Próxima execução: a data e a hora da próxima execução do agendamento são preenchidas conforme as informações de recorrência.

Frequência: selecione a frequência em que a execução do agendamento será realizada:

• Sem recorrência: o agendamento será executado somente uma vez, ou seja, não terá repetição.
• Hora(s)/Minuto(s): o agendamento será executado em intervalos de horas ou minutos. Informe, no campo a cada __ hh:mm, o intervalo desejado. Por exemplo: a cada 01:15, a cada 00:30, a cada 03:00, etc. 

  Não será possível selecionar um tempo inferior a 15 minutos para o agendamento.

   
• Diário: o agendamento será executado em intervalos de dias. Informe, no campo a cada __ dia(s), o intervalo desejado. Por exemplo: a cada 2 dias, a cada 5 dias, etc.
• Semanal: o agendamento será executado em dias específicos da semana. No campo Dias da semana, marque os dias nos quais a execução do agendamento deverá ser realizada. Por exemplo: toda segunda-feira, quarta-feira e sexta-feira.
• Mensal: o agendamento será executado em determinados meses do ano. No campo Meses, marque os meses desejados nos quais a execução do agendamento deverá ser realizada. Por exemplo: março, junho, setembro e novembro.

Término da recorrência: selecione como será o término da recorrência da execução do agendamento:

• Sem data de término: a recorrência da execução do agendamento não terá fim definido.
• Termina após: a execução do agendamento termina após determinado número de ocorrências. Informe, no campo Ocorrências, a quantidade de ocorrências-limite de execuções do agendamento.
• Termina em: a execução do agendamento termina em uma determinada data. Selecione, no campo Data, o dia, o mês e o ano em que a execução do agendamento terminará.

Se a opção Excluir ao finalizar agendamento não for marcada, o registro do agendamento não será eliminado após o término de sua execução, sendo apresentado na lista de registros.

Protocolo: informe o protocolo de comunicação do servidor da conta que terá os e-mails capturados.

Servidor de e-mail: informe o endereço do servidor da conta que terá os e-mails capturados.

Porta: informe a porta do servidor da conta que terá os e-mails capturados.

Usuário de cadastro: selecione o responsável pelos documentos que serão cadastrados a partir dos e-mails capturados.

Categoria: selecione a categoria na qual serão cadastrados os documentos gerados a partir dos e-mails capturados.

Usuário: informe o usuário da conta que terá os e-mails capturados.

Senha: informe a senha do usuário da conta que terá os e-mails capturados.

Servidor de e-mail

• Protocolo: selecione o protocolo a ser utilizado pelo servidor. 
  

  O protocolo IMAP é o mais recomendado por permitir manter as mensagens no servidor, apenas as marcando como lidas. 

  O protocolo POP3 é um protocolo antigo que, por padrão, exclui a mensagem após ela ser lida.

  O SoftExpert Suite não suporta a utilização da autenticação oAuth 2.0 (obrigatória para as contas de e-mail da Microsoft e do Google) com o protocolo POP3.

   
• Endereço do servidor: informe o endereço do servidor.
• Porta: informe a porta do servidor.
• Usuário/Senha (visível com a autenticação básica): informe o usuário e a senha da conta que terá os e-mails capturados. Utilize o botão Testar conexão para verificar a conexão com o servidor.
• Client ID: informe o código de identificação da aplicação no servidor de e-mail, no qual está configurada a autenticação oAuth 2.0. 
• Secret ID: informe o valor da credencial para acesso à caixa postal da conta de e-mail. Este valor pode ser visto no portal do servidor apenas no momento da criação da credencial.
• Usuário: informe a conta de e-mail que será monitorada (é necessário incluir o domínio).
• Access Token: informe o código de autorização utilizado para realizar a autenticação da conta de e-mail. Para gerá-lo, clique no botão Gerar novo token para abrir uma janela de login da Microsoft ou do Google. Este token tem um tempo limite e pode ser utilizado uma única vez.
• Desativar busca parcial de conteúdo MIME: marque esta opção para não utilizar o recurso de recuperação parcial de um conteúdo de e-mail do tipo MIME.

