Importar archivo
Prerrequisitos
- Acceso al menú Gestión > Planificación de proyecto (PR011).
- Archivo de exportación de un proyecto en formato .mpp, .mpx o .xml.
Introducción
La importación de archivos facilita la inclusión de proyectos en el sistema, ya que permite cargar datos directamente desde archivos con los siguientes formatos .mpp, .mpx o .xml.
Para garantizar la compatibilidad, el archivo debe generarse exportando un proyecto del sistema, asegurando que toda la información esté estructurada correctamente para la importación.
En este artículo, se demostrará cómo usar esta función para optimizar el registro y mantener la integridad de los datos del proyecto.
Importar archivo
1. Acceda al menú Gestión > Planificación de proyecto (PR011).
2. Expanda el botón 
y haga clic en Crear proyecto utilizando asistente.
3. En la pantalla del asistente de creación, seleccione la opción Importar archivo.
4. En la sección Upload de archivo, incluya un archivo .mpp, .mpx o .xml desde el que será creado el proyecto.
5. El campo Idioma puede aparecer al cargar un archivo .mpx. En este caso, defina el idioma del proyecto que se va a importar. El idioma seleccionado debe ser el mismo que el definido al crear el archivo.
6. En el campo Tipo de proyecto, seleccione el tipo que clasificará el proyecto que se está creando.
7. El campo Categoría de auditoría puede aparecer si el tipo seleccionado tiene automatización configurada con SoftExpert Auditoría. En este caso, seleccione la categoría que clasificará la auditoría que se creará a partir del proyecto.
Solo las categorías cuyo formulario de ejecución es "Proyecto" estarán disponibles para la selección en la sección "Etapa" de su pantalla de datos.
8. Haga clic en el botón Siguiente.
9. En la etapa Datos del proyecto, informe un identificador, un nombre, un responsable y una prioridad para el nuevo proyecto.
- No olvide que, si ha configurado el uso de una máscara de identificación en el tipo de proyecto, la respectiva máscara se mostrará al generar el identificador automático. Recuerde que el identificador generado a través de la máscara solo se puede editar si la opción "Permitir modificar identificador" está marcada en la pantalla de datos del tipo de proyecto. Si no se configura el uso de una máscara de identificación, pero en los parámetros generales está marcada la opción "¿Identificador de proyecto de solo lectura?", no será posible editar el identificador.
- El campo Prioridad solo será mostrado si no hay una prioridad estándar definida en el menú Configuración > Prioridad (PR031).
10. El campo Perfil de visualización será mostrado si no hay un perfil de visualización estándar definido en el tipo de proyecto. En este caso, seleccione el perfil de visualización que será aplicado a las vistas del cronograma del proyecto.
11. La opción Importar asignación de horas de los recursos será mostrada si se ha cargado un archivo .mpp. Habilítela para que sean importadas las asignaciones de los recursos de las actividades contenidas en el archivo.
12. Habilite la opción Mantener valores reales de las actividades en la importación para importar el proyecto directamente en la etapa de ejecución; es decir, para que no pase por la planificación. Se mantendrá el porcentaje real de las actividades contenidas en el archivo.
13. La opción Incluir nueva revisión será mostrada si el tipo de proyecto seleccionado no tiene la etapa de aprobación configurada. En este caso, habilite la opción para registrar una revisión para el proyecto que se está creando.
14. El campo Clientes/proveedores será mostrado si en el tipo de proyecto se ha configurado que se requiere asociar clientes o proveedores al proyecto.
15. Haga clic en el botón Siguiente.
16. Es posible que las etapas a continuación sean mostradas según el tipo del proyecto. Complete los datos, si es necesario:
Atributo
Esta etapa será mostrada si en la pestaña Atributo del tipo del proyecto han sido asociados atributos marcados como requeridos y/o si el atributo asociado con el tipo se utiliza para formar el identificador del proyecto (es decir, es utilizado por la máscara de identificación aplicada al proyecto).
En este caso, llene los atributos presentados. La forma de llenar un atributo varía de acuerdo con las configuraciones establecidas durante su registro.
- Si se ha configurado una restricción de edición/visualización de atributos, ellos quedarán disponibles de acuerdo con el permiso concedido.
- Tenga en cuenta que los atributos que no sean requeridos y/o que no se utilicen en la máscara de identificación del proyecto no se presentarán en esta sección, y que sus valores podrán llenarse posteriormente al editar los datos del proyecto.
- Si el proyecto está atendiendo una solicitud y los atributos de la solicitud y del proyecto son iguales, el sistema preguntará si desea copiar los valores de la solicitud para el proyecto. Haga clic en OK para realizar esta operación.
Aprobación
Esta etapa será mostrada si en la pestaña Aprobación del tipo del proyecto se ha definido que el tipo de ruta de aprobación es "Variable" o "Fijo" y no se ha llenado el campo Ruta.
Por medio de esta sección, será posible definir los responsables por la aprobación de la planificación y revisiones del proyecto en consonancia con las configuraciones realizadas en su tipo.
Para más detalles del recurso de aprobación, haga clic aquí.
APQP/PPAP
Esta etapa será mostrada si en el tipo del proyecto se ha configurado la automatización con SoftExpert APQP.
En este caso, seleccione el tipo que clasificará el APQP creado a partir del proyecto en el campo Tipo de APQP/PPAP.
