Planejar auditoria de requisito
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Pré-requisitos
- Acesso ao menu Gestão > Auditoria > Planejamento (AU009).
- Equipe previamente cadastrada no menu Configuração > Equipe (AU018).
- Requisito com auditoria habilitada.
- Categoria de auditoria previamente cadastrada.
Apresentação
Com as configurações iniciais finalizadas, é possível realizar o planejamento de uma auditoria de requisito dentro do sistema.
Para exemplificar, será criada uma auditoria de 1ª parte para o requisito “ISO22000 - Food Safety management system”.
Veja como registrar uma auditoria de requisito:
Planejar auditoria de requisito
Confira informações extras sobre os ajustes feitos durante o planejamento da auditoria:
Definir responsáveis pela aprovação
Se, na categoria de auditoria, foi marcada a opção Requer aprovação para as etapas da auditoria, a seção Aprovação será exibida nos dados da auditoria.
Durante a etapa de planejamento, será necessário acessar a aba para definir os responsáveis pela aprovação.
1. Nos Dados da auditoria, clique na seta abaixo da seção Aprovação e selecione a etapa na qual deseja configurar a aprovação.
2. No campo Roteiro responsável, selecione o roteiro de responsáveis pela aprovação. Se na categoria foi configurado o tipo de roteiro Fixo único, o campo será preenchido automaticamente, e não será possível editá-lo.
3. Defina qual será o Tipo de aprovação:
- Incremental: a etapa poderá ser aprovada/reprovada por qualquer responsável do roteiro.
- Circular: a etapa terá que passar por todos os responsáveis do roteiro, e somente o último membro da sequência poderá efetuar a aprovação/reprovação.
4. Marque a opção Esperar a liberação de todos os membros da sequência para que a aprovação da etapa seja liberada somente após todos os membros do roteiro executarem suas tarefas.
Se na categoria da auditoria foi configurado o tipo de roteiro Variável, os seguintes botões ficarão disponíveis na barra de ferramentas lateral:
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Clique neste botão para incluir um novo membro no roteiro responsável. É importante ressaltar que se o membro estiver sendo incluído em um roteiro associado à categoria da auditoria, esta inclusão somente será válida para a aprovação da etapa, não sendo replicada ao registro do roteiro feito pelo menu Configuração > Aprovação > Roteiro responsável (AU020). |
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Clique neste botão para editar os dados de um membro do roteiro responsável. |
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Clique neste botão para excluir um membro do roteiro responsável. |
Veja mais detalhes sobre a configuração do roteiro responsável e a inclusão dos membros do roteiro clicando aqui.
Definir auditor
Na seção Auditor, é possível selecionar quem serão os responsáveis pela auditoria.
Selecione entre as opções disponíveis:
| Auditor interno | O campo será exibido como o nome da organização que será auditada, e a auditoria será realizada por pessoas da própria empresa. Utilize os botões localizados ao lado da lista de registros desta seção para selecionar os auditores desejados. |
| Unidade de negócio auditora | A auditoria será realizada por pessoas de determinada unidade de negócio da empresa. Selecione primeiramente a unidade de negócio e, em seguida, utilize os botões localizados ao lado da lista de registros para selecionar os auditores desejados. Lembre-se que serão listados apenas os auditores da unidade de negócio selecionada. |
| Organização de auditoria | A auditoria será realizada por auditores externos, ou seja, auditores de uma organização de auditoria. Selecione primeiramente a organização e, em seguida, utilize os botões localizados ao lado da lista de registros para selecionar os auditores desejados. Lembre-se que serão listados apenas os auditores da organização selecionada. |
• Para as auditorias de 2ª Parte - de cliente e 3ª Parte, somente estará disponível a opção Organização de auditoria.
• O auditor interno somente poderá executar a auditoria dos requisitos que estão associados a ele. Ou seja, se o requisito associado no escopo da auditoria não estiver associado ao auditor interno, ele não poderá realizar a auditoria.