Não será permitido o uso dos mesmos dados da configuração da caixa de entrada (Servidor e Usuário) em mais de um agendamento ativo. Somente será possível repetir os dados de um agendamento inativo.

Regras

Configure as operações que serão executadas pelo agendamento de importação de e-mail.

1. Na seção Regras, clique no botão da barra de ferramentas lateral.

2. Na tela que será aberta, informe um nome para a regra.

3. Na aba Geral, preencha os seguintes campos:

Tipo de execução

Selecione a operação que será executada com a regra:

• Instanciar processo: selecione esta opção para que a regra execute a inicialização do objeto configurado neste agendamento.
• Incluir histórico: selecione esta opção para que a regra inclua um registro no histórico do objeto configurado neste agendamento. 
  Para aceitação das regras configuradas com esta ação, o assunto da mensagem de e-mail deve conter o identificador da instância entre os caracteres "<<" e ">>". Por exemplo: Aprovação do chamado <<000011>> conforme combinado.
• Executar atividade: selecione esta opção para que a regra execute uma ação de uma atividade do objeto configurado neste agendamento. Em seguida, selecione a atividade a ser executada no campo Atividade de execução e selecione, no campo Ação a ser executada, qual ação será executada na atividade. 
  Para aceitação das regras configuradas com esta ação, o assunto da mensagem de e-mail deve conter o identificador da instância entre os caracteres "<<" e ">>". Por exemplo: Aprovação do chamado <<000011>> conforme combinado.

Processo/Tipo de Workflow

Esta seção será habilitada se a opção Instanciar processo for selecionada no campo Tipo de execução:

• Processo: selecione o processo que será inicializado pela regra.
• Tipo de Workflow: selecione o tipo de workflow que será inicializado pela regra.
• Iniciador padrão: selecione o usuário que será considerado o iniciador da instância.
• Definir o remetente como Iniciador caso ele seja um usuário cadastrado: marque esta opção para que o remetente da mensagem importada seja o iniciador do processo, caso exista um usuário cadastrado com o mesmo endereço de e-mail do remetente. Caso não exista um usuário ou o remetente não possua permissão para instanciar o processo, o iniciador padrão será definido como iniciador do processo.
• Atributo para armazenar o remetente: selecione o atributo do processo que irá armazenar o e-mail do remetente da mensagem.

Execução

Esta seção será habilitada se a opção Executar atividade estiver selecionada no campo Tipo de execução:

• Atividade de execução: selecione a atividade do objeto que será executada.
• Ação a ser executada: selecione a ação para a execução da atividade do objeto.

Validar se o remetente é um usuário com permissão de execução

Esta opção somente ficará habilitada se a opção Executar atividade estiver selecionada no campo Tipo de execução. 

Marque esta opção para que a atividade seja executada somente se o remetente do e-mail for responsável por sua execução. Ou seja, o sistema verificará, por meio do endereço de e-mail do remetente, se ele é o executor da atividade.

Utilizar condições para a execução da regra

Marque esta opção para que esta regra somente seja executada quando uma das seguintes situações for válida:

• Executar regra somente se todas as condições forem válidas: a regra será executada somente se todas as demais regras forem válidas.
• Executar regra quando qualquer condição for válida: a regra será executada quando ao menos uma das demais regras for válida.
   

