Registrar modelo de reporte de estado
Prerrequisito
- Acceso al menú Registro > Modelo de reporte de estado (PR051).
Introducción
Los modelos de reportes de estado permiten estandarizar la información que se mostrará en los reportes generados para los proyectos registrados en el sistema. Con estos modelos, es posible definir previamente el contenido y la estructura de los reportes, ajustándolos a las necesidades de seguimiento y análisis de cada tipo de proyecto.
Registrar modelo de reporte de estado
1. Acceda al menú Registro > Modelo de reporte de estado (PR051).
2. Haga clic en el botón 
de la barra de herramientas.
3. Informe un identificador y un nombre para el modelo de reporte de estado.
4. En el campo Agrupación, seleccione la frecuencia que se utilizará para agrupar la información presentada en los reportes del modelo.
5. En la sección Fecha base, defina si desea utilizar las fechas planificadas o reprogramadas del proyecto en los reportes del modelo.
6. En el campo Descripción, registre información relevante sobre el modelo de reporte de estado.
7. En la pestaña Configuración, edite la información que se mostrará en los reportes de estado del modelo. Por defecto, los campos de la columna Visualizar estarán marcados por el sistema, indicando que toda la información se mostrará en el reporte. Desmarque los campos correspondientes a la información que no desea que aparezca en el reporte:
Campos disponibles
| Visión general | Muestra información sobre el proyecto (identificador, nombre, porcentaje previsto), según la configuración de la fecha base y el porcentaje realizado, y la información sobre el desempeño del proyecto (gráficos y valores del EVM). |
| Desempeño | Muestra una sección de desempeño para listar los indicadores asociados al proyecto. |
| Dictamen | Muestra un campo para informar una opinión sobre el proyecto. |
| Costo | Presenta una lista con los costos planificados, reprogramados (según la fecha base) y realizados del proyecto. También será presentado un gráfico de comparación entre los valores. Los valores mostrados serán referentes a todo el período del proyecto y no solo al período del reporte de estado. |
| Ingreso | Presenta una lista con los ingresos planificados, reprogramados (según la fecha base) y realizados del proyecto. También será presentado un gráfico de comparación entre los valores. Los valores mostrados serán referentes a todo el período del proyecto y no solo al período del reporte de estado. |
| Horas | Presenta una lista con las asignaciones planificadas y reprogramadas (según la fecha base) y los apuntes de horas realizados en el proyecto. También será presentado un gráfico de comparación entre la asignación y el apunte. Los valores mostrados serán referentes a todo el período del proyecto y no solo al período del reporte de estado. |
| Resumen del proyecto | Presenta una lista con las actividades resumen, los milestones y las actividades de la entrega. Las actividades presentadas serán las relacionadas con el período del reporte de estado. |
| Actividades anteriores atrasadas | Presenta una lista con las actividades que ya deberían estar finalizadas. Solo se mostrarán las actividades cuya fecha de finalización sea equivalente a la fecha de inicio del reporte de estado. |
| Actividades anteriores concluidas | Presenta una lista con las actividades finalizadas en un período anterior al del reporte. Por ejemplo, si la agrupación del modelo es semanal, y el reporte fue generado el día 19/03, serán consideradas las actividades entre el 12/03 y 19/03; es decir, una semana menos. |
| Actividades del período | Presenta una lista con las actividades que están en ejecución. |
| Próximas actividades | Presenta una lista de actividades con una fecha para el próximo período del reporte de estado. Por ejemplo, si la agrupación es semanal, y el reporte fue generado el día 19/03 y su fecha de fin es el 26/03, serán consideradas las actividades entre los días 26/03 y 02/04. |
| Realizaciones | Muestra un campo para informar las realizaciones obtenidas con el proyecto en el período del reporte de estado. |
| Puntos de atención | Muestra un campo para informar los aspectos del proyecto que necesitan de atención. |
| Riesgos identificados | Muestra un campo para informar los riesgos identificados en el proyecto. |
| Solicitudes de modificación / Recomendaciones | Muestra un campo para informar las solicitudes de cambio y recomendaciones referentes al proyecto en el período del reporte de situación. |
| Avance físico del proyecto | Muestra el gráfico del avance físico del proyecto hasta la fecha del reporte. |
| Agenda financiera | Presenta una sección de agenda financiera para mostrar el historial de costos e ingresos del proyecto. |
| Total | Presenta una sección de total financiero para mostrar la totalización de las finanzas del proyecto. |
| Plan de acción | Presenta una lista que permite incluir y/o asociar planes de acción de SoftExpert Plan de acción. |
- Utilice el botón
para marcar todos los campos. - Utilice el botón
para desmarcar todos los campos. - Si el modelo ya se está utilizando en un reporte de estado y se editan los ajustes realizados en esta pestaña, estos cambios no se reproducirán en los reportes de estado finalizados.
