Firmar un documento vía SoftExpert Sign
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Esta herramienta de firma está disponible a partir de la versión 3.0 del sistema para clientes Cloud.
Prerrequisitos
- SoftExpert Sign habilitado en el sistema. La activación inicial y las credenciales de integración son provistas por el equipo de SoftExpert.
- Usuario en la lista de seguridad del documento con el control "Firmar" permitido.
- Acceso al menú Documento (DC010).
Introducción
SoftExpert Suite cuenta con su propia herramienta de firma digital, llamada SoftExpert Sign.
Con esta herramienta, las operaciones de firma digital y electrónica pasan a ser ejecutadas de forma nativa, sin depender de recursos externos, garantizando mayor estabilidad e integración entre los módulos del sistema.
Para firmar los archivos electrónicos del documento con la herramienta de firma nativa, es necesario que haya una configuración de firma electrónica vía SoftExpert Sign asociada a la categoría.
Enviar documento para firma
1. Acceda al menú Documento (DC010).
2. Localice el documento y coloque el cursor del mouse sobre él.
3. Expanda el botón Más y haga clic en Firmar archivo electrónico.
4. En la pantalla que se abrirá, llene los campos que se describen a continuación:
| Idioma del documento | Seleccione el idioma en el que se enviará el e-mail de notificación del signatario. |
| Definir orden de envío | Marque esta opción para definir el orden de firma del archivo. Con esto, el sistema notificará a los firmantes en orden numérico hasta que todos firmen. |
| Nombre | Indique el nombre del signatario. |
Informe el e-mail del signatario. |
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| Teléfono | Ingrese el número de teléfono del signatario con el código de área. |
| ID tributaria | Ingrese la ID tributaria del signatario. |
| Tipo de firma | Seleccione cómo el signatario firmará el documento. Haga clic en la opción Agregar nuevo signatario, en la parte inferior de la pantalla, para agregar un nuevo signatario. |
5. Una vez completados los campos, haga clic en Próxima etapa.
6. Informe el asunto y el plazo para la firma.
7. Haga clic en Enviar para que los firmantes sean notificados y realicen la firma.
- Al final de la firma, haga clic en el icono verde de la columna FD para visualizar los datos de la firma en el archivo electrónico. Por medio de la columna FD, también es posible visualizar la situación de la firma del archivo electrónico. Coloque el mouse sobre el icono para identificar lo que representa.
- Si la configuración de la firma está parametrizada para permitir la edición del sobre, será posible hacer clic en Editar sobre para modificar el título del sobre, los firmantes y la posición de las firmas.
- Para firmar diversos archivos de una sola vez, seleccione los documentos deseados, expanda el botón Acciones en masa y seleccione la opción Firmar archivo electrónico.
- Mientras el sobre esté en curso, todavía es posible: reenviar el correo electrónico de notificación (el correo se envía solo a quienes aún no han completado la firma) y cancelar el sobre. La cancelación no devuelve el crédito consumido en el envío.
- La seguridad de los documentos sigue la configuración de la categoría o del documento. Ningún documento firmado se almacena en un portal externo; todo permanece dentro del sistema, accesible únicamente para quienes tienen acceso al documento.
Conclusión
La firma electrónica del documento vía SoftExpert Sign fue concluida. De esta forma, es posible garantizar mayor integridad y autenticidad en los documentos.