y directa de mantener informados y al corriente a todos los implicados.

Cuando alguien mencione su nombre en un comentario, se le notificará por correo electrónico de inmediato, lo que le permitirá conocer las discusiones, solicitudes o actualizaciones relevantes en tiempo real.

Esto acelera la colaboración, mejora la visibilidad de las actividades y garantiza que no se pierda nada importante durante el proceso.

Esta funcionalidad mejorada facilita la comunicación entre los miembros del grupo y los empleados involucrados en los workflows, lo que hace que la colaboración sea más eficiente y productiva.

Pruebe ahora esta mejora y benefíciese de una comunicación más transparente y oportuna en su workflow.

Estamos comprometidos a proporcionar herramientas avanzadas para mejorar la eficiencia y eficacia de sus operaciones.

Consulte las últimas mejoras realizadas en este componente:

• SoftExpert Suite 2.2.0
• SoftExpert Suite 2.1.9