Programar una reunión
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Prerrequisitos
- Acceso al menú Gestión > Reunión (MM017).
Introducción
SoftExpert Reunión permite planificar reuniones con antelación entre los usuarios involucrados, organizando los asuntos, las decisiones, el registro y la firma de actas.
A continuación, vea cómo programar una reunión:
Programar una reunión
Vea el siguiente vídeo para saber cómo llenar los datos generales de la programación:
Opciones adicionales
- Al habilitar la opción Aguardar confirmación de programación por los participantes obligatorios, el sistema generará automáticamente la tarea Confirmación para los participantes después de la programación de una reunión. Para obtener más información, vaya al artículo Confirmar programación de la reunión.
- Al habilitar la opción Aguardar firma del acta por los participantes, el sistema generará automáticamente la tarea de firma después de programar o registrar una reunión. Por lo tanto, la reunión solo puede ser finalizada después de que todos los participantes hayan ejecutado la tarea.
- Al habilitar la opción Enviar tarea de firma del acta solo a los participantes que asistieron a la reunión, la tarea de firma será generada únicamente para los participantes que asistieron a la reunión. Para que esta alternativa esté habilitada, debe haberse marcado la opción Aguardar firma del acta por los participantes.
- La opción Reunión restringida será habilitada automáticamente por el sistema si así se define en el menú Configuración > Parámetros generales (MM014). Esta opción define si la seguridad de las reuniones será restringida o no.
El uso del Tipo de reunión no es obligatorio en la programación, pero es una buena práctica que facilita la parametrización de las reuniones. Para obtener más información sobre la configuración de los tipos, vaya al artículo Configurar un tipo de reunión.
Será posible asociar objetos de otros componentes de SoftExpert utilizando el campo Tipo de asociación. Para realizar las asociaciones, la organización necesita adquirir los componentes cuyos registros desea asociar a la reunión.
En las reuniones programadas, las fechas de inicio y fin no pueden ser anteriores a la fecha actual.
Informar el asunto de la reunión
Vea el siguiente vídeo para saber cómo incluir asuntos durante la programación de reuniones:
Recurrencia de reunión
Durante la programación, es posible establecer una recurrencia para la reunión. Con la recurrencia configurada, el sistema genera automáticamente todas las reuniones futuras y define la situación en Programación.
A continuación, siga un paso a paso para realizar la operación:
1. En la barra de herramientas de la pantalla de datos de la reunión, haga clic en Recurrencia.
2. Defina cuál será el estándar de repetición de acuerdo con las siguientes opciones:
- Diariamente: Defina en cuántos días será realizada una nueva reunión en el campo Cada __ día(s).
- Semanalmente: Defina en cuántas semanas y en qué días de la semana serán realizadas nuevas reuniones.
- Mensualmente: Defina el día en cada intervalo de mes que será realizada una nueva reunión.
- Anualmente: Defina en qué día del año será realizada una nueva reunión.
3. En Intervalo de repetición, ingrese la fecha de la primera reunión en el campo Empieza el.
4. Defina si la recurrencia terminará después de un cierto número de repeticiones, llenando el campo Termina después de __ ocurrencias; o bien, determine una fecha de finalización específica llenando el campo Termina el __.
5. Haga clic en OK para generar las reuniones recurrentes o en Eliminar recurrencia para cancelar la operación.
El usuario que ha creado la recurrencia debe ejecutar la tarea de Programación para que las reuniones recurrentes se envíen a las siguientes etapas. Para obtener más información sobre la tarea, acceda al artículo Ejecutar tarea de programación.
Finalizar programación
Después de finalizar las configuraciones, será necesario finalizar la Programación.
1. En la barra de herramientas de la pantalla de datos de la reunión, haga clic en Guardar y salir.
2. Haga clic en OK para enviar la reunión a la próxima etapa.
3. Para que los participantes reciban una notificación por correo electrónico, vuelva a hacer clic en OK.
Si se ha habilitado la opción Aguardar confirmación de programación por los participantes obligatorios, la reunión pasará a la etapa de confirmación de programación. De lo contrario, la programación habrá sido finalizada y deberá registrar las actas de la reunión.
Conclusión
Así, hemos visto cómo planificar la reunión con antelación y cómo organizar sus participantes, asuntos, decisiones y responsables.