Associar recurso
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu SoftExpert Controle de Atividades > Gestão > Planejamento de atividade (TC008).
- Acesso ao menu SoftExpert Controle de Atividades > Gestão > Acompanhamento de atividade (TC009).
- Acesso ao menu SoftExpert Manutenção > Cadastro > Atividade modelo (MA049).
- Acesso ao menu SoftExpert Manutenção > Gestão > Definição de planos de atividades (MA006).
- Acesso ao menu SoftExpert Manutenção > Gestão > Programação de atividades > Atividades de plano (MA025).
- Acesso ao menu SoftExpert Manutenção > Gestão > Programação de atividades > Manutenção programada (MA026).
- Acesso ao menu SoftExpert Processo > Cadastro > Processo (PM022).
- Acesso ao menu SoftExpert Projeto > Gestão > Planejamento de projeto (PR011).
- Acesso ao menu SoftExpert Projeto > Gestão > Acompanhamento de projeto (PR013).
- Recurso previamente cadastrado.
Apresentação
Com os recursos corretamente configurados, é possível associá-los aos registros do sistema, para serem utilizados na execução das atividades.
A forma de associação difere entre os componentes em que o recurso é utilizado. Confira como realizar a associação:
Associar recursos no SoftExpert Controle de Atividades
No componente Controle de Atividades, é possível alocar os recursos às atividades isoladas.
Alocar um recurso na atividade
1. Acesse o menu Gestão > Planejamento de atividade (TC008) ou Gestão > Acompanhamento de atividade (TC009).
2. Selecione a atividade isolada e clique no botão 
.
3. Acesse a aba Alocação e selecione a opção Recurso.
4. Na barra de ferramentas lateral, clique no botão 
.
5. Na tela que será aberta, informe qual recurso será utilizado pela atividade. O campo é preenchido pelo sistema com o responsável pela atividade; para editá-lo, utilize um dos botões presentes ao lado do campo:
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Clique neste botão para selecionar o recurso que deseja alocar à atividade. |
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Clique neste botão para alocar um recurso à atividade, levando em consideração a quantidade de horas disponíveis que ele tem em um determinado período. Na tela que será aberta, antes de selecionar o recurso desejado, utilize os filtros de pesquisa para definir a quantidade de horas disponíveis necessárias. |
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Clique neste botão para visualizar a disponibilidade dos recursos via calendário. Selecione o recurso que deseja associar à atividade. |
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Clique neste botão para incluir recursos do tipo ativo ou genérico e alocá-los à atividade. |
6. Defina como será a alocação do recurso:
| Horas | Informe a quantidade total de horas que o usuário permanecerá alocado à atividade. Estas horas serão distribuídas conforme a duração da atividade e levando em considerações as horas por dia configuradas no calendário (SoftExpert Administração). Por exemplo: se a atividade tem duração de 3 dias e forem informadas 24h, o sistema irá alocar o recurso 8h por dia (se as horas por dia configuradas no calendário aplicado ao recurso forem de 8h por dia). |
| % | Informe, em porcentagem, o tempo que o usuário permanecerá alocado na atividade. Por exemplo: ao informar o valor 50%, o sistema irá alocar o recurso 4h por dia na atividade (se as horas por dia configuradas no calendário aplicado ao recurso forem de 8h por dia). Seguindo o mesmo exemplo, se for informado 100%, o recurso será alocado 8h por dia na atividade. |
| O dia inteiro | Esta opção somente será apresentada se o recurso previamente selecionado for um ativo. Neste caso, o recurso será alocado pelas horas equivalentes a um dia, enquanto durar a atividade. Por exemplo: se as horas por dia configuradas no calendário aplicado ao recurso forem de 8h por dia e a atividade tiver uma duração de 3 dias, o sistema irá alocar o ativo 8h por dia. |
7. Clique no botão 
.
• Ao realizar a alocação de um recurso do tipo ativo, será criada uma reserva para este recurso no SoftExpert Ativo. Quando a atividade for executada, será criado um registro de saída para utilização no SoftExpert Ativo.
• Utilize o botão 
para visualizar o calendário do recurso que está sendo alocado.
• Utilize o botão 
para visualizar o gráfico de utilização do recurso que está sendo alocado.
Alocar um recurso via calendário
1. Acesse o menu Gestão > Planejamento de atividade (TC008) ou Gestão > Acompanhamento de atividade (TC009).
2. Selecione a atividade isolada e clique no botão .
3. Acesse a aba Alocação e selecione a opção Recurso.
4. Na barra de ferramentas lateral, clique no botão 
.
