Pré-requisitos

• Acesso ao menu Configuração > Documento > Modelo de e-mail (DC062).
• Arquivo modelo previamente configurado para que o corpo do e-mail seja um arquivo HTML.

Apresentação

O modelo de e-mail permite configurar mensagens personalizadas para o envio de documentos a pessoas que não são usuárias do sistema, viabilizando a participação externa em processos de aprovação ou análise.

Essa funcionalidade amplia a flexibilidade na gestão de documentos, mantendo o controle e a rastreabilidade das interações. 

Neste artigo, será apresentado o passo a passo para configurar um modelo de e-mail.

Configurar modelo de e-mail

1. Acesse o menu Configuração > Documento > Modelo de e-mail (DC062).

2. Clique no botão da barra de ferramentas.

3. Na tela que será aberta, informe um identificador e um nome para o novo modelo de e-mail.

4. No campo Assunto, informe qual será o assunto do e-mail.

5. Marque a opção Conteúdo será lido de arquivo HTML para que o corpo do e-mail seja um arquivo HTML. Neste caso, use o campo Arquivo modelo para selecionar um arquivo modelo previamente cadastrado no sistema. 

6. Marque a opção Conteúdo a ser escrito para que o corpo do e-mail seja escrito por você. Neste caso, use o espaço e as ferramentas disponibilizados na parte inferior da tela para elaborar o texto.

7. Clique no botão para finalizar.

Conclusão

Seguindo essas orientações, você realizou a configuração do modelo de e-mail que irá acompanhar o envio de documentos a um usuário externo do sistema.

O próximo passo é associar o modelo nos documentos desejados. Para isso, na tela de dados do documento que deve ser encaminhado junto ao e-mail, acesse a seção Aprovação e clique no botão para incluir um responsável pela aprovação do documento.

Serão apresentadas as opções para a inclusão de um usuário do SoftExpert Suite ou um convidado. Selecionando um convidado, é possível incluir os dados dele e o modelo de e-mail para o envio do documento.

No e-mail, será disponibilizado um link para o responsável realizar a aprovação do documento. O link permite visualizar, fazer anotações e finalizar a aprovação do documento.