• As unidades de negócio disponíveis para seleção foram previamente registradas no SoftExpert Administração. Se for necessário registrar uma nova unidade, clique no botão 
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Consulte a documentação do componente Administração para obter mais detalhes sobre o cadastro.
• Confira mais detalhes sobre o cadastro das organizações de auditoria clicando aqui.
Independentemente do tipo de responsável escolhido, após associar os auditores responsáveis pela execução, alguns botões serão liberados na barra de ferramentas lateral:
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Clique neste botão para desassociar o auditor selecionado na lista de registros. |
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Clique neste botão para definir o auditor selecionado na lista de registros como o auditor líder. Para que o botão seja habilitado, a permissão para ser auditor líder deve estar habilitada nos dados do requisito ou nos dados do auditor interno. |
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Clique neste botão para informar que o auditor selecionado na lista de registros é um auditor em treinamento. |
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Clique neste botão para informar uma descrição sobre as responsabilidades do auditor. É importante ressaltar que depois que a responsabilidade for salva, não poderá ser mais alterada. |
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Clique neste botão para visualizar os dados do auditor selecionado na lista de registros. |
Confira informações adicionais sobre a configuração da auditoria:
• Saiba como cadastrar um propósito de auditoria clicando aqui.
• Na aba Segurança, é possível configurar as permissões de acesso à auditoria. Confira mais detalhes sobre como configurar a segurança do registro utilizando os perfis de permissão.
Se a opção Bloquear alteração da segurança na auditoria foi habilitada na categoria, não será possível realizar alterações na aba Segurança, apenas visualizar as configurações aplicadas durante o cadastro da categoria.
• A seção Documentação permite incluir anexos e associar documentos relacionados à auditoria. Obtenha mais informações sobre os campos clicando aqui.
• Se foi associado um formulário na categoria da auditoria, a seção Documentação apresentará uma aba extra chamada Formulário. Utilize o botão , da barra de ferramentas lateral, para abrir e preencher o formulário associado.
• A aba Atributo será apresentada se foram associados atributos à categoria associada à auditoria. Veja mais detalhes sobre o preenchimento dos atributos clicando aqui.
• Utilizando o botão 
da barra de ferramentas lateral da seção Agenda, é possível exportar um arquivo com extensão .ics que poderá ser utilizado para criar um agendamento em seu leitor de e-mail, com os dados do compromisso registrado no sistema. A configuração dos agendamentos varia conforme o leitor de e-mails utilizado por sua organização.
• Se na categoria foi configurada a utilização de máscara de identificação, no momento de gerar o identificador automático, será mostrada a respectiva máscara. O identificador gerado por meio da máscara somente poderá ser editado, se a opção Permitir alterar o identificador gerado estiver marcada na tela de dados da categoria.
Clique aqui para mais informações sobre as máscaras de identificação.
• Se uma auditoria de 2ª parte - de fornecedor estiver sendo planejada, não será possível salvar o registro sem preencher o campo Fornecedor, da seção Escopo da auditoria. Os fornecedores disponíveis para seleção são cadastrados previamente no SoftExpert Fornecedor.
• Se uma auditoria de 2ª parte - em cliente estiver sendo planejada, não será possível salvar o registro sem preencher o campo Cliente, da seção Dados gerais. Os clientes disponíveis para seleção são cadastrados previamente no SoftExpert Cliente.
• Somente será possível associar documentos na seção Documentação se a opção Permitir associar documentos tiver sido habilitada na categoria e se o SoftExpert Documento fizer parte das soluções adquiridas pela organização.
• A seção Agenda somente será exibida se, na Categoria, a opção Permitir informar a agenda da auditoria tiver sido habilitada. Confira o vídeo Planejar auditoria de requisito, exibido acima, para mais detalhes sobre as configurações do campo.
Conclusão
Após as configurações iniciais, é necessário definir o escopo da auditoria.