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Tarefas do SoftExpert Risco

 

Pré-requisito

 

Apresentação

As tarefas representam pendências do sistema das quais o usuário é responsável. Elas são utilizadas para organizar, acompanhar e controlar as ações relacionadas aos riscos cadastrados e configurados no sistema.

As tarefas são classificadas em duas categorias:

  • Execução: reúnem as pendências que o usuário deve realizar diretamente, em um prazo ou período definido.
  • Acompanhamento: englobam as tarefas pelas quais o usuário é responsável, mas cuja execução é realizada por outro usuário, permitindo o monitoramento do andamento.

Além disso, o sistema permite a transferência de tarefas, possibilitando que a responsabilidade por uma pendência seja atribuída a outro usuário, de acordo com as necessidades operacionais da organização.

Neste artigo, serão apresentadas as tarefas disponíveis no SoftExpert Risco, bem como as opções de transferência associadas a cada uma delas.

 

Execução

Quem recebe Usuários que compõem o roteiro responsável pela aprovação, associados nas opções avançadas do plano ao qual pertence o controle avaliado.
Quando

A avaliação no controle do plano for finalizada.

Esta tarefa somente será gerada se nas opções avançadas do plano for preenchido o campo Roteiro de aprovação da avaliação de análise. 

Além disso, a avaliação que está sendo realizada não pode ser a primeira avaliação do controle e a revisão do plano deve estar homologada.
Finalidade Aprovar ou reprovar a avaliação de um controle.
Aprovação da avaliação da análise de controle
Quem recebe Usuários que compõem o roteiro responsável pela aprovação, associados nas opções avançadas do plano ao qual pertence o controle avaliado.
Quando

A avaliação no risco do plano for finalizada.

Esta tarefa somente será gerada se nas opções avançadas do plano for preenchido o campo Roteiro de aprovação da avaliação de análise. 

Além disso, a avaliação que está sendo realizada não pode ser a primeira avaliação do controle e a revisão do plano deve estar homologada.
Finalidade Aprovar ou reprovar a avaliação de um risco.
Aprovação da avaliação da análise de risco
Quem recebe Usuários que compõem o roteiro responsável pela aprovação, definido na configuração da validade ou revalidação do plano.
Quando Ao enviar uma revalidação para aprovação.
Finalidade Aprovar ou reprovar a revalidação de um plano.
Aprovação de revalidação
Quem recebe Usuários que compõem o roteiro responsável pela aprovação, definido na configuração da validade ou revalidação do tipo de plano do modelo.
Quando Ao enviar uma revalidação do modelo para aprovação.
Finalidade Aprovar ou reprovar a revalidação de um modelo de plano.
Aprovação de revalidação de modelo
Quem recebe Usuários que compõem o roteiro responsável pela aprovação do resultado do teste, associados à configuração do plano de teste.
Quando A execução do teste de controle for finalizada.
Finalidade Aprovar ou reprovar o resultado de um teste de controle.
Aprovação do teste de controle
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de controle.
Quando

Após a inclusão de controles na estrutura do plano ou quando é feita a associação de uma análise de controle em uma análise de risco. 

Esta tarefa somente será gerada se na aba Avaliação do tipo do plano foi associado um método para a avaliação de controle. 

Serão apresentados apenas os controles que ainda não foram avaliados.
Finalidade Avaliar os controles de riscos associados ao plano para prosseguimento de sua gestão.
Avaliação de controle
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando

A inclusão de riscos na estrutura do plano for realizada. 

Somente serão apresentados os riscos que ainda não foram avaliados.
Finalidade Avaliar os riscos associados ao plano para prosseguimento de sua gestão.
Avaliação de risco
Quem recebe Usuários definidos como responsáveis na categoria do plano de ação.
Quando O plano de ação gerado a partir da análise de risco e controle for finalizado.
Finalidade Informar aos responsáveis que o plano de ação foi encerrado.
Conhecimento de encerramento de ação
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pelo teste de controle.
Quando

O plano de risco for homologado e possuir análise de controle na sua estrutura com teste de controle configurado.

Serão exibidos os testes que deverão ser executados nos próximos 10 dias.
Finalidade Avaliar as análises de controle dos riscos para verificar sua efetividade.
Execução de teste de controle
Quem recebe

Modelo ISO9000: usuários que compõem o roteiro de revisão, associados ao modelo.

