Prerrequisitos

• Acceso al menú Ejecución > Bandeja de entrada (PT005) o Mis tareas > Bandeja de entrada.
• Acceso al menú Ejecución > Bandeja de salida (PT006) o Mis tareas > Bandeja de salida.

Presentación

Este artículo tiene como objetivo orientar al usuario en el uso de los menús y tareas de bandeja de entrada y salida, responsables del control de la tramitación de protocolos.

Por medio de las bandejas de entrada y salida, es posible acompañar el avance de las tramitaciones, validar protocolos recibidos, reenviar notificaciones y garantizar la trazabilidad de las movimentaciones realizadas.

Gestionar bandeja de salida

La bandeja de salida reúne todos los protocolos despachados por el usuario que aún no tuvieron la recepción confirmada por los destinatarios. Mientras el protocolo permanezca en esta situación, estará disponible en la lista de la bandeja de salida, permitiendo que el usuario acompañe el estado de la entrega y adopte acciones de control.

De esta forma, la bandeja de salida funciona como un panel de acompañamiento, garantizando visibilidad sobre los protocolos emitidos y permitiendo la intervención cuando exista atraso o necesidad de reforzar la comunicación.

En el menú Ejecución > Bandeja de salida (PT006) o Mis tareas > Bandeja de salida, se encuentran disponibles los siguientes recursos para la gestión de protocolos:

	Muestra la pantalla de datos del protocolo seleccionado. Para utilizar esta opción, el usuario debe tener el control “Visualizar” habilitado en la seguridad del protocolo.
	Muestra, en formato gráfico, las etapas ya ejecutadas y en ejecución del protocolo, los usuarios responsables por cada una de ellas y las fechas correspondientes.
	Más opciones (al expandir la flecha): Configuración de informes: permite configurar y emitir informes de etiquetas o el historial del protocolo, crear nuevos informes o asociar informes existentes. Exportar a Excel: exporta la lista de resultados de la consulta a un archivo Excel. Leyenda: muestra los parámetros disponibles para la configuración de nuevos informes.
	Envía nuevamente el protocolo seleccionado a la bandeja de entrada.
	Reenvía, por correo electrónico, las notificaciones del protocolo a los destinatarios definidos en el despacho.
	Permite visualizar los datos de envío del protocolo seleccionado.
	Ajusta la pantalla principal para mostrar tres áreas. En el tercer cuadrante se presentan los detalles del protocolo seleccionado en el segundo cuadrante.
	Ajusta la pantalla principal para mostrar solo dos cuadrantes.

Gestionar bandeja de entrada

La bandeja de entrada muestra todos los protocolos en los que el usuario fue definido como destinatario durante el despacho.

El protocolo permanece listado en la bandeja de entrada hasta que la recepción sea confirmada.
Esta confirmación tiene como objetivo validar que el protocolo fue abierto correctamente y, en caso afirmativo, registrar oficialmente su entrada.

De este modo, la bandeja de entrada funciona como el punto inicial de responsabilidad del destinatario, garantizando que cada protocolo reciba la validación correspondiente antes de continuar en el flujo.

En el menú Ejecución > Bandeja de entrada (PT005) o Mis tareas > Bandeja de entrada, están disponibles los siguientes recursos para la gestión de protocolos:

	Permite confirmar la recepción del protocolo seleccionado. Haga clic aquí para más detalles.
	Permite despachar nuevamente el protocolo seleccionado. Para ello, es necesario haber confirmado previamente su recepción.
	Permite cerrar la tramitación del protocolo seleccionado. Haga clic aquí para más detalles.
	Muestra la pantalla de datos del protocolo seleccionado. Requiere el control “Visualizar” habilitado en la seguridad del protocolo.
	Muestra, en formato gráfico, las etapas ya ejecutadas y en ejecución del protocolo, los usuarios responsables y las fechas correspondientes.
	Más opciones (al expandir la flecha): Configuración de informes: configurar y emitir informes de etiquetas o historial del protocolo, crear nuevos informes o asociar informes existentes. Exportar a Excel: exporta la lista de resultados a un archivo Excel. Leyenda: muestra los parámetros disponibles para la configuración de nuevos informes.
	Muestra los datos de envío del protocolo seleccionado.
	Ajusta la pantalla principal para mostrar tres áreas, presentando en el tercer cuadrante los detalles del protocolo seleccionado.
	Ajusta la pantalla principal para mostrar solo dos cuadrantes.

Conclusión

La gestión de las bandejas de entrada y salida garantiza que el usuario tenga control total sobre los protocolos en tramitación. Mientras la bandeja de entrada centraliza los protocolos recibidos y pendientes de validación, la bandeja de salida mantiene visibilidad sobre los protocolos enviados que aún esperan confirmación.

Con estos recursos, es posible acompañar el flujo en tiempo real, registrar recepciones, realizar nuevos despachos, reenviar notificaciones y garantizar la trazabilidad completa de todas las movimentaciones en el sistema.