Asociar recurso
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Prerrequisitos
- Acceso al menú SoftExpert Control de Actividades > Gestión > Planificación de actividad (TC008).
- Acceso al menú SoftExpert Control de Actividades > Gestión > Seguimiento de actividad (TC009).
- Acceso al menú SoftExpert Mantenimiento > Registro > Actividad modelo (MA049).
- Acceso al menú SoftExpert Mantenimiento > Gestión > Definición de plan de actividades (MA006).
- Acceso al menú SoftExpert Mantenimiento > Gestión > Programación de actividades > Actividades de plan (MA025).
- Acceso al menú SoftExpert Mantenimiento > Gestión > Programación de actividades > Mantenimiento programado (MA026).
- Acceso al menú SoftExpert Proceso > Registro > Proceso (PM022).
- Acceso al menú SoftExpert Proyecto > Gestión > Planificación de proyecto (PR011).
- Acceso al menú SoftExpert Proyecto > Gestión > Seguimiento de proyecto (PR013).
- Recurso previamente registrado.
Introducción
Con los recursos configurados correctamente, es posible asociarlos con los registros del sistema, para que sean utilizados en la ejecución de las actividades.
La forma de asociación difiere entre los componentes en los que se utiliza el recurso. Vea cómo realizar la asociación:
Asociar recursos en SoftExpert Control de Actividades
En el componente Control de Actividades, es posible asignar los recursos a las actividades aisladas.
Asignar un recurso en la actividad
1. Acceda al menú Gestión > Planificación de actividad (TC008) o Gestión > Seguimiento de actividad (TC009).
2. Seleccione la actividad aislada y haga clic en el botón 
.
3. Acceda a la pestaña Asignación y seleccione la opción Recurso.
4. En la barra de herramientas lateral, haga clic en el botón 
.
5. En la pantalla que se abrirá, informe el recurso que será utilizado por la actividad. El sistema llena el campo con el responsable de la actividad; para editarlo, utilice uno de los botones presentes al lado del campo:
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Haga clic en este botón para seleccionar el recurso que desea asignar a la actividad. |
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Haga clic en este botón para asignar un recurso a la actividad, considerando la cantidad de horas disponibles que tiene en un período determinado. En la pantalla que se abrirá, antes de seleccionar el recurso deseado, utilice los filtros de búsqueda para definir la cantidad de horas disponibles necesarias. |
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Haga clic en este botón para ver la disponibilidad de los recursos a través del calendario. Seleccione el recurso que desea asociar a la actividad. |
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Haga clic en este botón para incluir recursos del tipo activo o genéricos y asignarlos a la actividad. |
6. Defina cómo será la asignación del recurso:
| Horas | Ingrese la cantidad total de horas en las que el usuario será asignado a la actividad. Estas horas serán distribuidas conforme la duración de la actividad y considerando las horas por día configuradas en el calendario (SoftExpert Administración). Por ejemplo: si la actividad dura 3 días y se informan 24 horas, el sistema asignará el recurso 8H por día (si las horas por día configuradas en el calendario aplicado al recurso son 8H por día). |
| % | Informe, en porcentaje, el tiempo en que el usuario permanecerá asignado a la actividad. Por ejemplo: al informar el valor de 50%, el sistema asignará el recurso 4H por día en la actividad (si las horas por día configuradas en el calendario aplicado al recurso son de 8 h por día). Siguiendo el mismo ejemplo, si es informado el 100%, el recurso será asignado 8h por día en la actividad. |
| El día entero | Esta opción solo será mostrada si el recurso previamente seleccionado es un activo. En este caso, el recurso será asignado por las horas equivalentes a un día, mientras que dure la actividad. Por ejemplo: si las horas configuradas por día en el calendario aplicado al recurso son 8h por día y la actividad tiene una duración de 3 días, el sistema asignará el activo 8h por día. |
7. Haga clic en el botón 
.
• Al realizar la asignación de un recurso del tipo activo, será creada una reserva para este recurso en SoftExpert Activo. Cuando la actividad sea ejecutada, será creado un registro de salida para utilizarlo en SoftExpert Activo.
• Utilice el botón 
para visualizar el calendario del recurso que está siendo asignado.
• Utilice el botón 
para visualizar el gráfico de utilización del recurso que está siendo asignado.
Asignar un recurso a través del calendario
1. Acceda al menú Gestión > Planificación de actividad (TC008) o Gestión > Seguimiento de actividad (TC009).
2. Seleccione la actividad aislada y haga clic en el botón .
3. Acceda a la pestaña Asignación y seleccione la opción Recurso.
4. En la barra de herramientas lateral, haga clic en el botón 
.