Workflow: usuários definidos como executores da atividade do workflow. 

Estes usuários devem ter o controle de editar habilitado na lista de segurança do modelo.
Quando

Modelo ISO9000:

  • Elaboração: ao iniciar uma nova revisão ou quando um participante reprovar uma etapa de revisão.
  • Consenso/Aprovação/Homologação: após o elaborador liberar sua tarefa. É importante ressaltar que estas etapas são opcionais e os devidos responsáveis recebem exatamente nesta ordem.
  • Encerramento: após a execução da última etapa de revisão, definida no roteiro. Esta etapa somente será gerada se no campo Publicação da revisão, dos dados da revisão, for selecionada a opção Manual.

Workflow: ao iniciar uma nova revisão e quando no fluxo do processo chega a vez de uma atividade ser executada.
Finalidade Controlar as alterações e versões dos modelos incluídos no sistema.
Revisão de modelo
Quem recebe

Modelo ISO9000: usuários que compõem o roteiro de revisão, associados ao modelo.

Workflow: usuários definidos como executores da atividade do workflow. 

Estes usuários devem ter o controle de editar habilitado na lista de segurança do modelo.
Quando

Modelo ISO9000:

  • Elaboração: ao iniciar uma nova revisão ou quando um participante reprovar uma etapa de revisão.
  • Consenso/Aprovação/Homologação: após o elaborador liberar sua tarefa. É importante ressaltar que estas etapas são opcionais e os devidos responsáveis recebem exatamente nesta ordem.
  • Encerramento: após a execução da última etapa de revisão, definida no roteiro. Esta etapa somente será gerada se no campo Publicação da revisão, dos dados da revisão, for selecionada a opção Manual.

Workflow: ao iniciar uma nova revisão e quando no fluxo do processo chega a vez de uma atividade ser executada.
Finalidade Controlar as alterações e versões dos planos incluídos no sistema.
Revisão de plano
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando For associado à análise do risco, um tratamento com resposta ao risco que requer ação e não foi criado ou associado um plano de ação ou uma ação isolada referente a ele.
Finalidade Evidenciar que a resposta ao risco está sendo acompanhada em uma ação isolada ou plano de ação.
Inclusão de ação no tratamento
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando O resultado obtido na avaliação de risco requerer um controle e o risco não tiver nenhuma análise de controle associada.
Finalidade Evidenciar que foi associado um controle ao risco.
Inclusão de controle no risco
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de controle.
Quando O resultado obtido na avaliação de controle requerer um evento e o controle não tiver nenhum evento associado.
Finalidade Evidenciar que o resultado obtido está sendo controlado por um evento (workflow).
Inclusão de evento no controle
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando O resultado obtido na avaliação de risco requerer um evento e o risco não tiver nenhum evento associado.
Finalidade Evidenciar que o resultado obtido está sendo controlado por um evento (workflow).
Inclusão de evento no risco
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando O resultado obtido na avaliação de risco requerer um tratamento e o risco não tiver nenhum tratamento associado.
Finalidade Evidenciar que a análise de risco tem um tratamento associado, conforme a configuração do resultado da avaliação de risco.
Inclusão de tratamento no risco
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando É realizada a inclusão de riscos na estrutura de um plano que tem uma árvore decisória associada e esta não teve suas perguntas respondidas, no momento da análise do risco.
Finalidade Identificar os Pontos Críticos de Controle (PCC) do risco que está sendo analisado.
Resposta de árvore decisória
Quem recebe

Responsável pela solicitação de avaliação, definido no tipo ou no momento de sua emissão. 

