Consultas de SoftExpert Workflow
Prerrequisitos
- Acceso al menú Consulta > Acciones y planes (WF017).
- Acceso al menú Consulta > Auditoría de sistema (WF010).
- Acceso al menú Consulta > Causas (WF018).
- Acceso al menú Consulta > Tareas (WF008).
- Acceso al menú Workflow (WF022).
Introducción
Para facilitar el control de los registros y la visualización de la información registrada, se ponen a disposición menús de consulta.
Vea las consultas disponibles en SoftExpert Workflow:
Consultar acciones y planes
Permite consultar los planes de acción y las acciones de SoftExpert Plan de Acción asociados a los procesos. En este menú de consulta, solo se mostrarán los procesos que tienen planes de acción y acciones asociados.
1. Acceda al menú Consulta > Acciones y planes (WF017).
2. Utilice los filtros de búsqueda y haga clic en BUSCAR.
3. Localice y seleccione el registro que desea consultar.
4. Expanda el botón 
y seleccione si desea visualizar los datos de la acción, del plan de acción o de la instancia.
Filtros avanzados de la consulta
General
- Situación: expanda la lista de opciones y marque la posible situación en la que se encuentra la instancia. Si así se configura, algunas situaciones ya vendrán marcadas, pero será posible desmarcarlas. Utilice los demás botones para marcar todas las situaciones disponibles y limpiar las marcaciones realizadas.
- Identificador: informe el identificador de la instancia que se consultará.
- Título: informe el título de la instancia que se consultará.
- Descripción: informe la descripción de la instancia que se consultará.
- Área del iniciador: informe el área del iniciador de la instancia que se consultará.
- Iniciador: informe el iniciador de la instancia que se consultará.
- Período de inicio del proceso: informe el intervalo de fechas que abarca la fecha en la que se inició el proceso que desea consultar.
- Período de fin del proceso: informe el intervalo de fechas que abarca la fecha en la que se finalizó el proceso que desea consultar.
Acciones y planes
- Identificador: informe el identificador de la acción o del plan que se consultará.
- Título: informe el título de la acción o del plan que se consultará.
- Fecha planificada: informe la fecha planificada para la ejecución de la acción o del plan que se consultará.
- Situación: expanda la lista de opciones y marque la posible situación en la que se encuentra la acción o el plan. Si así se configura, algunas situaciones ya vendrán marcadas, pero será posible desmarcarlas. Utilice los demás botones para marcar todas las situaciones disponibles y limpiar las marcaciones realizadas.
- Plazo: expanda la lista de opciones y marque el posible plazo en el que se encuentra la acción o el plan. Si así se configura, algunas situaciones ya vendrán marcadas, pero será posible desmarcarlas. Utilice los demás botones para marcar todas las situaciones disponibles y limpiar las marcaciones realizadas.
Consultar auditoría de sistema
Permite acompañar las diversas operaciones efectuadas en los workflows inicializados y en sus actividades. Así, es posible controlar y verificar los accesos efectuados indebidamente.
1. Acceda al menú Consulta > Auditoría de sistema (WF010).
2. Utilice los filtros de búsqueda y haga clic en BUSCAR.
3. Localice y seleccione el registro que desea consultar.
4. Haga clic en el botón 
para utilizar el recurso Análisis OLAP y analizar el resultado obtenido en la consulta o expanda el botón 
para configurar y emitir el reporte de auditoría de sistema y las demás posibles opciones de reportes disponibles.
Filtros avanzados de la consulta
Workflow
- Identificador: informe el identificador del workflow en el que se efectuó la operación que desea consultar.
- Título: informe el título del workflow en el que se efectuó la operación que desea consultar.
General
- Auditoría de: seleccione la opción Workflow o la opción Actividad, para determinar qué operaciones se consultarán. Es importante resaltar que la opción seleccionada tendrá impacto en los demás campos.
- Evento: los eventos presentados en este campo variarán de acuerdo con la opción seleccionada en el campo Auditoría de. Marque las operaciones realizadas en workflows/actividades que desea auditar. Si no se marca ninguna operación, todas las operaciones realizadas en los workflows/actividades del sistema se presentarán en el resultado de la consulta. Utilice los botones ubicados en el lateral del campo para expandir y visualizar la lista de eventos, marcar todos los eventos disponibles y limpiar las marcaciones realizadas.
