Pré-requisitos

• Acesso ao menu Configuração > Documento> Categoria (DC043).
• Categoria de documento com os dados gerais necessários configurados.
• Tabela de temporalidade configurada no SoftExpert Arquivo Físico.

Apresentação

O controle de Arquivo Físico permite definir o ciclo de vida dos documentos em formato físico por meio da aplicação de uma tabela de temporalidade.

Ao habilitar esse recurso na categoria de documento, os registros passam a seguir etapas padronizadas de arquivamento, retenção, movimentação e disposição final, garantindo organização e rastreabilidade em todo o processo.

Essa configuração é necessária para que os documentos físicos possam ser gerenciados de forma estruturada, assegurando que cada categoria utilize a tabela de temporalidade adequada às suas características e exigências arquivísticas.

Configurar categoria com controle de arquivo físico

1. Acesse o menu Configuração > Documento> Categoria (DC043).

2. Selecione uma categoria previamente cadastrada e clique em .

3. Vá até a aba Controle e marque a opção Arquivo físico para habilitá-la.

4. Em seguida, selecione a tabela de temporalidade que gerenciará o arquivamento e descarte dos arquivos físicos da categoria.

5. No campo Prazo de confirmação de empréstimo, informe o número de dias que o responsável terá para confirmar o recebimento do arquivo físico cujo empréstimo for solicitado.

6. No campo Prazo de devolução de original, informe o número de dias que o responsável terá para fazer a devolução do arquivo físico que for emprestado.

7. Clique em para salvar as configurações realizadas.

Conclusão

Após habilitar o controle de Arquivo Físico na categoria de documento e associar a tabela de temporalidade correspondente, os documentos passam a seguir automaticamente o fluxo de arquivamento definido.

Com isso, etapas como arquivamento corrente, intermediário, gravação em mídia e destinação final são executadas de forma padronizada e controlada.

O próximo passo é cadastrar um documento físico no SoftExpert Documento.