Configurar acción en la actividad
Prerrequisitos
- Acceso al menú Registro > Proceso (PM022).
- Proceso registrado y modelado.
- Actividad del usuario, actividad del sistema o decisión incluida en el diagrama de flujo del proceso.
Introducción
Se recomienda la configuración de acciones después de modelar el proceso, ya que así será más fácil definir las acciones a tomar para cada flujo.
Vea cómo registrar y configurar acciones en las actividades y decisiones de un proceso:
Configurar acción
1. En la pantalla de datos de la actividad o decisión, haga clic en Configuraciones > Acción.
2. Haga clic en el botón 
.
3. En la pantalla que se abrirá, configure la Secuencia en la que la actividad debe desencadenar la acción.
4. Establezca un Nombre para la acción.
5. Elija un icono para representar la acción.
El nombre y el icono definidos se mostrarán como un botón para la ejecución de la actividad o decisión en el componente SoftExpert Workflow.
6. En la pestaña General, llene los campos disponibles para configurar la acción.
Campos disponibles
Ejecutar una actividad
Seleccione esta opción si la acción ejecutará una actividad/decisión. En este caso, es necesario configurar los siguientes campos:
Tipo de ruta: Seleccione cómo será la desviación del flujo para otro ítem del proceso (subproceso, actividad/decisión, conector o finalizador). Existen dos tipos de ruta:
- Fijo: Ejecuta la actividad/decisión y habilita el ítem definido en el campo Objetivo estándar.
- Variable: Ejecuta la actividad/decisión, y el siguiente ítem del proceso a habilitar será el objetivo definido en la expresión condicional cumplida por la acción. Recuerde que las acciones que tengan una ruta variable deben contener al menos una expresión condicional registrada.
Objetivo estándar: El objetivo estándar es uno de los ítems de destino de los flujos de salida de la actividad/decisión en ejecución, ya sea un subproceso, un conector, un finalizador o una actividad/decisión. Seleccione el ítem deseado. Solo se enumerarán para su selección los ítems de destino del flujo de salida de la actividad/decisión en la que se está registrando la acción.
Seleccionar el ejecutor de la próxima actividad: Marque este campo para configurar la selección del ejecutor de la próxima actividad o decisión (definida en el campo Objetivo estándar) durante la ejecución del proceso en SoftExpert Workflow. Este campo solo se habilitará si la ruta es fija y el objetivo estándar es una actividad/decisión.
- Tipo de selección: Es posible seleccionar entre las opciones: único ejecutor o múltiples ejecutores. La selección de múltiples ejecutores requiere habilitar varias instancias de la actividad/decisión en paralelo, una para cada usuario seleccionado durante la ejecución del proceso. Solo después de que todos los usuarios ejecuten sus actividades el proceso podrá continuar su flujo.
- Tipo de restricción: Defina si la ejecución de la próxima actividad será restringida a un grupo o un rol funcional. Seleccione la opción correspondiente en el respectivo campo que se mostrará.
Ejecutar aplicación externa
Seleccione esta opción cuando la acción vaya a ejecutar una aplicación externa. Si corresponde, llene el siguiente campo:
- Aplicación externa: Seleccione la aplicación externa que será invocada. Las aplicaciones externas se registran en el menú Registro > Automatización > Aplicación externa (PM042).
- Ocultar ventana WEB: Este campo quedará habilitado solo si la aplicación externa seleccionada en el campo anterior es del tipo WEB. De esta manera, esta opción se debe utilizar al ejecutar un programa externo que no tiene ninguna interfaz de usuario, es decir, solo tiene el propósito de ejecutar un script o actualizar algo en una base de datos, por ejemplo.
Deshabilitar ejecución manual
Marque este campo para que la acción ejecute automáticamente la actividad sin necesidad de intervención del usuario.
Descripción
Informe una descripción para la acción.
7. En la pestaña Reglas, configure la información que debe llenarse o asociarse durante la ejecución de la actividad/decisión o la llamada de una aplicación externa:
Reglas disponibles
Ítems de llenado obligatorio de la acción
De las opciones a continuación, seleccione aquellas que serán los requisitos obligatorios cuando se accione el botón en el componente SoftExpert Workflow: Atributo (opción válida para formularios), Requerimiento, Descripción, Checklist, Prioridad, Notas, Tarea y/o Solicitante.
La opción Atributo debe marcarse cuando se desea obligar a llenar un atributo y/o formulario. Aunque solo tenga un formulario, debe marcar esta opción, ya que se refiere a ambos.