- Período: informe el intervalo de fechas que abarca la fecha en la que se realizó la operación que desea consultar.
-
Actividad: este campo solo se habilitará si se selecciona la opción Actividad en el campo
Auditoría de. Informe el nombre de la actividad para consultar y auditar las operaciones realizadas en ella. -
Usuario: seleccione el usuario cuyas operaciones realizadas en el sistema desea auditar. Utilice los
demás botones ubicados en el lateral del campo, para llenarlo con los datos del usuario conectado o limpiar el valor llenado. -
IP: este campo solo se habilitará si se selecciona la opción Workflow en el campo
Auditoría de. Informe el número IP de la máquina en la que se efectuó la operación que desea auditar. -
Justificación/Comentario: si lo hay, informe la justificación o comentario registrado por el
usuario que efectuó la operación que desea consultar.
Consultar causas
Permite consultar las causas asociadas a los procesos. En este menú de consulta, solo se mostrarán los procesos que tienen causas asociadas.
1. Acceda al menú Consulta > Causas (WF018).
2. Utilice los filtros de búsqueda y haga clic en BUSCAR.
3. Localice y seleccione el registro que desea consultar.
4. Haga clic en el botón para visualizar los datos de la instancia y acceder a sus causas o en el botón para analizar las causas de la instancia.
Filtros avanzados de la consulta
General
- Situación: expanda la lista de opciones y marque la posible situación en la que se encuentra la instancia. Si así se configura, algunas situaciones ya vendrán marcadas, pero será posible desmarcarlas. Utilice los demás botones para marcar todas las situaciones disponibles y limpiar las marcaciones realizadas.
- Situación de la ejecución: expanda la lista de opciones y marque la posible situación de la ejecución en la que se encuentra la instancia. Si así se configura, algunas situaciones ya vendrán marcadas, pero será posible desmarcarlas. Utilice los demás botones para marcar todas las situaciones disponibles y limpiar las marcaciones realizadas.
- Identificador: informe el identificador de la instancia que se consultará.
- Título: informe el título de la instancia que se consultará.
- Descripción: informe la descripción de la instancia que se consultará.
- Prioridad: informe la prioridad de la instancia que se consultará.
- Área del iniciador: informe el área del iniciador de la instancia que se consultará.
- Iniciador: informe el iniciador de la instancia que se consultará.
- Área del solicitante: informe el área del solicitante de la instancia que se consultará.
- Solicitante: informe el solicitante de la instancia que se consultará.
- Período de inicio del proceso: informe el intervalo de fechas que abarca la fecha en la que se inició el proceso que desea consultar.
- Período de fin del proceso: informe el intervalo de fechas que abarca la fecha en la que se finalizó el proceso que desea consultar.
Causa
- Buscar en: expanda la lista de opciones y marque si el sistema debe buscar causas potenciales o raíz. Si así se configura, algunas situaciones ya vendrán marcadas, pero será posible desmarcarlas. Utilice los demás botones para marcar todas las situaciones disponibles y limpiar las marcaciones realizadas.
- Causa: informe la causa que se consultará.
- Área responsable: informe el área responsable de la causa que se consultará.
Consultar workflows
Permite consultar las instancias de workflow registradas en el sistema, utilizando los atajos de acceso rápido o los filtros de búsqueda para localizar los registros deseados.
1. Acceda al menú Workflow (WF022).
2. En el panel Acceso rápido, seleccione uno de los atajos disponibles (Favoritos, Modificados recientemente, Creados recientemente, Atribuidos a mí, Abiertos por mí o Finalizados recientemente) o utilice el campo Buscar para localizar un registro específico.
3. Si desea refinar la búsqueda, utilice el selector Proceso para filtrar por un proceso específico o haga clic en el botón Filtros para definir criterios adicionales.
4. A continuación, haga clic en el botón Buscar.
5. Localice y seleccione el registro que desea consultar.
Filtros
Más recientes
- Proceso: informe el proceso de las instancias que se consultarán.
- Situación del workflow: marque la(s) posible(s) situación(es) en la que se encuentra el workflow.
- Situación del proceso: marque la(s) posible(s) situación(es) en la que se encuentra el proceso.
Identificación
- Mostrar solo favoritos: habilite esta opción para que solo se presenten en el resultado de la consulta las instancias marcadas como favoritas.
