Planificar auditoría de requisito
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Este artículo es válido para el nuevo menú unificado Auditoría (AU001) en la versión 3.0 del sistema.
- Acceda a la documentación de release notes para obtener más detalles sobre los cambios significativos en la unificación del menú.
- Haga clic aquí para acceder a la documentación válida para el menú antiguo de planificación de auditoría.
Prerrequisitos
- Acceso al menú Auditoría (AU001).
- Grupo previamente registrado.
- Requisito con auditoría habilitada.
- Categoría de auditoría previamente registrada.
Introducción
Con las configuraciones iniciales finalizadas, es posible planificar una auditoría de requisito dentro del sistema.
Vea cómo registrar una auditoría de requisito:
Planificar auditoría de requisito
Consulte información adicional sobre los ajustes realizados durante la planificación de la auditoría:
Definir responsables de la aprobación
Si, en la categoría de la auditoría, se ha marcado la opción Requiere aprobación para las etapas de la auditoría, la sección Aprobación será mostrada en los datos de la auditoría.
Durante la etapa de planificación, será necesario acceder a la pestaña para definir los responsables de la aprobación.
1. En los Datos de la auditoría, haga clic en la flecha debajo de la sección Aprobación y seleccione la etapa en la que desea configurar la aprobación.
2. En el campo Ruta responsable, seleccione la ruta de responsables por la aprobación. Si en la categoría se ha configurado el tipo de ruta Fijo único, el sistema llenará automáticamente el campo, y no será posible editarlo.
3. Defina cuál será el Tipo de aprobación:
- Incremental: la etapa podrá ser aprobada/reprobada por cualquier responsable de la ruta.
- Circular: la etapa tendrá que pasar por todos los responsables de la ruta, y solamente el último miembro de la secuencia podrá efectuar la aprobación/reprobación.
4. Marque la opción Esperar la liberación de todos los miembros de la secuencia para que la aprobación de la etapa sea liberada solo después de que todos los miembros de la ruta ejecuten sus tareas.
Si en la categoría de la auditoría se ha configurado el tipo de ruta Variable, los siguientes botones quedarán disponibles en la barra de herramientas lateral:
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Haga clic en este botón para incluir un nuevo miembro en la ruta responsable. Es importante destacar que si el miembro está siendo incluido en una ruta asociada a la categoría de la auditoría, esta inclusión solo será válida para la aprobación de la etapa, y no se replicará al registro de la ruta hecho a través del menú Configuración > Aprobación > Ruta responsable (AU020). |
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Haga clic en este botón para editar los datos de un miembro de la ruta responsable. |
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Haga clic en este botón para excluir un miembro de la ruta responsable. |
Vea más detalles sobre la configuración de la ruta responsable y la inclusión de los miembros de la ruta haciendo clic aquí.
Definir el auditor
En la sección Auditor, es posible seleccionar los usuarios responsables por la auditoría.
Seleccione entre las opciones disponibles:
| Auditor interno | El campo aparecerá con el nombre de la organización a auditar, y la auditoría será llevada a cabo por personas de la propia empresa. Utilice los botones localizados al lado de la lista de registros de esta sección para seleccionar los auditores deseados. |
| Unidad de negocio auditora | La auditoría será realizada por personas de determinada unidad de negocio de la empresa. En primer lugar, seleccione la unidad de negocio y, a continuación, utilice los botones situados junto a la lista de registros para seleccionar los auditores deseados. Recuerde que serán listados apenas los auditores de las unidades de negocio seleccionada. |
| Organización de auditoría | La auditoría será realizada por auditores externos, o sea, auditores de una organización de auditoría. En primer lugar, seleccione la organización y, a continuación, utilice los botones situados junto a la lista de registros para seleccionar los auditores deseados. Recuerde que serán listados solo los auditores de la organización seleccionada. |
• Para las auditorías de 2a Parte - de cliente y 3a Parte, solo estará disponible la opción Organización auditora.