8. Haga clic en el botón 
para habilitar la pestaña Programación.
9. En la pestaña Programación, habilite la generación automática de reportes de estado con el modelo. Para ello, marque la opción Recurrencia y configure los siguientes campos:
Campos disponibles
Estándar de repetición:
Defina como se dará la frecuencia de la generación del reporte de estado:
Diariamente: el reporte de estado será generado cada cierto número de días. En el campo Cada ___, introduzca el número de días deseado y, a continuación, seleccione si este número se refiere solo a días laborables o a cualquier día (los días no laborables del calendario del proyecto no serán considerados en el intervalo). Por ejemplo: cada 5 días.
Semanalmente: el reporte de estado se generará cada cierto número de semanas y en días específicos. En el campo Cada ___ semana(s) el, introduzca el número de semanas deseado y marque los días de la semana correspondientes a los días en los que tendrá lugar la actividad. Por ejemplo: cada 1 semana el lunes y el viernes.
Mensualmente: el reporte de estado se generará en un día específico del mes, según una de las siguientes opciones:
- Día __ cada __ mes(meses): el reporte de estado se generará un determinado día cada cierto número de meses. Por ejemplo: el día 15 cada 1 mes.
- El ____ cada __ mes(es): el reporte de estado se generará un determinado día de la semana cada cierto número de meses. Por ejemplo: el último miércoles de cada 1 mes.
Anualmente: el reporte de estado se generará en un día específico del año, según una de las siguientes opciones:
- En ____: el reporte de estado se generará en una fecha específica del año. Por ejemplo: el 29 de junio.
- El ____ de __: el reporte de estado se generará en un determinado día del mes del año. Por ejemplo: el último miércoles de junio.
Intervalo de repetición
En esta sección, defina el período durante el cual se aplicará la recurrencia de la programación:
Inicio: este campo lo llena el sistema con la fecha de inicio del proyecto, pero es posible editarlo. En este caso, introduzca la fecha a partir de la cual será válida la recurrencia de la generación del reporte de estado. A continuación, utilice una de las siguientes opciones para definir cuándo finalizará la recurrencia:
- Termina después de __ ocurrencias: seleccione esta opción e introduzca el número de ocurrencias después de las cuales finalizará la recurrencia de la generación del reporte de estado.
- Termina el __: seleccione esta opción e introduzca una fecha específica en la que finalizará la recurrencia de la generación del reporte de estado.
- Las configuraciones realizadas en esta pestaña solo se aplicarán si la opción "Automático" está habilitada en la sección Reporte de estado de la pantalla de datos del proyecto durante el seguimiento.
- El reporte de estado se generará de acuerdo con las configuraciones realizadas en esta pestaña y se enviará por correo electrónico con un enlace de acceso externo, si se ha configurado la compartición externa del reporte de estado y la opción "Automático" está habilitada en los datos del proyecto.
10. Haga clic en el botón 
para finalizar el registro.
Conclusión
Una vez registrados los modelos, pueden vincularse a los tipos de proyectos, lo que garantiza que los reportes de estado reflejen la información más relevante para cada contexto. Para saber cómo asociar el modelo a un tipo de proyecto, haga clic aquí.