5. En la pantalla del calendario, ingrese el recurso que será utilizado por la actividad. El sistema llena el campo con el responsable de la actividad; para editarlo, utilice uno de los botones presentes al lado del campo:
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Haga clic en este botón para seleccionar el recurso que desea asignar a la actividad. |
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Haga clic en este botón para asignar un recurso a la actividad, considerando la cantidad de horas disponibles que tiene en un período determinado. En la pantalla que se abrirá, antes de seleccionar el recurso deseado, utilice los filtros de búsqueda para definir la cantidad de horas disponibles necesarias. |
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Haga clic en este botón para ver la disponibilidad de los recursos a través del calendario. Seleccione el recurso que desea asociar a la actividad. |
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Haga clic en este botón para incluir recursos del tipo activo o genéricos y asignarlos a la actividad. |
6. En el campo Total horas, informe la cantidad total de horas en la que desea asignar el recurso para la actividad y haga clic en el botón 
. Tenga en cuenta que, en el calendario presentado en esta pantalla, serán mostradas las horas informadas distribuidas en los días de duración de la actividad. Utilice los demás botones localizados al lado del campo para visualizar el histograma y el calendario del recurso.
• La opción Día entero será mostrada si el recurso seleccionado es un activo. Márquela para que el recurso sea asignado por las horas equivalentes a un día, mientras que dure la actividad.
• En la sección Calendario, son mostrados los días en los que el recurso seleccionado está asignado. Seleccione en el campo localizado al lado de esta sección, un mes y año, para visualizar en el calendario los días en que ha sido asignado el recurso.
También es posible navegar por el calendario a través de las flechas localizadas al lado de los campos de mes y año. Según corresponda, utilice también los campos de la sección Período para configurar la asignación del recurso en un intervalo específico del período al que ya está asignado.
Para hacerlo, defina el día de fin del intervalo (esta operación puede ser realizada haciendo clic en un día específico del calendario) y, enseguida, informe las horas en las que desea asignar el recurso. Utilice el campo Horas posibles para identificar la cantidad de horas disponibles para la asignación del recurso.
• Los campos Total asignado y Disponible serán llenados con la respectiva información de la cantidad de horas asignadas y disponibles del recurso.
• En la pestaña Actividad/Evento, son mostradas las actividades de proyecto, actividades aisladas y eventos monitoreados en los que está asignado el recurso, en el período presentado en el calendario. Utilice los botones ubicados en la barra de herramientas lateral para visualizar los datos del objeto seleccionado en la lista de registros.
• En la pestaña Reunión, son presentados los datos de todas las reuniones programadas o registradas, relacionadas con el recurso y la actividad. Consulte la documentación de SoftExpert Reunión para obtener más información sobre la programación y el registro de reuniones.
Asociar recursos en SoftExpert Mantenimiento
En SoftExpert Mantenimiento, es posible asociar todos los recursos necesarios para la ejecución de las actividades.
Los recursos pueden ser asociados como técnicos de los centros de servicio relacionados con las actividades:
Asignar técnicos en la actividad modelo y en los planes
1. Acceda al menú Registro > Actividad modelo (MA049) o Gestión > Definición de plan de actividades (MA006).
2. Seleccione la actividad modelo o el plan y haga clic en el botón .
3. Acceda a la pestaña Recursos y seleccione la opción Técnico.
4. En el campo Centro de servicio, haga clic en el botón 
de la barra lateral.
5. Seleccione el técnico responsable de la actividad. Si hay algún Centro de servicio seleccionado en el respectivo campo, únicamente los técnicos asociados serán mostrados como recurso del centro de servicio seleccionado. De lo contrario, serán presentados los técnicos asociados como recursos en al menos un centro de servicio.
6. Seleccione el centro de servicio responsable de la actividad. Si hay algún Técnico seleccionado en el respectivo campo, únicamente serán mostrados los centros de servicio en los que el técnico fue asociado como recurso.
7. En el campo Tiempo prog., informe el tiempo programado para que el técnico ejecute la actividad.
8. Haga clic en el botón Guardar.
• Utilice el botón , del campo Centro de servicio, para registrar un centro de servicio y asociarlo al campo.
• El campo Función será llenado automáticamente por el sistema con la función del técnico seleccionado en el campo Previsión de recursos > Función.
Asignar técnicos durante la programación de actividades de plan
1. Acceda al menú Gestión > Programación de actividades > Actividades de plan (MA025).
2. Seleccione el plan en el segundo cuadrante del menú.
3. Seleccione la actividad programada en el tercer cuadrante y haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral.
4. Acceda a la pestaña Recursos y seleccione la opción Técnico.
5. En el campo Centro de servicio, haga clic en el botón de la barra lateral.
6. Seleccione el técnico responsable de la actividad. Si hay algún Centro de servicio seleccionado en el respectivo campo, únicamente los técnicos asociados serán mostrados como recurso del centro de servicio seleccionado. De lo contrario, serán presentados los técnicos asociados como recursos en al menos un centro de servicio.