Para que esta tarefa seja gerada, é necessário que o componente SoftExpert Solicitação faça parte das soluções adquiridas por sua organização.
Quando A etapa de emissão/aprovação (conforme configurado) for concluída pelos devidos responsáveis no componente SoftExpert Solicitação.
Finalidade Permitir que os responsáveis atendam às solicitações de avaliação de risco ou avaliação de controle.
Solicitação de avaliação
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pelo modelo.
Quando Ao expirar o tempo padrão definido na configuração da validade ou estiver próximo da data de vencimento, associada ao tipo de plano do modelo pendente.
Finalidade Permitir que os responsáveis revisem ou revalidem o modelo de plano pendente.
Vencimento de modelo
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pelo plano.
Quando Ao expirar o tempo padrão definido na configuração da validade, associada ao tipo do plano pendente.
Finalidade Permitir que os responsáveis revisem ou revalidem o plano pendente.
Vencimento de plano

As tarefas Aprovação da avaliação, Aprovação da avaliação do controle e Conhecimento de encerramento de ação permitem execução múltipla. No entanto, as tarefas de aprovação que possuem checklist para preenchimento não poderão ser executadas em massa.

 

 

Acompanhamento

Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pelo teste de controle.
Quando O plano de teste é associado à análise de controle.
Finalidade Permitir ao usuário acompanhar o andamento dos testes de controle sob sua responsabilidade.
Acompanhamento de teste de controle
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de controle.
Quando Após a inclusão de controles na estrutura do plano ou quando é feita a associação de uma análise de controle em uma análise de risco.
Finalidade Permitir ao usuário acompanhar as análises de controle sob sua responsabilidade.
Análise de controle
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando Após a inclusão de riscos na estrutura do plano.
Finalidade Permitir ao usuário acompanhar as análises de risco sob sua responsabilidade.
Análise de risco
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de controle.
Quando Após a inclusão ou associação de eventos (workflows) na análise de controle.
Finalidade Permitir ao usuário acompanhar os workflows em aberto, relacionados à análise de controle sob sua responsabilidade.
Evento da análise de controle
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando Após a inclusão ou associação de eventos (workflows) na análise de risco.
Finalidade Permitir ao usuário acompanhar os workflows em aberto, relacionados à análise de risco sob sua responsabilidade.
Evento da análise de risco
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de controle.
Quando Após a inclusão ou associação de um plano de ação ou uma ação isolada na análise de controle.
Finalidade Permitir ao usuário acompanhar os planos de ação ou ações isoladas em aberto, relacionados à análise de controle sob sua responsabilidade.
Plano de ação da análise de controle
Quem recebe Usuários responsáveis e membros das equipes responsáveis pela análise de risco.
Quando Após a inclusão ou associação de um plano de ação ou uma ação isolada na análise do risco. Esta associação pode ter sido realizada por meio da inclusão do tratamento no risco ou por meio da seção Plano de ação da tela da análise.
Finalidade Permitir ao usuário acompanhar os planos de ação ou ações isoladas em aberto, relacionados à análise de risco sob sua responsabilidade.
Plano de ação da análise de risco

 

Transferência de tarefas

O SoftExpert Risco permite a transferência de determinadas tarefas, possibilitando que a responsabilidade pela sua execução seja atribuída a outro usuário, conforme a necessidade operacional.

Tarefas que podem ser transferidas

  • Aprovação da avaliação
  • Aprovação da avaliação do controle
  • Aprovação de revalidação
  • Aprovação de teste de controle
  • Avaliação de controle
  • Avaliação de oportunidade
  • Avaliação de risco
  • Conhecimento de encerramento de ação
  • Execução de teste de controle
  • Execução de teste de PCN
  • Inclusão de ação na avaliação
  • Inclusão de ação na avaliação de controle
  • Inclusão de ação no tratamento
  • Inclusão de anexo na avaliação
  • Inclusão de anexo na avaliação de controle
  • Inclusão de controle
  • Inclusão de documento na avaliação
  • Inclusão de documento na avaliação de controle
  • Inclusão de tratamento
  • Inclusão de workflow na avaliação
  • Inclusão de workflow na avaliação de controle
  • Resposta de árvore decisória
  • Revisão de BIA
  • Revisão de controle
  • Revisão de oportunidade
  • Revisão de PCN
  • Revisão de plano
  • Revisão de risco
  • Vencimento

Ao realizar a transferência, a tarefa passa a constar na lista do novo responsável, que assumirá sua execução a partir desse momento.

 

Conclusão

Conforme as tarefas são executadas e encerradas, deixam de aparecer na lista de registros pendentes do menu de tarefas.

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Sumário

Pré-requisito Apresentação Execução Acompanhamento Transferência de tarefas Conclusão

Primeiros passos

Recursos avançados

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