Creating an audit project
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Pré-requisitos
- Licença ativa do SoftExpert Auditoria e do SoftExpert Projeto.
- Acesso ao menu Gestão > Planejamento de projeto (PR011).
- Tipo de projeto previamente configurado, com integração com o componente Auditoria habilitada.
- Registros de item de comunicação, meio de comunicação e papel no projeto previamente efetuados para configurar a comunicação.
- Tipo financeiro previamente cadastrado no menu Administração > Configuração > Tipo financeiro (AD070) para incluir custos e receitas.
- Prioridade previamente configurada para definir a prioridade do programa.
Apresentação
Um projeto é um esforço temporário destinado à criação de um produto ou serviço com resultado único. No sistema, é possível iniciar um projeto em branco, permitindo a personalização total de suas configurações e estrutura conforme as necessidades da organização.
Além disso, por meio da integração com o SoftExpert Auditoria, o sistema permite utilizar projetos criados no sistema para executar auditorias.
Neste artigo, será demonstrado como criar e configurar um projeto em branco e quais são as configurações específicas para que o projeto seja utilizado para a execução de auditorias.
Criar projeto de auditoria
Assista ao vídeo abaixo para saber como planejar um projeto do zero:
Confira abaixo as configurações do projeto relacionadas à auditoria:
As configurações somente serão apresentadas se o tipo que classifica o modelo de projeto tiver configurada a automação com o SoftExpert Auditoria.
Dados gerais
Na seção Auditoria, estão disponíveis os seguintes campos:
- Categoria de auditoria: selecione a categoria que classificará a auditoria criada a partir do projeto. Note que somente estarão disponíveis para seleção as categorias cuja forma de execução estiver configurada como Projeto, na aba Etapa de sua tela de dados.
- Tipo de auditoria: este campo é preenchido pelo sistema com o tipo de auditoria configurado na categoria selecionada anteriormente. Conheça mais sobre os tipos de auditoria clicando aqui.
- Propósito da auditoria: selecione o motivo pelo qual a auditoria será realizada. Os propósitos da auditoria devem estar previamente configurados no menu Configuração > Auditoria > Propósito (AU025); saiba mais clicando aqui.
<Imagem da tela de dados do projeto na aba Dados gerais - selecionar o registro Audit ISO9000 - destacar o campo Auditoria>
Escopo da auditoria
Nesta seção, é definida a associação dos objetos e requisitos que irão compor a auditoria criada a partir do projeto.
Nela, deve ser criada a estrutura do escopo para a auditoria.
Confira os artigos listados abaixo para conferir como definir o escopo das auditorias de requisito e das auditorias de plano de risco e controle:
- Definir escopo da auditoria de requisito
- Definir escopo da auditoria de plano de risco e controle
Definir auditor
Na seção Auditor, é possível selecionar quem serão os responsáveis pela auditoria.
<imagem dos Dados do projeto, com a aba Auditor aberta - selecionar o projeto Audit ISO9000 para capturar a imagem>
Selecione entre as opções disponíveis:
| Auditor interno | O campo será exibido como o nome da organização que será auditada, e a auditoria será realizada por pessoas da própria empresa. Utilize os botões localizados ao lado da lista de registros desta seção para selecionar os auditores desejados. |
| Unidade de negócio auditora | A auditoria será realizada por pessoas de determinada unidade de negócio da empresa. Selecione primeiramente a unidade de negócio e, em seguida, utilize os botões localizados ao lado da lista de registros para selecionar os auditores desejados. Lembre-se que serão listados apenas os auditores da unidade de negócio selecionada. |
| Organização de auditoria | A auditoria será realizada por auditores externos, ou seja, auditores de uma organização de auditoria. Selecione primeiramente a organização e, em seguida, utilize os botões localizados ao lado da lista de registros para selecionar os auditores desejados. Lembre-se que serão listados apenas os auditores da organização selecionada. |
• Para as auditorias de 2ª Parte - de cliente e 3ª Parte, somente estará disponível a opção Organização de auditoria.