7. Seleccione el centro de servicio responsable de la actividad. Si hay algún Técnico seleccionado en el respectivo campo, únicamente serán mostrados los centros de servicio en los que el técnico fue asociado como recurso.
8. En el campo Tipo de asignación, defina como se realizará la asignación de horas:
| Manual | Si se selecciona esta opción, será necesario definir la cantidad de horas en las que el técnico trabajará en la actividad por día. Una vez seleccionada esta opción, el calendario presentado justo debajo del campo Tipo de asociación quedará habilitado para llenar las horas que deben ser ejecutadas por el técnico. En el campo Prog., solo será posible informar las horas para los días que pertenecen al período planificado de la actividad, definido en los datos generales de la actividad. |
| Dividir las horas por el período de la actividad | Si se selecciona esta opción, será necesario informar la cantidad total de horas que el técnico utilizará para ejecutar la actividad en el campo Tiempo prog.. En este momento, en el calendario mostrado debajo del campo Tipo de asociación, las horas serán divididas entre los días que abarcan el período planificado de la actividad, definido en los datos generales de la actividad. |
9. Haga clic en el botón .
• Utilice el botón , del campo Centro de servicio, para registrar un centro de servicio y asociarlo al campo.
• El campo Función será llenado automáticamente por el sistema con la función del técnico seleccionado en el campo Previsión de recursos > Función.
• Si la asignación es del tipo Manual, el campo Tiempo prog. será llenado automáticamente con el total de horas obtenido por la suma de las horas informadas en el calendario.
• El campo Costo planificado será llenado automáticamente por el sistema con el costo del técnico. Este valor se obtiene multiplicando el valor de la hora del técnico con la cantidad de horas asignadas para el técnico.
• El campo Calendario del técnico será llenado automáticamente por el sistema con el calendario configurado para el técnico.
Asignar técnicos durante la creación del mantenimiento programado
1. Acceda al menú Gestión > Programación de actividades > Mantenimiento programado (MA026).
2. Seleccione el mantenimiento programado y haga clic en el botón .
3. Acceda a la pestaña Recursos y seleccione la opción Técnico.
4. En el campo Centro de servicio, haga clic en el botón de la barra lateral.
5. Seleccione el técnico responsable del mantenimiento programado. Si hay algún Centro de servicio seleccionado en el respectivo campo, únicamente los técnicos asociados serán mostrados como recurso del centro de servicio seleccionado. De lo contrario, serán presentados los técnicos asociados como recursos en al menos un centro de servicio.
6. Seleccione el centro de servicio responsable del mantenimiento programado. Si hay algún Técnico seleccionado en el respectivo campo, únicamente serán mostrados los centros de servicio en los que el técnico fue asociado como recurso.
7. En el campo Tipo de asignación, defina como se realizará la asignación de horas:
| Manual | Si se selecciona esta opción, será necesario definir la cantidad de horas que el técnico trabajará en el mantenimiento programado por día. Una vez seleccionada esta opción, el calendario presentado justo debajo del campo Tipo de asociación quedará habilitado para llenar las horas que deben ser ejecutadas por el técnico. En el campo Prog., solo será posible informar las horas para los días que pertenecen al período planificado de la actividad, definido en los datos generales del mantenimiento programado. |
| Dividir las horas por el período de la actividad | Si se selecciona esta opción, será necesario informar la cantidad total de horas que el técnico utilizará para ejecutar el mantenimiento programado en el campo Tiempo prog.. En este momento, en el calendario mostrado debajo del campo Tipo de asociación, las horas serán divididas entre los días que abarcan el período planificado de la actividad, definido en los datos generales del mantenimiento programado. |
8. Haga clic en el botón .
• Utilice el botón , del campo Centro de servicio, para registrar un centro de servicio y asociarlo al campo.
• El campo Función será llenado automáticamente por el sistema con la función del técnico seleccionado en el campo anterior.
• Si la asignación es del tipo Manual, el campo Tiempo prog. será llenado automáticamente con el total de horas obtenido por la suma de las horas informadas en el calendario.
• El campo Costo planificado será llenado automáticamente por el sistema con el costo del técnico. Este valor se obtiene multiplicando el valor de la hora del técnico con la cantidad de horas asignadas para el técnico.
• El campo Calendario del técnico será llenado automáticamente por el sistema con el calendario configurado para el técnico.
Asociar recursos en SoftExpert Proceso
En SoftExpert Proceso, es posible informar los recursos utilizados por los procesos y por sus actividades.
Asociar recursos del proceso
1. Acceda al menú Registro > Proceso (PM022).
2. Seleccione el proceso en el que desea informar los recursos, haga clic en la flecha al lado del botón y seleccione la opción Datos del proceso.