- Identificador: informe el identificador de la instancia que se consultará.
- Título: informe el título de la instancia que se consultará.
- Proceso: informe el proceso de la instancia que se consultará.
Workflow
- Objeto: defina si quiere consultar instancias cuyo objeto sea Workflow, Incidente o Problema.
- Situación del proceso: marque la(s) posible(s) situación(es) en la que se encuentra el proceso.
- Situación del workflow: marque la(s) posible(s) situación(es) en la que se encuentra el workflow.
- Situación del SLA: marque la(s) posible(s) situación(es) del SLA en la que se encuentra la instancia.
- Asociación: informe la asociación que se utilizará como criterio en la consulta de las instancias.
- Prioridad: informe la prioridad de las instancias que se consultarán.
- Iniciador: informe el iniciador de las instancias que se consultarán.
- Solicitante: informe el solicitante de las instancias que se consultarán.
- Falla en la ejecución de la actividad de sistema: habilite esta opción para consultar las instancias que presentan falla en la ejecución de actividades de sistema.
- Plazo de retención vencido: habilite esta opción para consultar las instancias cuyo plazo de retención está vencido.
Por fecha
- Inicio: informe el intervalo de fechas que abarca la fecha en la que se inició la instancia que desea consultar.
- Fin: informe el intervalo de fechas que abarca la fecha en la que se finalizó la instancia que desea consultar.
- Fecha de modificación: informe el intervalo de fechas que abarca la fecha en la que se modificó la instancia que desea consultar.
- Situación del plazo: defina si desea consultar las instancias dentro del plazo, próximas del vencimiento o atrasadas.
Otros
- Actividad habilitada: informe la actividad habilitada en las instancias que se consultarán.
- Ejecutor de actividad habilitada: informe el ejecutor de la actividad habilitada en las instancias que se consultarán.
- Causa: informe la causa asociada a las instancias que se consultarán.
- Campo de tabla: informe el campo de tabla que se utilizará como criterio en la consulta de las instancias.
Filtrar por atributos
- Atributo: seleccione el atributo que se utilizará como criterio en la consulta de las instancias.
- Operador: seleccione el operador que determina la relación entre el atributo y el valor informado.
- Valor: informe el valor del atributo que se utilizará como criterio en la consulta.
Al hacer clic en el botón Reportes, el usuario puede elegir entre opciones que permiten exportar los datos a Excel o PDF o utilizar opciones que permiten crear vistas analíticas.
Consultar tareas
Permite acompañar los registros pendientes de cualquier usuario de SoftExpert Workflow. Esta consulta posibilita, por ejemplo, que los líderes verifiquen si sus liderados están ejecutando las tareas dentro del plazo estipulado.
1. Acceda al menú Consulta > Tareas (WF008).
2. En el panel Filtros de búsqueda, haga clic en el botón Seleccione un tipo de tarea.
3. En la pantalla que se abrirá, llene los campos con la información del tipo de tarea que desea consultar.
4. A continuación, haga clic en BUSCAR. En la sección Tareas, se mostrarán los tipos de tareas según los filtros llenados anteriormente.
5. Mantenga marcados los tipos de tareas que desea consultar y, a continuación, haga clic en el botón Aplicar.
6. En este momento, los tipos seleccionados se mostrarán en el panel Filtros de búsqueda.
7. Así, basta con hacer clic en el tipo de tarea deseado para que se muestren todas las tareas pendientes de ese tipo.
Los menús Acciones y planes (WF017) y Causas (WF018) solo estarán disponibles si SoftExpert Plan de Acción forma parte de las soluciones adquiridas por la organización.
En el menú Configuración > Parámetros generales (WF019), marque la opción Visualizar situación del plan de acción (SPA) por para que se muestre una columna adicional en la pantalla de consulta de tareas del componente Workflow. En esta columna adicional, se presentará la situación de los planes de acción (SPA) asociados al workflow. Si marca esta opción, seleccione la configuración deseada:
- Workflow: muestra la situación del plan de acción asociado al workflow que esté en la etapa más avanzada.
- Actividad: muestra la situación del plan de acción asociado a la actividad que está en ejecución.
Conclusión
De esta forma, los menús de consulta permiten localizar y acompañar workflows, tareas, causas y planes de acción registrados en el sistema, facilitando el control y la trazabilidad de los procesos.