5. Na tela do calendário, informe qual recurso será utilizado pela atividade. O campo é preenchido pelo sistema com o responsável pela atividade; para editá-lo, utilize um dos botões presentes ao lado do campo:
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Clique neste botão para selecionar o recurso que deseja alocar à atividade. |
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Clique neste botão para alocar um recurso à atividade, levando em consideração a quantidade de horas disponíveis que ele tem em um determinado período. Na tela que será aberta, antes de selecionar o recurso desejado, utilize os filtros de pesquisa para definir a quantidade de horas disponíveis necessárias. |
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Clique neste botão para visualizar a disponibilidade dos recursos via calendário. Selecione o recurso que deseja associar à atividade. |
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Clique neste botão para incluir recursos do tipo ativo ou genérico e alocá-los à atividade. |
6. No campo Total horas, informe a quantidade total de horas em que deseja alocar o recurso para a atividade e clique o botão 
. Note que, no calendário apresentado nesta tela, serão exibidas as horas informadas distribuídas nos dias de duração da atividade. Utilize os demais botões presentes ao lado do campo para visualizar o histograma e o calendário do recurso.
• A opção Dia inteiro será apresentada se o recurso selecionado for um ativo. Marque-a para que o recurso seja alocado pelas horas equivalentes a um dia, enquanto durar a atividade.
• Na seção Calendário, são apresentados os dias em que o recurso selecionado está alocado. Selecione no campo presente ao lado desta seção, um mês e ano, para visualizar no calendário os dias em que o recurso está alocado.
Também é possível navegar pelo calendário por meio das setas localizadas ao lado dos campos de mês e ano. Conforme necessário, utilize também os campos da seção Período para configurar a alocação do recurso em um intervalo específico do período ao qual ele já está alocado.
Para isso, defina o dia de fim do intervalo (esta operação pode ser realizada clicando em um dia específico do calendário) e, em seguida, informe as horas as quais deseja alocar o recurso. Utilize o campo Horas possíveis para identificar quantas horas o recurso tem disponível para alocação.
• Os campos Total alocado e Disponível serão preenchidos com as respectivas informações referentes à quantidade de horas alocadas e disponíveis do recurso.
• Na aba Atividade/Evento, são apresentadas as atividades de projeto, atividades isoladas e eventos monitorados em que o recurso está alocado, no período apresentado no calendário. Utilize os botões localizados na barra de ferramentas lateral para visualizar os dados do objeto selecionado na lista de registros.
• Na aba Reunião, são apresentados os dados de todas as reuniões agendadas ou registradas, relacionadas ao recurso e à atividade. Consulte a documentação do SoftExpert Reunião para obter mais informações sobre agendamento e registro de reuniões.
Associar recursos no SoftExpert Manutenção
No SoftExpert Manutenção, é possível associar todos os recursos necessários para a execução das atividades.
Os recursos podem ser associados como técnicos dos centros de serviço relacionados às atividades:
Alocar técnicos na atividade modelo e nos planos
1. Acesse o menu Cadastro > Atividade modelo (MA049) ou Gestão > Definição de planos de atividades (MA006).
2. Selecione a atividade modelo ou o plano e clique no botão .
3. Acesse a aba Recursos e selecione a opção Técnico.
4. No campo Centro de serviço, clique no botão 
da barra lateral.
5. Selecione o técnico responsável pela atividade. Se houver algum Centro de serviço selecionado no respectivo campo, somente serão apresentados os técnicos associados como recurso do centro de serviço selecionado. Caso contrário, serão apresentados os técnicos associados como recursos em ao menos um centro de serviço.
6. Selecione o centro de serviço responsável pela atividade. Se houver algum Técnico selecionado no respectivo campo, somente serão apresentados os centros de serviço em que o técnico foi associado como recurso.
7. No campo Tempo prog., informe o tempo programado para o técnico executar a atividade.
8. Clique no botão Salvar.
• Utilize o botão , do campo Centro de serviço, para cadastrar um centro de serviço e associá-lo ao campo.
• O campo Função será preenchido automaticamente pelo sistema com a função do técnico selecionado no campo Previsão de recursos > Função.
Alocar técnicos durante a programação de atividades de plano
1. Acesse o menu Gestão > Programação de atividades > Atividades de plano (MA025).
2. Selecione o plano no segundo quadrante do menu.
3. Selecione a atividade programada no terceiro quadrante e clique no botão da barra de ferramentas lateral.
4. Acesse a aba Recursos e selecione a opção Técnico.
5. No campo Centro de serviço, clique no botão da barra lateral.
6. Selecione o técnico responsável pela atividade. Se houver algum Centro de serviço selecionado no respectivo campo, somente serão apresentados os técnicos associados como recurso do centro de serviço selecionado. Caso contrário, serão apresentados os técnicos associados como recursos em ao menos um centro de serviço.