3. En la sección Navegación, seleccione la pestaña Recurso.
4. Marque una de las siguientes opciones:
| Proceso corriente | Marque este campo para visualizar y/o asociar los recursos del proceso. |
| Actividades del proceso | Marque esta opción para visualizar los recursos asociados a las actividades del proceso. |
| Todos los niveles inferiores | Marque este campo para visualizar los recursos de todos los niveles del proceso (subprocesos y sus respectivas actividades, además de las actividades del proceso). |
Al marcar Proceso corriente, la opción de inclusión quedará habilitada.
5. Haga clic en el botón para abrir la pantalla Datos del recurso.
6. En el campo Recurso, haga clic en el botón 
para buscar y seleccionar el recurso que se utilizará en el proceso.
7. Especifique la cantidad de recurso que se utilizará.
8. Haga clic en el botón .
Asociar recursos a las actividades del proceso
1. En el diagrama de flujo del proceso, seleccione la actividad en la que desea asignar los recursos y haga clic en la opción Datos.
2. En el lateral izquierdo de la ventana Datos de la actividad, seleccione la pestaña Recurso.
3. Haga clic en el botón para abrir la pantalla Datos del recurso.
4. En el campo Recurso, haga clic en el botón para buscar y seleccionar el recurso que se utilizará en la actividad.
5. Especifique la cantidad de recurso que se utilizará.
6. Haga clic en el botón .
Asociar recursos en SoftExpert Proyecto
En SoftExpert Proyecto, es posible informar los recursos utilizados en las actividades de los proyectos.
Asignar recursos para las actividades
1. Acceda al menú Gestión > Planificación de proyecto (PR011) o Gestión > Seguimiento de proyecto (PR013).
2. Seleccione el proyecto en el que desea asignar los recursos y haga clic en el botón 
.
3. En el Cronograma del proyecto, seleccione la pestaña Recurso.
4. Seleccione la actividad en la que el recurso será asignado y haga clic en la opción Insertar.
5. En la pantalla que se abrirá, informe el recurso que será utilizado por la actividad. El sistema llena el campo con el responsable de la actividad; para editarlo, utilice uno de los botones presentes al lado del campo:
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Haga clic en este botón para seleccionar el recurso que desea asignar a la actividad. |
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Haga clic en este botón para asignar un recurso a la actividad, considerando la cantidad de horas disponibles que tiene en un período determinado. En la pantalla que se abrirá, antes de seleccionar el recurso deseado, utilice los filtros de búsqueda para definir la cantidad de horas disponibles necesarias. |
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Haga clic en este botón para ver la disponibilidad de los recursos a través del calendario. Seleccione el recurso que desea asociar a la actividad. |
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Haga clic en este botón para incluir recursos del tipo activo o genéricos y asignarlos a la actividad. |
6. Defina cómo será la asignación del recurso:
| Horas | Ingrese la cantidad total de horas en las que el usuario será asignado a la actividad. Estas horas serán distribuidas conforme la duración de la actividad y considerando las horas por día configuradas en el calendario (SoftExpert Administración). Por ejemplo: si la actividad dura 3 días y se informan 24 horas, el sistema asignará el recurso 8h por día (si las horas por día configuradas en el calendario aplicado al recurso son 8h por día). |
| % | Informe, en porcentaje, el tiempo en que el usuario permanecerá asignado a la actividad. Por ejemplo: al informar el valor de 50%, el sistema asignará el recurso 4H por día en la actividad (si las horas por día configuradas en el calendario aplicado al recurso son de 8 h por día). Siguiendo el mismo ejemplo, si es informado el 100%, el recurso será asignado 8h por día en la actividad. |
| El día entero | Esta opción solo será mostrada si el recurso es un activo. En este caso, el recurso será asignado por las horas equivalentes a un día, mientras que dure la actividad. Por ejemplo: si las horas configuradas por día en el calendario aplicado al recurso son 8h por día y la actividad tiene una duración de 3 días, el sistema asignará el activo 8h por día. |
7. Haga clic en el botón .
• Al realizar la asignación de un recurso del tipo activo, será creada una reserva para este recurso en SoftExpert Activo. Cuando la actividad sea ejecutada, será creado un registro de salida para utilizarlo en SoftExpert Activo.
• Utilice el botón para visualizar el calendario del recurso que está siendo asignado.
• Utilice el botón para visualizar el gráfico de utilización del recurso que está siendo asignado.
Para obtener más información sobre la edición de las actividades aisladas de SoftExpert Control de Actividades, de las actividades y de los planes de SoftExpert Mantenimiento, de las actividades y de los procesos de SoftExpert Proceso y de las actividades de proyecto de SoftExpert Proyecto, consulte la documentación de los respectivos componentes.
Conclusión
Una vez realizada la asociación, los recursos podrán ser utilizados en la ejecución de las actividades del sistema.