Despachar protocolo
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Prerrequisitos
- Acceso al menú Gestión > Apertura (PT003).
- Protocolo previamente abierto con el estado “A iniciar” o “En trámite”.
- Usuario con el control “Modificar” permitido en la seguridad del protocolo.
Presentación
En el menú de apertura de protocolo es posible encaminar los protocolos ya abiertos a los responsables por su recepción.
En esta etapa, se pueden definir plazos, registrar informaciones relevantes sobre la tramitación y gestionar los destinatarios que deberán dar continuidad al flujo.
El paso a paso de este artículo también puede utilizarse para retramitar protocolos ya cerrados.
Para ilustrar las instrucciones, se despachará el protocolo de solicitud de licencia desarrollado como ejemplo a lo largo del flujo.
Despachar protocolo
1. Acceda al menú Gestión > Apertura (PT003).
2. Localice y seleccione el protocolo deseado.
3. Expanda el botón Más y seleccione la opción Despachar protocolo.
4. En el campo Plazo, seleccione la fecha hasta la cual los destinatarios deberán ejecutar la confirmación de recepción del protocolo.
5. En el campo Despacho, registre informaciones importantes sobre la tramitación del protocolo para los destinatarios.
6. Haga clic en el botón 
y seleccione los responsables por la recepción del protocolo.
7. Haga clic en el botón 
para finalizar.
- El botón “Despachar protocolo” solo se mostrará cuando el protocolo tenga el estado “A iniciar” o “En trámite”.
- Si se selecciona un protocolo con estado “Cerrado”, solo estará habilitada la opción “Retramitar protocolo”.
- Si se selecciona un protocolo con estado “Cancelado”, no será posible retramitarlo ni despacharlo.
- Si el plazo fue previamente configurado en el tipo de protocolo, el campo Plazo mostrará la fecha definida y no podrá ser editado.
- El llenado de los campos Plazo y Despacho será obligatorio si el soporte configurado en el tipo de protocolo es electrónico.
Conclusión
El despacho garantiza la correcta movimentación y el seguimiento de los protocolos dentro de la organización.
El protocolo será enviado a la bandeja de entrada de los destinatarios seleccionados, permitiendo que el flujo continúe de forma controlada, con seguridad y trazabilidad en todas las etapas.
Con el despacho concluido, el siguiente paso es recibir los protocolos.