Prerrequisitos:

• Acceso al menú Configuración > Documento > Modelo de e-mail (DC062).
• Archivo modelo previamente configurado para que el cuerpo del correo electrónico sea un archivo HTML.

Introducción

El modelo de e-mail permite configurar mensajes personalizados para el envío de documentos a las personas que no son usuarias del sistema, viabilizando la participación externa en procesos de aprobación o análisis.

Esta funcionalidad amplía la flexibilidad en la gestión de documentos, manteniendo el control y la trazabilidad de las interacciones. 

En este artículo, será presentado el paso a paso para configurar un modelo de e-mail.

Configurar modelo de e-mail

1. Acceda al menú Configuración > Documento > Modelo de e-mail (DC062).

2. Haga clic en el botón de la barra de herramientas.

3. En la pantalla que se abrirá, informe un identificador y un nombre para el nuevo modelo de e-mail.

4. En el campo Asunto, informe el asunto del e-mail.

5. Marque la opción Contenido será leído de archivo HTML para que el cuerpo del correo electrónico sea un archivo HTML. En este caso, utilice el campo Archivo modelo para seleccionar un archivo modelo previamente registrado en el sistema. 

6. Marque la opción Contenido a escribir para que escriba el cuerpo del e-mail. En este caso, utilice el espacio y las herramientas disponibles en la parte inferior de la pantalla para elaborar el texto.

7. Haga clic en el botón para finalizar.

Conclusión

Siguiendo estas orientaciones, usted podrá configurar un modelo de e-mail para el envío de documentos a un usuario externo del sistema.

El próximo paso consiste en asociar el modelo a los documentos deseados. Para eso, en la pantalla de datos del documento que se enviará con el correo electrónico, acceda a la sección Aprobación y haga clic en el botón para incluir un responsable para la aprobación del documento.

Serán presentadas las opciones para la inclusión de un usuario de SoftExpert Suite o un invitado. Al seleccionar un invitado, puede incluir sus datos y el modelo de e-mail para enviar el documento.

En el e-mail, aparecerá un link para que el responsable apruebe el documento. El link permite visualizar, hacer anotaciones y finalizar la aprobación del documento.