Defina el ítem implicado en el APQP que será creado.
De acuerdo con el elemento seleccionado, será posible seleccionar la revisión del ítem que se utilizará en el APQP.
Si el ítem tiene más de un cliente asociado, seleccione el cliente que será utilizado en el APQP.
Requisitos de referencia
Esta sección será mostrada si el tipo de proyecto tiene configurada la automatización con SoftExpert Auditoría y si en la pestaña "Alcance" de la categoría de la auditoría seleccionada está habilitada la opción "Auditar requisito".
Utilice esta sección para asociar los requisitos que compondrán la auditoría creada a partir del proyecto.
Alcance
Esta sección será mostrada si el tipo de proyecto tiene configurada la automatización con SoftExpert Auditoría y si en la pestaña "Alcance" de la categoría de la auditoría seleccionada está habilitada la opción "Auditar requisito".
Utilice esta sección para definir el enfoque de la auditoría creada a partir del proyecto y parametrice los detalles sobre el alcance de los trabajos de la auditoría.
Auditor
Esta sección será mostrada si el tipo del proyecto tiene configurada la automatización con SoftExpert Auditoría.
Utilice esta sección para definir los responsables de la ejecución de la auditoría.
Plan de riesgo y control
Esta sección será mostrada si el tipo de proyecto tiene configurada la automatización con SoftExpert Auditoría y en la pestaña "Alcance" de la categoría de la auditoría seleccionada está habilitada la opción "Auditar plan de riesgo y control".
Utilice esta sección para asociar los planes de riesgo y control (con alcance Riesgo/Proceso) que serán utilizados como base para el alcance.
Configuración
Esta sección será mostrada si el tipo de proyecto tiene configurada la automatización con SoftExpert Auditoría y en la pestaña "Alcance" de la categoría de la auditoría seleccionada está habilitada la opción "Auditar plan de riesgo y control".
Utilice esta sección para definir el método de evaluación que se utilizará para cada elemento del plan. Tenga en cuenta que las opciones presentadas variarán según los planes asociados.
Objeto auditado
Esta sección será mostrada si el tipo de proyecto tiene configurada la automatización con SoftExpert Auditoría y si en la pestaña "Alcance" de la categoría de la auditoría seleccionada está habilitada la opción "Auditar plan de riesgo y control".
En esta sección, aparecen los elementos de los planes de riesgo y control asociados. Establezca los elementos que serán auditados y los que no lo serán.
17. Después de completar los campos necesarios, haga clic en el botón Finalizar.
18. En la etapa Resumen, será presentada una visión general de la creación del proyecto. Haga clic en la opción Datos del proyecto para editar los datos del proyecto y en la opción Cronograma del proyecto para editar la estructura del proyecto.
Al importar un proyecto, se incorporará la siguiente información:
- Nombre de las actividades.
- Fechas de inicio y fin.
- Duración (calculada según el inicio y fin importados y considerando el cronograma del proyecto). La duración es considerada en días y valores enteros.
- Milestones.
- Restricción de la predecesión entre las actividades: fin-a-inicio, inicio-a-inicio, fin-a-fin e inicio-a-fin y desfase (lag).
- Asignación de recursos (si el archivo es .mpp y se habilita la opción "Importar asignación de horas de los recursos"). Incluso si hay recursos asignados que no existen en el sistema, ellos serán registrados automáticamente.
- Tipos de restricciones de las actividades: Lo más tarde posible, Lo antes posible, No iniciar antes del, No finalizar antes del, No iniciar después del, No finalizar después del, Debe finalizar el, Debe iniciar el.
- El porcentaje real de las actividades (si está habilitada la opción "Mantener valores reales de las actividades en la importación")
- Descripción.
Es importante resaltar que, al realizar una importación:
- El identificador de las actividades será un valor secuencial generado por el sistema.
- Si en el tipo de proyecto se configura un tipo de actividad estándar, será aplicado a las actividades que aún no fueron concluidas, el tipo configurado y, consecuentemente, sus configuraciones (atributos, aprobación de la ejecución etc).
- La EDT (WBS) se genera nuevamente, sin importar el valor personalizado del MS Project®;
- Si hay algún porcentaje real informado, la actividad es importada como "Debe iniciar el".
- El primer recurso de la pestaña Recursos de la pantalla de datos de la actividad del MS Project® es importado como responsable de la actividad, siempre que la matrícula, el nombre o login sean iguales. De lo contrario, el responsable será el mismo del proyecto.
- Si el proyecto está en horas, se importarán los campos de esfuerzo, esfuerzo fijo y duración dirigidos por el esfuerzo.
- El desfase es importado como duración en días y solamente valor entero.
- Las actividades con cálculo manual son importadas con cálculo automático.
- El calendario no es importado. En este caso, se utilizará el calendario del proyecto definido en SoftExpert Suite.
- Las líneas base del proyecto tampoco se importarán.
- Si el archivo utilizado en la importación está corrompido o por algún motivo no es válido, el proyecto no será creado.
- Si el proyecto del archivo no tiene actividades, o sea, si está vacío, el proyecto no será creado.
Conclusión
Si tiene alguna duda sobre la edición de los datos del proyecto, consulte el contenido del artículo Planificar proyecto en blanco. Para dudas sobre la edición de la estructura del proyecto, consulte el artículo Incluir actividades en el cronograma.