Asociación
Marque los ítems que deben asociarse obligatoriamente a la actividad/decisión.
| Asociación | Requerido | Configuración |
| Objeto | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un objeto (Administración, CEP, FMEA, Incidente, Problema o Workflow) en la actividad. | No hay. |
| Producto | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un ítem (PDM) en la actividad. | No hay. |
| Insumo | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un insumo en la actividad. | No hay. |
| Activo | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un activo en la actividad. | No hay. |
| Documento | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un documento en la actividad. |
Verificar validez vencida: Si se marca esta opción, solo será posible ejecutar la actividad con la acción si los documentos asociados en la instancia no se encuentran vencidos. Si los documentos asociados no tienen control de validez, se ignorará la verificación; es decir, se podrá ejecutar la actividad.
|
| Proceso | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un proceso en la actividad. | No hay. |
| Workflow | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un workflow en la actividad. | No permitir la ejecución si algún workflow asociado a la instancia está en la situación: Utilice esta configuración para que no sea posible ejecutar la actividad con la acción si en la instancia hay algún workflow con situación: En marcha, Suspendido, Cancelado, Finalizado y/o Bloqueado para edición. |
| Plan de acción | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un plan de acción en la actividad. Obs.: Se debe registrar una actividad de diagrama de flujo para ejecutar la aprobación del plan de acción. |
No permitir la ejecución si algún plan de acción asociado a la instancia está vacío: Marque esta opción para que no sea posible ejecutar la actividad con la acción si en la instancia existe algún plan de acción sin acciones configuradas. No permitir la ejecución si algún plan o acción aislada asociado a la instancia está en la situación: Utilice esta configuración para que no sea posible ejecutar la actividad con la acción si en la instancia existe algún plan de acción o acción aislada con la situación: Planificación, Aprobación de la planificación, Ejecución, Verificación de eficacia, Finalizada y/o Cancelada. Modificar la situación de los planes y acciones aisladas asociadas a la instancia para: Marque esta opción para que los planes y/o acciones aisladas asociadas en la instancia tengan su situación cambiada a: Planificación, Aprobación de la planificación o Ejecución. |
| Ocurrencia | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar una ocurrencia en la actividad. | No hay. |
| Proyecto | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un proyecto en la actividad. | No permitir la ejecución si algún proyecto asociado a la instancia está en la situación: Utilice esta configuración para que no sea posible ejecutar la actividad con la acción si en la instancia hay algún proyecto con la situación: Planificación, Iniciar, Verificación, Suspendido, Reprobado, Aprobación, Ejecución, Finalizada y/o Cancelado. |
| Riesgo | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un riesgo en la actividad. | No hay. |
| Control | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un control en la actividad. | No hay. |
| Encuesta | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar una encuesta en la actividad. | No hay. |
| Requisito | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un requisito en la actividad. | No hay. |
| Artículo | Si se marca esta opción, para ejecutar la actividad con esta acción, será obligatorio asociar un artículo en la actividad. | No hay. |
8. En la pestaña Regla/Formulario, se mostrarán los formularios asociados en la actividad/decisión. Si necesita realizar cambios en los formularios mostrados, utilice los botones de esta pestaña.
9. Haga clic en el botón 
.
10. Si la acción está configurada con ruta variable (paso 6), se habilitará la pestaña Expresión condicional. En la pestaña, incluya al menos una expresión condicional para la acción. Consulte el artículo Configurar expresión condicional para obtener información de cómo crearla.
En la pestaña Expresión condicional, se deben incluir las expresiones condicionales que serán verificadas al ejecutar una acción con ruta variable. Las expresiones condicionales sirven para realizar pruebas lógicas que involucran atributos de proceso. Cada expresión tiene un objetivo, que es uno de los elementos de destino de los flujos de salida de la actividad/decisión en ejecución. Es este ítem el que se habilitará si se cumple la expresión condicional. Una expresión se cumple cuando todos los resultados de las pruebas lógicas realizadas en los elementos de la expresión son verdaderos.
11. Si la acción está configurada para ejecutar una aplicación externa (paso 6), la pestaña Parámetro quedará habilitada. En esta pestaña, puede establecer los parámetros de las aplicaciones externas que se utilizarán cuando se ejecuten.
12. Haga clic en el botón 
.
Conclusión
¡De esta manera, usted ha configurado con éxito la acción de la actividad o decisión!