Tareas de SoftExpert Workflow
Prerrequisito
Introducción
Las tareas representan las actividades pendientes del sistema de las cuales el usuario es responsable. Son utilizadas para organizar, monitorear y controlar las acciones relacionadas con los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Las tareas se clasifican en tres categorías:
- Ejecución: reúnen las tareas pendientes que el usuario debe realizar directamente, en un plazo o período definido.
- Conocimiento: corresponden a las tareas en las que el usuario debe confirmar el conocimiento sobre determinada acción, publicación o registro.
- Seguimiento: engloban las tareas por las cuales el usuario es responsable, pero cuya ejecución es realizada por otro usuario, permitiendo el monitoreo de su progreso.
Además, el sistema permite la transferencia de tareas, posibilitando que la responsabilidad por una tarea pendiente sea asignada a otro usuario, de acuerdo con las necesidades operativas de la organización.
En este artículo, se presentarán las tareas disponibles en SoftExpert Workflow. Recuerde que el componente no genera tareas de seguimiento.
Ejecución
| ¿Quién recibe? | Usuarios definidos como ejecutores de las actividades durante el modelado del proceso (SoftExpert Proceso) que automatiza el workflow. |
| ¿Cuándo? | Siguiendo el flujo del proceso, cuando llega el momento de ejecutar la actividad. |
| Finalidad | Ejecutar actividad del workflow. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
Los usuarios con licencia “Basic” solo podrán ejecutar las actividades de los procesos que iniciaron; es decir, actividades asignadas al iniciador del proceso. Se podrá acceder a las demás actividades utilizando una licencia "Staff" o "Manager".
En el menú Configuración > Parámetros generales (WF019), marque la opción Exhibir situación del plan de acción (SPA) por: para que se muestre una columna adicional en la pantalla de ejecución de las actividades del componente Workflow. En esta columna adicional, se mostrará la situación de los planes de acción (SPA) asociados al workflow. Si marca esta opción, seleccione la configuración deseada:
- Workflow: Muestra la situación del plan de acción asociado al workflow que se encuentra en la etapa más avanzada.
- Actividad: muestra la situación del plan de acción asociado a la actividad que está en ejecución.
Seguimiento
| ¿Quién recibe? | Usuario definido como gestor del proceso o gestor de la instancia. |
| ¿Cuándo? | Una vez que se inicializa el workflow. |
| Finalidad | Permitir que el usuario gestione los workflows que están bajo su responsabilidad y que están en marcha. |
| Ejecución | Haga clic aquí para saber cómo ejecutar la tarea. |
| ¿Quién recibe? | Usuario que ha inicializado el workflow. |
| ¿Cuándo? | Una vez que se inicializa el workflow. |
| Finalidad | Permitir que el usuario realice un seguimiento de los workflows que ha inicializado y que están en marcha. |
Conclusión
A medida que las tareas se ejecutan y se finalizan, estas ya no aparecerán en la lista de registros pendientes del menú de tareas.