• El auditor interno solo podrá ejecutar la auditoría de los requisitos que tenga asociados. Es decir, si el requisito asociado en el alcance de la auditoría no está asociado al auditor interno, este no podrá realizar la auditoría.
• Las unidades de negocio disponibles para selección fueron previamente registradas en SoftExpert Administración. Si es necesario registrar una nueva unidad, haga clic en el botón 
.
Consulte la documentación del componente Administración para obtener más detalles sobre el registro.
• Consulte más detalles sobre el registro de organizaciones de auditoría haciendo clic aquí.
Independientemente del tipo de responsable elegido, tras asociar los auditores responsables de la ejecución, algunos botones quedarán disponibles en la barra de herramientas lateral:
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Haga clic en este botón para desasociar el auditor seleccionado en la lista de registros. |
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Haga clic en este botón para definir el auditor seleccionado en la lista de registros como el auditor principal. Para que el botón esté habilitado, el permiso para ser auditor principal debe estar habilitado en los datos del requisito o en los datos del auditor interno. |
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Haga clic en este botón para informar que el auditor seleccionado en la lista de registros es un auditor en capacitación. |
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Haga clic en este botón para informar una descripción sobre las responsabilidades del auditor. Es importante resaltar que, una vez guardada la responsabilidad, no se podrá cambiar. |
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Haga clic en este botón para visualizar los datos del auditor seleccionado en la lista de registros. |
Consulte información adicional sobre la configuración de la auditoría:
• Consulte cómo registrar un propósito de auditoría haciendo clic aquí.
• En la pestaña Seguridad, es posible configurar los permisos de acceso a la auditoría. Consulte más detalles sobre cómo configurar la seguridad del registro utilizando los perfiles de permiso.
Si la opción Bloquear los cambios de seguridad en la auditoría se ha habilitado en la categoría, no será posible realizar cambios en la pestaña Seguridad, únicamente visualizar las configuraciones aplicadas durante el registro de la categoría.
• La sección Asociaciones permite asociar objetos de los componentes Documento, Kanban, Encuesta y Reunión.
• La pestaña Atributo se mostrará si se asociaron atributos a la categoría de la auditoría. Vea más detalles sobre el llenado de los atributos haciendo clic aquí.
• Utilizando el botón 
de la barra de herramientas lateral de la sección Agenda, es posible exportar un archivo con extensión .ics, que podrá ser utilizado para crear una programación en su lector de e-mail, con los datos del compromiso registrado en el sistema. La configuración de las programaciones varía según el lector de e-mails utilizado por su organización.
• Si en la categoría se ha configurado la utilización de máscara de identificación, al generar el identificador automático, será mostrada la respectiva máscara. El identificador generado por medio de la máscara solo podrá ser editado si la opción Permitir modificar el identificador generado está marcado en la pantalla de datos de la categoría.
Haga clic aquí para obtener más información sobre las máscaras de identificación.
• Si se está planificando una auditoría de 2ª parte - de proveedor, no será posible guardar el registro sin llenar el campo Proveedor de la sección Alcance de la auditoría. Los proveedores disponibles para la selección son registrados previamente en SoftExpert Proveedor.
• Si una auditoría de 2ª parte - en cliente está siendo planificada, no será posible guardar el registro sin llenar el campo Cliente de la sección Datos generales. Los clientes disponibles para la selección son registrados previamente en SoftExpert Cliente.
• Solamente será posible asociar documentos en la sección Asociaciones si SoftExpert Documento forma parte de las soluciones adquiridas por la organización.
• La sección Agenda solo se mostrará si, en la categoría, la opción Permitir informar la agenda de la auditoría ha sido habilitada. Eche un vistazo al vídeo Planificar auditoría de requisito, mostrado anteriormente, para obtener más detalles sobre la configuración del campo.
Conclusión
Una vez realizadas las configuraciones iniciales, es necesario definir el alcance de la auditoría.