7. Selecione o centro de serviço responsável pela atividade. Se houver algum Técnico selecionado no respectivo campo, somente serão apresentados os centros de serviço em que o técnico foi associado como recurso.
8. No campo Tipo de alocação, defina como será realizada a alocação das horas:
| Manual | Se esta opção for selecionada, será necessário definir a quantidade de horas que o técnico irá trabalhar na atividade por dia. Assim que esta opção for selecionada, o calendário apresentado logo abaixo do campo Tipo de associação ficará habilitado para preenchimento das horas a serem executadas pelo técnico. No campo Prog., somente será possível informar as horas para os dias que pertencem ao período planejado da atividade, definido nos dados gerais da atividade. |
| Dividir as horas pelo período da atividade | Se esta opção for selecionada, será necessário informar a quantidade total de horas que o técnico deverá utilizar para executar a atividade no campo Tempo prog.. Neste momento, no calendário apresentado abaixo do campo Tipo de associação, as horas serão divididas entre os dias que abrangem o período planejado da atividade, definido nos dados gerais da atividade. |
9. Clique no botão .
• Utilize o botão , do campo Centro de serviço, para cadastrar um centro de serviço e associá-lo ao campo.
• O campo Função será preenchido automaticamente pelo sistema com a função do técnico selecionado no campo Previsão de recursos > Função.
• Se a alocação for do tipo Manual, o campo Tempo prog. será preenchido automaticamente com o total de horas obtido pela soma das horas informadas no calendário.
• O campo Custo planejado será automaticamente preenchido pelo sistema com o custo do técnico. Este valor é obtido através da multiplicação do valor da hora com a quantidade de horas alocadas para o técnico.
• O campo Calendário do técnico é preenchido automaticamente pelo sistema com o calendário configurado para o técnico.
Alocar técnicos durante a criação da manutenção programada
1. Acesse o menu Gestão > Programação de atividades > Manutenção programada (MA026).
2. Selecione a manutenção programada e clique no botão .
3. Acesse a aba Recursos e selecione a opção Técnico.
4. No campo Centro de serviço, clique no botão da barra lateral.
5. Selecione o técnico responsável pela manutenção programada. Se houver algum Centro de serviço selecionado no respectivo campo, somente serão apresentados os técnicos associados como recurso do centro de serviço selecionado. Caso contrário, serão apresentados os técnicos associados como recursos em ao menos um centro de serviço.
6. Selecione o centro de serviço responsável pela manutenção programada. Se houver algum Técnico selecionado no respectivo campo, somente serão apresentados os centros de serviço em que o técnico foi associado como recurso.
7. No campo Tipo de alocação, defina como será realizada a alocação das horas:
| Manual | Se esta opção for selecionada, será necessário definir a quantidade de horas que o técnico irá trabalhar na manutenção programada por dia. Assim que esta opção for selecionada, o calendário apresentado logo abaixo do campo Tipo de associação ficará habilitado para preenchimento das horas a serem executadas pelo técnico. No campo Prog., somente será possível informar as horas para os dias que pertencem ao período planejado da atividade, definido nos dados gerais da manutenção programada. |
| Dividir as horas pelo período da atividade | Se esta opção for selecionada, será necessário informar a quantidade total de horas que o técnico deverá utilizar para executar a manutenção programada no campo Tempo prog.. Neste momento, no calendário apresentado abaixo do campo Tipo de associação, as horas serão divididas entre os dias que abrangem o período planejado da atividade, definido nos dados gerais da manutenção programada. |
8. Clique no botão .
• Utilize o botão , do campo Centro de serviço, para cadastrar um centro de serviço e associá-lo ao campo.
• O campo Função será preenchido automaticamente pelo sistema com a função do técnico selecionado no campo anterior.
• Se a alocação for do tipo Manual, o campo Tempo prog. será preenchido automaticamente com o total de horas obtido pela soma das horas informadas no calendário.
• O campo Custo planejado será automaticamente preenchido pelo sistema com o custo do técnico. Este valor é obtido através da multiplicação do valor da hora com a quantidade de horas alocadas para o técnico.
• O campo Calendário do técnico é preenchido automaticamente pelo sistema com o calendário configurado para o técnico.
Associar recursos no SoftExpert Processo
No SoftExpert Processo, é possível informar os recursos utilizados pelos processos e por suas atividades.
Associar recursos do processo
1. Acesse o menu Cadastro > Processo (PM022).
2. Selecione o processo no qual deseja informar os recursos, clique na seta ao lado do botão e selecione a opção Dados do processo.