4. Se a opção Utilizar condições para execução da regra for selecionada, a aba Condições ficará habilitada.

Clique no botão para adicionar uma condição. Na tela que será aberta, preencha os seguintes campos:

• Sequência: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com a ordem da condição que está sendo cadastrada, porém, se houver outros registros de condições, este valor poderá ser alterado.
• Origem: defina a origem da condição que será testada: Remetente, Destinatários, Assunto, Conteúdo da mensagem, Data de envio, Prioridade ou Contém anexo.
• Operador: selecione o operador a ser utilizado para testar a condição: Igual a, Diferente de, Contém, Não contém, Está contido em, Não está contido em, Está vazio ou Não está vazio. Este campo ficará desabilitado se for selecionada a opção Contém anexo para a origem.
• Valor fixo: informe o valor que será utilizado pelo operador na origem. Este campo ficará desabilitado se for selecionada a opção Contém anexo para a origem ou se for selecionada a opção Está vazio ou Não está vazio para o operador.

Salve os dados da condição para que ela seja incluída na regra.
 

5. Salve os dados da regra.

Nesta aba, defina os usuários que serão notificados por e-mail quando ocorrer algum erro na conexão com o servidor de e-mail durante a importação.

1. Clique no botão .

2. No campo Notificar, selecione o tipo de grupo que classificará o destinatário do e-mail:

• Área: os usuários de determinada área da organização serão os destinatários.
• Função: os usuários que exercem determinada função na organização serão os destinatários.
• Área/Função: os usuários de uma determinada área da organização, que exercem uma função específica, serão os destinatários.
• Usuário: um usuário específico será o destinatário.
• Equipe: os membros de uma equipe cadastrada no sistema serão os destinatários do e-mail.

3. Utilize os filtros para buscar e selecionar os destinatários.

4. No campo Permissão, selecione a opção Permitir para que os usuários selecionados recebam as notificações por e-mail referentes ao agendamento.

5. Clique no botão.

• Após a execução do agendamento e consequente captura de e-mails, os remetentes que enviaram e-mails para a conta serão notificados via e-mail com as informações do documento cadastrado. Para receber esta notificação, o remetente não precisa ser, necessariamente, um usuário cadastrado do SoftExpert Suite.

• Conforme as configurações de segurança de upload realizadas no menu Configuração > Sistema (CM006), do SoftExpert Configuração, algumas extensões de arquivos podem estar bloqueadas para upload, ou apenas algumas extensões serão permitidas na realização do upload. Para que a importação do e-mail seja realizada com sucesso, a extensão .eml deve ser permitida.

• O conteúdo do e-mail capturado será convertido para PDF e ficará disponível como arquivo eletrônico do documento cadastrado. Se o e-mail capturado tiver anexos nos formatos TIF, TIFF, PPT, DOC, XLS, RTF, ODT, ODS, JPG, JPEG, ODP, TXT, EML, HTML ou HTM, eles serão convertidos para PDF com o conteúdo do e-mail. Se o usuário utiliza CorelDRAW, os formatos AI, OS, EPS, CMX, CDR e VSD também serão convertidos para PDF.

• Os documentos gerados pela captura de e-mail poderão ser consultados através do menu Documento (DC010). Os dados do documento enviados na notificação poderão ser informados nos filtros de consulta, facilitando sua localização.

Para agendamentos de importação de e-mails configurados no SoftExpert Workflow, após salvar o registro a primeira vez, a aba Caixa de entrada será apresentada. Nela, serão apresentados os e-mails capturados pelo agendamento.

Os e-mails serão copiados para o sistema, visando melhor desempenho e maior cobertura no monitoramento da importação de e-mails.

Esta aba também apresenta o status da captura dos e-mails e outras informações, abordadas a seguir, facilitando a leitura e o monitoramento da importação:

• Permite visualizar as validações das regras aplicadas individualmente em cada mensagem dentro da caixa de entrada do agendamento.
• Exibe as condições validadas contendo os parâmetros configurados na regra e o valor correspondente verificado na mensagem.
• Exibe uma mensagem de erro quando não for encontrado o identificador da instância no assunto, para as regras de execução de atividade e inclusão no histórico.
• Mostra, de forma intuitiva, o aviso no histórico de agendamento e na validação da mensagem de e-mail, para processos configurados incorretamente.
• Permite o reprocessamento manual de mensagens rejeitadas ou que tiveram erro na importação.