Pré-requisitos

• Guia de transferência emitida para a etapa correspondente (Corrente, Intermediária, Gravação em mídia e Destinação final).
• Acesso ao menu Execução > Recebimento de guia de transferência ou tarefa Recebimento de guia na etapa pertinente.
• Usuário responsável definido na tabela de temporalidade para a etapa em questão.

Apresentação

O recebimento da guia de transferência é a etapa que confirma a chegada dos documentos ao responsável pela fase seguinte do arquivamento físico. Essa operação garante que as movimentações definidas na tabela de temporalidade sejam executadas com rastreabilidade, seguindo os prazos e as responsabilidades atribuídas.

O sistema identifica automaticamente qual guia está pendente de recebimento e apresenta ao responsável a tarefa correspondente — Corrente, Intermediária, Gravação em mídia ou Destinação final. Este artigo reúne todas as quatro possibilidades de recebimento para facilitar a execução, independentemente da configuração da categoria de documento.

Ao executar o recebimento, o responsável confirma se os documentos listados na guia estão corretos, podendo aprovar ou reprovar a operação. A reprovação gera tarefas específicas de correção, também previstas no fluxo do Arquivo Físico.

Recebimento de guia de transferência

1. Acesse o menu ou a tarefa correspondente à etapa em que a guia deve ser recebida:

• Menu Execução > Recebimento de guia de transferência > Corrente (AR014) ou a tarefa Recebimento de guia corrente.
• Menu Execução > Recebimento de guia de transferência > Intermediário (AR015) ou a tarefa Recebimento de guia intermediária.
• Menu Execução > Recebimento de guia de transferência > Gravação em mídia (AR016) ou a tarefa Recebimento de guia de gravação em mídia.
• Menu Execução > Recebimento de guia de transferência > Destinação final (AR017) ou a tarefa Recebimento de guia de destinação final.

2. Selecione na lista de registros pendentes a guia de transferência que será recebida.

3. Clique no botão da barra de ferramentas.

4. Analise as informações da guia apresentadas na tela:

• Identificador e Prazo, preenchidos automaticamente conforme a emissão e a tabela de temporalidade.

5. Na aba Geral, seção Recebimento:

• Marque Sim para aprovar ou Não para reprovar a guia.
• Registre o parecer correspondente.

6. Na aba Documento, visualize categoria, identificador e título dos documentos listados.

7. Salve o registro:

• Reprovada: o sistema gera a tarefa Guia corrente reprovada.
• Aprovada: selecione OK para visualizar o relatório, ou Cancelar para concluir sem visualizar. A guia será liberada para arquivamento.

Conclusão

O recebimento da guia confirma a movimentação física dos documentos e garante a continuidade do fluxo definido na tabela de temporalidade.

Após aprovado o recebimento, o documento fica disponível para execução da etapa seguinte, como arquivamento, gravação em mídia ou eliminação, conforme aplicável. A próxima etapa do fluxo é arquivar o documento físico.

Esse procedimento assegura controle, rastreabilidade e conformidade no tratamento dos documentos físicos, permitindo que as movimentações ocorram de forma estruturada, dentro dos prazos definidos.