3. Na seção Navegação, selecione a aba Recurso.
4. Marque uma das seguintes opções:
| Processo corrente | Marque este campo para visualizar e/ou associar os recursos do processo. |
| Atividades do processo | Marque esta opção para visualizar os recursos associados às atividades do processo. |
| Todos os subníveis | Marque este campo para visualizar os recursos de todos os níveis do processo (subprocessos e suas respectivas atividades, além das atividades do processo). |
Ao marcar Processo corrente, a opção de inclusão é habilitada.
5. Clique no botão para abrir a tela Dados do recurso.
6. No campo Recurso, clique no botão 
para buscar e selecionar o recurso que será utilizado no processo.
7. Informe a quantidade de recurso que será utilizada.
8. Clique no botão .
Associar recursos às atividades do processo
1. No fluxograma do processo, selecione a atividade na qual deseja alocar os recursos e clique na opção Dados.
2. Na lateral esquerda da janela Dados da atividade, selecione a aba Recurso.
3. Clique no botão para abrir a tela Dados do recurso.
4. No campo Recurso, clique no botão para buscar e selecionar o recurso que será utilizado na atividade.
5. Informe a quantidade de recurso que será utilizada.
6. Clique no botão .
Associar recursos no SoftExpert Projeto
No SoftExpert Projeto, é possível informar os recursos utilizados nas atividades dos projetos.
Alocar recursos para as atividades
1. Acesse o menu Gestão > Planejamento de projeto (PR011) ou Gestão > Acompanhamento de projeto (PR013).
2. Selecione o projeto no qual deseja alocar os recursos e clique no botão 
.
3. No Cronograma do projeto, selecione a aba Recurso.
4. Selecione a atividade na qual o recurso será alocado e clique na opção Inserir.
5. Na tela que será aberta, informe qual recurso será utilizado pela atividade. O campo é preenchido pelo sistema com o responsável pela atividade; para editá-lo, utilize um dos botões presentes ao lado do campo:
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Clique neste botão para selecionar o recurso que deseja alocar à atividade. |
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Clique neste botão para alocar um recurso à atividade, levando em consideração a quantidade de horas disponíveis que ele tem em um determinado período. Na tela que será aberta, antes de selecionar o recurso desejado, utilize os filtros de pesquisa para definir a quantidade de horas disponíveis necessárias. |
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Clique neste botão para visualizar a disponibilidade dos recursos via calendário. Selecione o recurso que deseja associar à atividade. |
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Clique neste botão para incluir recursos do tipo ativo ou genérico e alocá-los à atividade. |
6. Defina como será a alocação do recurso:
| Horas | Informe a quantidade total de horas que o usuário permanecerá alocado à atividade. Estas horas serão distribuídas conforme a duração da atividade e levando em consideração as horas por dia configuradas no calendário (SoftExpert Administração). Por exemplo: se a atividade tem uma duração de 3 dias e forem informadas 24h, o sistema irá alocar o recurso 8h por dia (se as horas por dia configuradas no calendário aplicado ao recurso forem de 8h por dia). |
| % | Informe, em porcentagem, o tempo que o usuário permanecerá alocado na atividade. Por exemplo: ao informar o valor 50%, o sistema irá alocar o recurso 4h por dia na atividade (se as horas por dia configuradas no calendário aplicado ao recurso forem de 8h por dia). Seguindo o mesmo exemplo, se for informado 100%, o recurso será alocado 8h por dia na atividade. |
| O dia inteiro | Esta opção somente será apresentada se o recurso for um ativo. Neste caso, o recurso será alocado pelas horas equivalentes a um dia, enquanto durar a atividade. Por exemplo: se as horas por dia configuradas no calendário aplicado ao recurso forem de 8h por dia e a atividade tiver duração de 3 dias, o sistema irá alocar o ativo 8h por dia. |
7. Clique no botão .
• Ao realizar a alocação de um recurso do tipo ativo, será criada uma reserva para este recurso no SoftExpert Ativo. Quando a atividade for executada, será criado um registro de saída para utilização no SoftExpert Ativo.
• Utilize o botão para visualizar o calendário do recurso que está sendo alocado.
• Utilize o botão para visualizar o gráfico de utilização do recurso que está sendo alocado.
Para mais informações sobre a edição das atividades isoladas do SoftExpert Controle de Atividades, das atividades e planos do SoftExpert Manutenção, das atividades e processos do SoftExpert Processo e das atividades de projeto do SoftExpert Projeto, consulte a documentação dos respectivos componentes.
Conclusão
Com a associação feita, os recursos poderão ser utilizados na execução das atividades do sistema.