Drive - 3.1
Novedades en el Editor SoftExpert
El Editor SoftExpert fue actualizado con una nueva interfaz y mejoras que hacen que la experiencia de edición sea más fluida y colaborativa.
El área de contenido fue ampliada y el índice de títulos puede contraerse y posicionarse a la derecha o a la izquierda.
Además, es posible marcar el archivo como favorito directamente desde el encabezado del editor y utilizar el modo presentación para facilitar las interacciones en equipo.
Edición offline
El editor pasa a ofrecer soporte para edición fuera de línea, permitiendo continuar el trabajo incluso cuando haya inestabilidad en la conexión. Los cambios se guardan localmente y se sincronizan tan pronto como se restablezca la conexión.
Comentarios
El editor ahora admite comentarios directamente en el contenido, permitiendo registrar observaciones, responder interacciones en formato de thread y monitorear discusiones.
Historial de versiones
El control de versiones fue mejorado con la introducción de microversiones automáticas durante la edición. Al final de cada día, estos cambios se consolidan en una única versión diaria, representando el estado final del archivo.
El sistema pasa a mantener hasta 15 versiones consolidadas por archivo, eliminando automáticamente las más antiguas para preservar las más recientes.
Archivos de audio
El editor ahora permite incorporar archivos de audio en los formatos .ogg y .mp3, posibilitando la reproducción directa dentro del contenido. Basta con insertar el enlace del audio mediante la opción disponible en el menú.
Excluir bloque de contenido
El editor ahora cuenta con la opción de eliminar un bloque completo de contenido. La acción puede realizarse haciendo clic en el botón de mover correspondiente al bloque de contenido y utilizando la opción de excluir.
Durante la edición offline, algunos recursos quedan temporalmente indisponibles, como las funcionalidades de IA, la inclusión de imágenes y archivos, y la opción de importar contenidos.
Exportación para PDF
Drive ahora cuenta con la funcionalidad de exportación a PDF, disponible para archivos en formatos compatibles con el convertidor.
Con este recurso, es posible generar versiones en PDF de forma simple y rápida, facilitando la compartición y la estandarización de documentos.
Para utilizar esta novedad, se debe seleccionar la opción Exportar para PDF y definir la ubicación donde se guardará el archivo.
Compartición pública de carpetas
Ahora es posible compartir el contenido de carpetas públicamente mediante un link de acceso.
Esta funcionalidad permite otorgar acceso externo sin requerir autenticación en el sistema, garantizando practicidad en el intercambio de información.
En este tipo de acceso, el permiso se restringe únicamente a la visualización, asegurando un mayor control y seguridad sobre el contenido.
Para utilizar el recurso, basta seleccionar la opción Público al momento de compartir y, si es necesario, definir una fecha de vencimiento para acceder al enlace.
La opción de compartición pública estará disponible según la parametrización definida por la organización. Acceda a nuestra Central de ayuda para obtener más información.
Compartición con e-mail externo
El uso compartido de archivos y carpetas ahora permite conceder acceso de visualización a direcciones de correo electrónico externas a la organización.
Con esta funcionalidad, el sistema envía automáticamente una invitación con un enlace de acceso directo al contenido, sin necesidad de autenticación, facilitando el intercambio de información con usuarios externos de forma práctica y segura.
Para utilizar el recurso, en la pantalla de compartición seleccione la opción E-mail externo e informe las direcciones deseadas.
La opción de compartición pública estará disponible según la parametrización definida por la organización. Acceda a nuestra Central de ayuda para obtener más información.
Bloqueo de creación de subcarpetas
La organización de carpetas fue mejorada con la posibilidad de bloquear la creación de subcarpetas, permitiendo mantener una estructura definida incluso después de compartirlas.
Con la configuración Bloquear la creación de subcarpetas, el propietario puede establecer previamente la estructura ideal, por ejemplo, por cliente, proyecto o área, y garantizar que se conserve.
Cuando está habilitada:
- Los editores no pueden crear nuevas subcarpetas dentro de la carpeta.
- Los editores pueden agregar nuevos archivos normalmente.
- No será posible copiar o mover otras carpetas dentro de la carpeta.
- Solo el propietario puede habilitar o deshabilitar la configuración.
La configuración es importante porque:
- Estandariza la estructura de organización entre equipos.
- Evita el crecimiento desordenado de subcarpetas a lo largo del tiempo.
- Reduce el retrabajo relacionado con la reorganización y gestión del contenido.
- Mantiene una estructura de carpetas compartidas consistente y sencilla de navegar.
La funcionalidad es especialmente útil cuando existe una estructura definida como estándar organizacional y se desea que los usuarios únicamente agreguen archivos, sin modificar la jerarquía establecida.
Transferencia de propiedad
La transferencia de propiedad de archivos y carpetas pasa a estar disponible a partir de la versión 3.1, permitiendo redefinir el responsable de un registro de manera práctica y segura.
Con este recurso, el propietario actual puede asignar la responsabilidad a otro usuario y decidir si desea mantener su acceso al contenido. Cuando el acceso se mantiene, el usuario continúa con permiso de edición sobre el registro.
La acción puede realizarse al seleccionar un registro mediante la opción Cambiar propietario, disponible exclusivamente para el propietario.
Después de definir el nuevo responsable, el cambio queda registrado en el historial y el usuario asignado es notificado automáticamente, garantizando trazabilidad y control.
Asociación entre componentes
SoftExpert Drive ahora cuenta con la funcionalidad de asociación con otros componentes de SoftExpert Suite, ampliando las posibilidades de integración entre informaciones.
Con esta funcionalidad, es posible vincular archivos de Drive a diferentes objetos, como actividades del Kanban, workflows y documentos, facilitando la organización y el contexto de la información.
Para utilizar el recurso, basta con hacer clic en la opción Asociar y seleccionar el tipo de relación y el objeto que será asociado.
El recurso está disponible únicamente para registros del tipo archivo y para el tipo de relación de asociación.
Nuevas pantallas principales para la gestión eficiente de registros
La versión 3.1 de SoftExpert Suite trae una nueva interfaz estandarizada para el menú Perfil de permiso (DR003).
La combinación de filtros optimizados con la nueva lista funcional facilita la visualización, la búsqueda y la gestión de registros.
Beneficios inmediatos de la pantalla:
- Exportación de datos de la lista para su reutilización en otros entornos.
- Edición individual de registros.
- Modificación y exclusión en masa.
- Integración con APIs para la automatización.
- Acceso directo a los registros con dos clics.
Con la nueva pantalla, el sistema ofrece una experiencia de uso más ágil y eficiente, alineada con las necesidades de su organización.
Consulte las últimas mejoras realizadas en este componente: