Workflow - 2.2.1
A partir das versões 2.2.0.388 e 2.2.1.145, entram em vigor novas regras relacionadas ao uso de fórmulas depreciadas no sistema.
A partir de 31 de dezembro de 2024, a inicialização de Workflows será impedida se forem identificadas fórmulas depreciadas em formulários ou atividades dos processos. No entanto, as instâncias que já estiverem em execução poderão continuar utilizando as fórmulas sem interrupções.
Em seguida, a partir de 30 de junho de 2025, as fórmulas depreciadas deixarão completamente de ser executadas pelo sistema.
Novidades na pesquisa por palavra-chave na consulta e gestão de workflow
A partir desta versão, ao realizar uma busca utilizando o campo de palavra-chave nos menus de Consulta e Gestão de workflow, os registros são exibidos por ordem de relevância em relação ao termo utilizado.
Caso não for utilizada uma palavra-chave na pesquisa, os registros continuarão sendo exibidos por ordem cronológica decrescente.
Integração simplificada e abrangente com novas aplicações SoftExpert Suite
Além das aplicações existentes, como criar artigo (SoftExpert Base de conhecimento), iniciar workflow (SoftExpert Workflow) e criar tarefa de Kanban (SoftExpert Kanban), adicionamos quatro novas aplicações para aprimorar a conectividade entre os componentes do sistema.
A partir desta versão, você pode utilizar as seguintes aplicações:
1. Criar ativo (SoftExpert Ativo): permite a criação de ativos diretamente a partir de atividades do sistema, simplificando a integração e o gerenciamento de ativos.
2. Criar manutenção programada (SoftExpert Manutenção): facilita a criação de manutenções programadas, tornando o processo mais eficiente e rastreável.
3. Criar manutenção corretiva (SoftExpert Manutenção): agiliza o registro de manutenções corretivas, garantindo uma resposta rápida a problemas de equipamentos ou ativos.
4. Criar documento homologado com PDF a partir de um formulário responsivo: permite a criação de documentos homologados em PDF, com dados provenientes de um formulário responsivo preenchido em um workflow. Isso possibilita a criação de documentos com dados preenchidos no formulário de forma rápida e fácil.
Essas novas aplicações oferecem uma integração mais completa e eficiente entre os componentes do sistema, permitindo a transferência de dados preenchidos nos formulários do workflow de forma simplificada.
Após a criação da associação, a integração é feita automaticamente, mantendo a rastreabilidade sem a necessidade de configurar atividades adicionais de integração.
Explore essas novas possibilidades de integração e otimize seus processos no SoftExpert Suite.
Estamos comprometidos em fornecer ferramentas avançadas para melhorar sua eficiência e produtividade.
Mais controle e flexibilidade com roteiros de responsáveis no Workflow
O objetivo deste recurso é fornecer uma maneira simples e eficiente de configurar e executar aprovações no Workflow.
Com ele, é possível submeter uma instância para aprovação utilizando um roteiro de responsáveis, permitindo realizar aprovações com vários cenários e responsáveis sem a necessidade de criar subprocessos específicos para cada um deles.
Isso significa que a atividade de aprovação usando o roteiro de responsáveis só será concluída quando todas as etapas forem finalizadas, garantindo assim que o processo siga seu fluxo corretamente.
Com essa nova funcionalidade, você pode:
- Definir um roteiro de elaboração, incluindo a situação a ser aplicada ao finalizar o roteiro e a rota que o processo deve seguir.
- Configurar um roteiro de aprovação, especificando a situação do workflow e a rota a ser seguida tanto para aprovação quanto para reprovação.
- Manter as tarefas de aprovação do roteiro apresentadas juntamente com as tarefas de execução do workflow, simplificando a gestão com um contador e tarefas unificados.
- Garantir que as tarefas do roteiro, quando associadas a um grupo, permaneçam visíveis para todos os membros do grupo, mesmo quando alguém assumir a tarefa. Isso mantém o padrão de roteiro consistente com os demais componentes.
Esta funcionalidade oferece uma maneira mais eficiente e organizada de lidar com tarefas de elaboração e aprovação no seu workflow.
Experimente essa melhoria agora e aproveite um controle mais aprimorado no seu processo.
Migração de papéis funcionais para equipes: Aprimorando a definição de executores
A partir desta versão, os papéis funcionais serão migrados para a equipe, permitindo que você utilize equipes para definir executores e crie grupos de maneira mais simples e eficaz. Essa atualização simplificará e ampliará as opções de design do seu workflow.