• O auditor interno somente poderá executar a auditoria dos requisitos que estão associados a ele. Ou seja, se o requisito associado no escopo da auditoria não estiver associado ao auditor interno, ele não poderá realizar a auditoria.
• Se a opção Exigir seleção do auditor líder nas auditorias estiver habilitada nos parâmetros gerais do SoftExpert Auditoria, não será possível enviar o projeto para a próxima etapa sem definir um auditor líder.
• As unidades de negócio disponíveis para seleção foram previamente registradas no SoftExpert Administração. Se for necessário registrar uma nova unidade, clique no botão 
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Consulte a documentação do componente Administração para obter mais detalhes sobre o cadastro.
• Confira mais detalhes sobre o cadastro dos auditores internos clicando aqui.
• Confira mais detalhes sobre o cadastro das organizações de auditoria clicando aqui.
Independentemente do tipo de responsável escolhido, após associar os auditores responsáveis pela execução, alguns botões serão liberados na barra de ferramentas lateral:
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Clique neste botão para desassociar o auditor selecionado na lista de registros. |
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Clique neste botão para definir o auditor selecionado na lista de registros como o auditor líder. Para que o botão seja habilitado, a permissão para ser auditor líder deve estar habilitada nos dados do requisito ou nos dados do auditor interno. |
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Clique neste botão para informar que o auditor selecionado na lista de registros é um auditor em treinamento. |
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Clique neste botão para informar uma descrição sobre as responsabilidades do auditor. É importante ressaltar que, depois que a responsabilidade for salva, não poderá mais ser alterada. |
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Clique neste botão para visualizar os dados do auditor selecionado na lista de registros. |
Definir entrevistado
Na seção Entrevistado, devem ser associadas as pessoas da unidade de negócio ou do fornecedor que serão entrevistadas na auditoria.
É possível associar os entrevistados de duas maneiras:
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Clique neste botão para registrar os dados do entrevistado. Na tela que será aberta, informe o nome, a área e a função do entrevistado. |
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Clique neste botão para associar usuários previamente cadastrados, para serem entrevistados durante a execução da auditoria. Na tela que será apresentada, localize e selecione o usuário desejado. |
Configurações do projeto
Junto à seção Configurações, é apresentada a subaba Auditoria.
Na subseção Acompanhamento de ocorrência, marque a opção Requer acompanhamento para que seja feito o acompanhamento de todas as ocorrências e incidentes associados às auditorias criadas a partir dos projetos do modelo. Em seguida, defina a equipe responsável pelo acompanhamento das ocorrências. Os membros da equipe selecionada receberão a tarefa de acompanhamento de ocorrência no componente SoftExpert Auditoria. Para finalizar, informe o prazo em dias para o encerramento de todas as ocorrências associadas à auditoria.
Na subseção Atualização automática de requisitos, defina se, ao liberar novas revisões dos requisitos de referência associados na estrutura dos projetos, a estrutura deve ser atualizada automaticamente ou não.
Confira mais detalhes sobre as demais configurações do projeto clicando aqui.
Incluir atividades no cronograma de projeto
Geralmente, os projetos são divididos em diversas atividades menores, para que a carga de trabalho seja melhor distribuída e gerenciada. Isso também é válido para os projetos utilizados para executar as auditorias.
Após criar um projeto no sistema, é necessário acessar seu cronograma para incluir todas as atividades necessárias.
Clique aqui para saber como efetuar essa operação.
Ao editar os dados de uma atividade de projeto, cuja automação com o SoftExpert Auditoria foi habilitada, é possível informar a situação da auditoria.
<imagem dos dados de uma atividade de projeto, com a seção Geral aberta e o campo Situação da auditoria destacado - acessar o cronograma do projeto Audit ISO9000 e abrir os dados da atividade Analyze requirements>
Clique aqui para mais informações sobre o cadastro das situações.
Conclusão
Após planejar o projeto e incluir suas atividades, envie-o para a próxima etapa e, então, execute o projeto de auditoria.