Crear un proyecto de auditoría
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Prerrequisitos
- Licencia activa de SoftExpert Auditoría y de SoftExpert Proyecto.
- Acceso al menú Gestión > Planificación de proyecto (PR011).
- Tipo de proyecto previamente configurado, con integración con el componente Auditoría habilitada.
- Registros de ítem de comunicación, medio de comunicación y rol en el proyecto previamente efectuados para configurar la comunicación.
- Tipo financiero previamente registrado en el menú Administración > Configuración > Tipo financiero (AD070) para incluir costos e ingresos.
- Prioridad previamente configurada para definir la prioridad del programa.
Introducción
Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio con un solo resultado. En el sistema, es posible iniciar un proyecto en blanco, lo que permite la personalización completa de su configuración y estructura de acuerdo con las necesidades de la organización.
Además, a través de la integración con SoftExpert Auditoría, el sistema permite utilizar proyectos creados en el sistema para ejecutar auditorías.
En este artículo, explicaremos cómo crear y configurar un proyecto en blanco y cuáles son las configuraciones específicas para que el proyecto pueda ser utilizado en la ejecución de auditorías.
Crear proyecto de auditoría
Vea el siguiente vídeo para saber cómo planificar un proyecto desde cero:
Consulte a continuación las configuraciones del proyecto relacionadas con la auditoría:
Las configuraciones solo serán presentadas si el tipo que clasifica el modelo de proyecto tiene automatización configurada con SoftExpert Auditoría.
Datos generales
En la sección Auditoría, están disponibles los siguientes campos:
- Categoría de auditoría: seleccione la categoría que clasificará la auditoría creada a partir del proyecto. Tenga en cuenta que únicamente estarán disponibles para selección las categorías cuya forma de ejecución esté configurada como Proyecto en la pestaña Etapa de su pantalla de datos.
- Tipo de auditoría: este campo es llenado por el sistema con el tipo de auditoría configurado en la categoría seleccionada anteriormente. Para más información sobre los tipos de auditoría, haga clic aquí.
- Propósito de la auditoría: seleccione el motivo por el que se realizará la auditoría. Los propósitos de la auditoría deben configurarse previamente en el menú Configuración > Auditoría > Propósito (AU025); obtenga más información haciendo clic aquí.
Alcance de la auditoría
En esta sección, se define la asociación de los objetos y requisitos que compondrán la auditoría creada a partir del proyecto.
En ella, se debe crear la estructura del alcance para la auditoría.
Consulte los artículos que se enumeran a continuación para saber cómo definir el alcance de las auditorías de requisito y de las auditorías de plan de riesgo y control:
Definir auditor
En la sección Auditor, es posible seleccionar los usuarios responsables por la auditoría.
Seleccione entre las opciones disponibles:
| Auditor interno | El campo aparecerá con el nombre de la organización a auditar, y la auditoría será llevada a cabo por personas de la propia empresa. Utilice los botones localizados al lado de la lista de registros de esta sección para seleccionar los auditores deseados. |
| Unidad de negocio auditora | La auditoría será realizada por personas de una determinada unidad de negocio de la empresa. En primer lugar, seleccione la unidad de negocio y, a continuación, utilice los botones situados junto a la lista de registros para seleccionar los auditores deseados. Recuerde que serán listados apenas los auditores de las unidades de negocio seleccionada. |
| Organización de auditoría | La auditoría será realizada por auditores externos; es decir, auditores de una organización de auditoría. En primer lugar, seleccione la organización y, a continuación, utilice los botones situados junto a la lista de registros para seleccionar los auditores deseados. Recuerde que serán listados solo los auditores de la organización seleccionada. |
• Para las auditorías de 2a Parte - de cliente y 3a Parte, solo estará disponible la opción Organización auditora.
• El auditor interno solo podrá ejecutar la auditoría de los requisitos que tenga asociados. Es decir, si el requisito asociado en el alcance de la auditoría no está asociado al auditor interno, este no podrá realizar la auditoría.
• Si la opción Exigir selección del auditor principal en las auditorías está habilitada en los parámetros generales de SoftExpert Auditoría, no será posible enviar el proyecto a la próxima etapa sin definir un auditor principal
• Las unidades de negocio disponibles para selección fueron previamente registradas en SoftExpert Administración. Si es necesario registrar una nueva unidad, haga clic en el botón 
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Consulte la documentación del componente Administración para obtener más detalles sobre el registro.
• Consulte más detalles sobre el registro de auditores internos haciendo clic aquí.
• Consulte más detalles sobre el registro de organizaciones de auditoría haciendo clic aquí.
Independientemente del tipo de responsable elegido, tras asociar los auditores responsables de la ejecución, algunos botones quedarán disponibles en la barra de herramientas lateral:
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Haga clic en este botón para desasociar el auditor seleccionado en la lista de registros. |
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Haga clic en este botón para definir el auditor seleccionado en la lista de registros como el auditor principal. Para que el botón esté habilitado, el permiso para ser auditor principal debe estar habilitado en los datos del requisito o en los datos del auditor interno. |
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Haga clic en este botón para informar que el auditor seleccionado en la lista de registros es un auditor en capacitación. |
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Haga clic en este botón para informar una descripción sobre las responsabilidades del auditor. Es importante resaltar que, una vez guardada la responsabilidad, no se podrá cambiar. |
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Haga clic en este botón para visualizar los datos del auditor seleccionado en la lista de registros. |
Definir entrevistado
En la sección Entrevistado, se deben asociar las personas de la unidad de negocio o del proveedor que serán entrevistadas en la auditoría.
Es posible asociar los entrevistados de dos maneras:
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Haga clic en este botón para registrar los datos del entrevistado. En la pantalla que se abrirá, informe el nombre, el área y la función del entrevistado. |
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Haga clic en este botón para asociar usuarios previamente registrados, para que sean entrevistados durante la ejecución de la auditoría. En la pantalla que será presentada, ubique y seleccione el usuario deseado. |
Configuraciones del proyecto
Junto a la sección Configuraciones, se encuentra la subpestaña Auditoría.
En la subsección Seguimiento de ocurrencia, marque la opción Requiere seguimiento para que se pueda realizar el seguimiento de todas las ocurrencias e incidentes asociados a las auditorías creadas a partir de los proyectos del modelo. A continuación, defina el grupo responsable por el seguimiento de las ocurrencias. Los miembros del grupo seleccionado recibirán la tarea de seguimiento de ocurrencia en el componente SoftExpert Auditoría. Para finalizar, introduzca el plazo en días para finalizar todas las ocurrencias asociadas a la auditoría.
En la subsección Actualización automática de requisitos, defina si, al liberar nuevas revisiones de los requisitos de referencia asociados en la estructura de los proyectos, la estructura debe ser actualizada automáticamente o no.
Consulte más detalles sobre las demás configuraciones del proyecto haciendo clic aquí.
Incluir actividades en el cronograma de proyecto
Los proyectos suelen dividirse en varias actividades más pequeñas para poder distribuir y gestionar mejor la carga de trabajo. Esto también se aplica a los proyectos utilizados para ejecutar las auditorías.
Después de crear un proyecto en el sistema, hay que acceder a su cronograma para incluir todas las actividades necesarias.
Haga clic aquí para saber cómo efectuar esta operación.
Al editar los datos de una actividad de proyecto cuya automatización con SoftExpert Auditoría ha sido habilitada, es posible ingresar la situación de la auditoría.
Haga clic aquí para obtener más información sobre el registro de las situaciones.
Conclusión
Tras planificar el proyecto e incluir sus actividades, envíelo a la próxima etapa y, a continuación, ejecute el proyecto de auditoría.