Prerrequisito

• Acceso al menú Ejecución > Confirmación (MM009) o al menú Mis tareas.
• Reunión con la opción Aguardar confirmación de programación por los participantes obligatorios habilitada.

Introducción

Después de programar la reunión, si la opción Aguardar confirmación de programación por los participantes obligatorios está habilitada en los datos de la reunión, el sistema generará automáticamente una tarea de confirmación para los participantes.

Esta tarea permite a los participantes informar si están de acuerdo o no con el horario de la reunión, evitando conflictos de agenda, por ejemplo. Tanto los participantes obligatorios como los opcionales reciben la tarea de confirmación. Sin embargo, la confirmación de los participantes opcionales es solo para fines informativos.

La confirmación se puede realizar a través del menú Ejecución > Confirmación (MM009) o del menú Mis tareas. El modo de ejecución es el mismo en ambas pantallas. 

A continuación, detallaremos el proceso de ejecución de la tarea de confirmación a través del menú Mis tareas:

Confirmar reunión

1. Acceda al menú Mis tareas, busque el componente Reunión y seleccione la tarea Confirmación.

2. En la lista de registros pendientes, seleccione la reunión deseada.

3. A continuación, haga clic en el botón de la barra de herramientas.

4. En la pantalla que se abrirá, complete el campo ¿De acuerdo? con las siguientes opciones:

• Sí: Seleccione esta opción para indicar que está de acuerdo con la programación de la reunión. Una vez realizado, la reunión pasa a la próxima etapa y el relator deberá registrar el acta de la reunión.
• No: Seleccione esta opción para indicar que no está de acuerdo con la programación de la reunión. Una vez realizado, la reunión volverá a la etapa de programación para que el responsable pueda incluir a otro participante en la lista.

Para que la reunión avance, todos los participantes obligatorios deben confirmar la programación. Basta con que un participante obligatorio no esté de acuerdo con la programación para que la reunión vuelva a la etapa Programación.

5. Informe una Justificación para la opción seleccionada. Si la opción es No, el llenado será obligatorio.

6. Haga clic en Guardar y salir.

Conclusión

¡Eso es todo! Se ha finalizado la confirmación de la reunión. Ahora, ¡solo falta registrar el acta de la reunión para finalizar este flujo!