Cadastrar documento físico
 |
 |
 |
 |
 |
 |
Pré-requisitos
- Acesso ao menu Cadastro > Documento (DC003) ou Documento (DC0004).
- Categoria com controle de arquivo físico configurado.
Apresentação
O cadastro de documento físico é a etapa que dá início ao controle arquivístico definido na categoria de documento.
Após configurar a categoria com a tabela de temporalidade desejada, o registro do documento permite que ele seja encaminhado ao fluxo do SoftExpert Arquivo Físico, seguindo as etapas previamente estabelecidas, como Corrente, Intermediário, Gravação em mídia ou Destinação final.
Esse procedimento assegura que cada documento físico seja identificado, classificado e registrado de forma padronizada, possibilitando o correto acompanhamento do seu ciclo de vida dentro do sistema.
Cadastrar documento físico
1. Acesse o menu Cadastro > Documento (DC003) ou Documento (DC0004).
2. Clique no botão de inclusão da barra de ferramentas.
3. Selecione uma categoria com controle de arquivo físico configurado e salve.
4. Preencha os dados gerais do documento e faça o upload dos arquivos eletrônicos desejados.
5. Clique em Salvar e sair.
Clique aqui para saber com detalhes como cadastrar um documento.
Conclusão
Após o cadastro, o documento é encaminhado automaticamente ao componente Arquivo Físico, onde inicia o fluxo de arquivamento configurado na categoria.
O encaminhamento é feito por meio da tarefa Emissão de guia, conforme a primeira etapa configurada na tabela de temporalidade. Clique aqui para acessar a próxima etapa.
A partir desse momento, o sistema controla prazos, responsáveis e movimentações conforme a tabela de temporalidade aplicada.
Esse processo garante organização, rastreabilidade e conformidade na gestão de documentos físicos, assegurando que cada etapa do arquivamento seja executada de forma estruturada e consistente.