Essa mudança oferece uma abordagem mais versátil para a atribuição de tarefas, pois agora você pode configurar equipes com base nas necessidades do seu processo. Além disso, na equipe, é possível utilizar outras subdivisões, como áreas, funções e equipes adicionais, proporcionando um nível ainda maior de flexibilidade e adaptabilidade.
Com a migração de papéis funcionais para equipes, você pode aproveitar a estrutura de equipe existente para otimizar a alocação de recursos e simplificar a gestão de tarefas. Isso resulta em processos mais ágeis, eficientes e adequados às complexidades da sua organização.
O sistema realiza essa migração de forma automática, criando equipes correspondentes a cada papel funcional.
No entanto, é importante ressaltar que, caso já exista uma equipe com o mesmo identificador do papel a ser migrado, o sistema acrescentará um sufixo de asterisco (*) para garantir identificadores únicos.
Visão clara e estratégica: Gráficos de acompanhamento de processo
Essa atualização ampliará suas capacidades de análise e acompanhamento de workflows. Sabemos que a gestão eficaz de processos é fundamental para o sucesso de qualquer organização, e é por isso que introduzimos gráficos de acompanhamento de processo.
A criação de gráficos é uma prática essencial para empresas que buscam otimizar suas atividades e aumentar sua eficiência. Quando se trata de workflows, essa prática se torna ainda mais crucial, considerando a complexidade desses processos e as várias etapas envolvidas.
Com esses novos gráficos, você terá uma visão clara do estado de seus workflows, incluindo informações sobre workflow em andamento e encerrado, situação atual, número de instâncias por período e muito mais.
Esses gráficos fornecem uma representação visual dos dados, permitindo que você identifique facilmente gargalos, falhas e oportunidades de melhoria em seus processos.
Essa visão estratégica permitirá a identificação de padrões, tendências e pontos críticos em seus workflows, tornando a gestão mais eficiente. Os colaboradores também se beneficiarão com um acesso fácil às informações, podendo acompanhar o progresso do workflow e identificar problemas ou desvios rapidamente.
Esses novos gráficos estão disponíveis no objeto de workflow nos portais e incluem informações sobre:
- Gatilhos do SLA: Gráfico que apresenta os workflows por gatilho de SLA
- Nível de SLA: Gráfico que apresenta os workflows por nível de SLA.
- Prioridade: Gráfico que apresenta os workflows por prioridade.
- Processos: Gráfico que apresenta os workflows iniciados por modelo de processo.
- Situação: Gráfico que apresenta os workflows por situação, divididos em encerrados, em andamento, cancelados e suspensos.
- Situação dos workflows em andamento: Gráfico que apresenta os workflows que estão em andamento, através de sua situação.
- Situação dos workflows encerrados: Gráfico que apresenta os workflows encerrados, através de sua situação.
- Tipo de workflow: Gráfico que apresenta os workflows iniciados por tipo de workflow.
- Workflows encerrados: Gráfico que apresenta a quantidade de workflows encerrados por situação: em dia ou em atraso
- Workflows encerrados por mês: Gráfico que apresenta a quantidade de workflows encerrados por mês.
- Workflows iniciados por mês: Gráfico que apresenta a quantidade de workflows iniciados por mês.
- Inicialização de workflow: Gráfico que apresenta a quantidade de workflows por iniciador.
Essa atualização oferece uma visão mais completa e estratégica de seus processos, ajudando você a tomar decisões informadas e aprimorar a gestão de workflows de forma eficaz. Experimente esses gráficos de acompanhamento agora e leve sua análise de processos a um novo nível.
Maior visibilidade e comunicação: Notificação por e-mail com comentários no Workflow
Agora, quando você for mencionado em um comentário no histórico do workflow, receberá uma notificação por e-mail automaticamente.
Sabemos o quão essencial é manter uma comunicação eficaz durante a execução de processos, e essa atualização proporciona uma maneira mais ágil e direta de manter todos os envolvidos informados e atualizados.
Quando alguém mencionar o seu nome em um comentário, você será notificado por e-mail imediatamente, permitindo que você esteja ciente das discussões, solicitações ou atualizações relevantes em tempo real.
Isso agiliza a colaboração, melhora a visibilidade das atividades e garante que nada importante seja perdido durante o processo.
Essa funcionalidade aprimorada facilita a comunicação entre os membros da equipe e os colaboradores envolvidos em workflows, tornando a colaboração mais eficiente e produtiva.
Experimente essa melhoria agora e desfrute de uma comunicação mais transparente e oportuna no seu workflow.
Estamos comprometidos em fornecer ferramentas avançadas para melhorar a eficiência e eficácia das suas operações.
Consulte as últimas melhorias realizadas neste componente: